Door de ogen van een IT-er: Waarom snappen mijn collega’s niet hoe hun digitale werkplek werkt?

Krijg je als IT’er bij een overheidsinstantie dikwijls de vraag of iets niet digitaal kan, terwijl er allang een systeem of tool voor is? Of ontvang je regelmatig informatieverzoeken omdat men niet weet waar het bestand is opgeslagen?

Binnen veel overheidsinstanties zijn er volop digitale middelen. Stuk voor stuk maandenlang nauwkeurig onderzocht door een stuurgroep en vervolgens aangeschaft en geïmplementeerd door een projectgroep. Alleen kennen veel medewerkers het bestaan ervan niet, weten ze niet hoe ze werken, of gebruiken ze deze niet omdat de leidinggevende liever een ander systeem hanteert. Ondanks alle richtlijnen, werkt elke afdeling (en medewerker) weer anders. Daarom is informatie vaak lastig terug te vinden en worden de informatiesystemen en digitale werkplekken niet optimaal gebruikt.

Toch hebben wij bij Mixit gezien dat als je medewerkers op de juiste wijze begeleidt in het adoptieproces van een digitale werkplek, ze ook daarna makkelijker meegaan in veranderingen. Hoe je dit aanpakt, en hoe je zorgt dat je collega’s maximaal gebruik maken van de digitale tools, vertellen we je graag in deze blog.

Niet iedereen houdt van IT

Hoeveel collega’s - buiten je eigen afdeling - ken jij die de mogelijkheden van Outlook en MS365 écht benutten? Inclusief handige trucs als het categoriseren van of verschillende kleurvlaggetjes toekennen aan e-mail, het toevoegen van alle documenten voor afspraken of het opslaan van digitale vergaderingen op de Drive voor degenen die niet aanwezig waren?

Dat zullen er niet veel zijn waarschijnlijk. Het is een raadsel waarom ze dat niet doen, want het kan zo handig zijn! En ze zouden zoveel efficiënter werken.

Daarmee ga je uit van jezelf. Jij vindt IT interessant, maar de meeste medewerkers niet. Zij vinden IT gedoe, lastig, iets wat tijd kost, en niet leuk is. Bovendien moeten ze al zoveel vastleggen en zijn er veel regeltjes binnen de overheid wat betreft IT, governance en beveiliging. Kortom, het is iets dat veel energie vreet maar weinig oplevert, in hun ogen.

Jouw standpunt – dat IT juist tijd bespaart – breng je alleen over door je echt in hen en hun werk te verplaatsen. Waar wij het in veel organisaties zien misgaan, is dat IT’ers denken vanuit techniek en functionaliteiten en niet vanuit de dagelijkse werkzaamheden van hun collega’s. Daarom moet jíj eerst een mind switch maken, voordat je je collega’s kan overtuigen.

Hoe pak je dat aan?

Wie zijn je collega’s en wat doen ze eigenlijk de hele dag?

Onderzoek eerst wie de verschillende medewerkers zijn. Een secretaresse of beleidsmedewerker zijn over het algemeen digitaal vaardiger dan een facilitair medewerker of iemand die voor de plantsoenendienst werkt. Ze hebben ook andere behoeftes in digitale ondersteuning. Investeer daarom eerst tijd met het in kaart brengen van de verschillende medewerkers. Loop een dag met verschillende collega’s mee en bekijk hoe en met wie ze samenwerken. Vraag ze wat er van hen wordt verwacht door de organisatie. Bekijk hoe digitaal vaardig zijn ze, maar ook hoe ze bij voorkeur nieuwe informatie tot zich nemen of wat belangrijk is voor de desbetreffende afdeling om op te slaan. Dat kan voor de afdeling Finance heel anders zijn dan voor een Klantcontactcentrum of de afdelingen in het Sociaal Domein.

1. Welke oplossing sluit aan op de behoefte van de persona?

Is dat een bestaande oplossing? Moet deze eventueel nog aangepast worden? Of is er iets nieuws nodig? Zorg dat je oplossing zoveel mogelijk aansluit op de huidige manier van werken. Een manier van werken voor de hele organisatie werkt niet in de praktijk. Als je dat oplegt, gaan medewerkers toch olifantenpaadjes zoeken. Aansluiting op de persona en werkwijze is een voorwaarde voor succes.

2. Medewerkers begeleiden in de gedragsverandering (adoptie)

De meeste tijd zit in het helpen van medewerkers om de tools op de juiste manier te gebruiken. De techniek is er. Nu moeten de medewerkers overtuigd raken dat het hen helpt in de uitvoering van hun taken. Hiervoor gebruik je de informatie uit je onderzoek. Lezen ze bij voorkeur informatie op het bord in de kantine of helpt een online tutorial? Welke kanalen kun je het beste inzetten om hen te bereiken?

Resultaten van intensiever gebruik van digitale middelen

Belangrijk is dat de verandering door de hele organisatie wordt gedragen en dat verschillende afdelingen hierin een rol krijgen: HR, de directie, teamleiders en natuurlijk de IT-afdeling.

Als je als organisatie goed wordt in het ondersteunen van medewerkers met IT en een programma heeft om hen daarin te begeleiden, dan is het ook in de toekomst makkelijker om bij te blijven met nieuwe technologie omdat switchen voor medewerkers minder stressvol is. Zolang je uitgaat van hun behoeftes, zul je merken dat de onderlinge samenwerking beter wordt en medewerkers meer werkplezier krijgen.

Het resultaat voor de organisatie is:

• Hogere productiviteit
• Blije medewerkers
• Betere samenwerking over afdelingen en ministeries heen
• Behalen van de organisatiedoelen (bijvoorbeeld x% van de Woo binnen de wettelijke termijn beantwoorden)

Do it yourself

Als je de begeleiding goed aanpakt, kun je hier een asset van maken voor jullie organisatie. Daarom is het beste dit zoveel mogelijk inhouse in te richten. Natuurlijk helpt Mixit je hier graag bij, met de opzet dat jullie het uiteindelijk zelf doen. Kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij het in kaart brengen van de verschillende persona’s en het opzetten van een adoptieprogramma? Wij zijn hierin gespecialiseerd. Met onze ervaring kunnen we sneller jullie doel bereiken dan wanneer je alleen worstelt. Ook helpen we je graag bij de vertaalslag naar de techniek of het meten van de resultaten. Want je wilt natuurlijk wel kwantificeerbaar maken dat het werkt.