Is de informatiehuishouding bij de overheid ingewikkelder dan in het bedrijfsleven?

Het zit vooral in de combinatie IT en mensen, zien wij in de praktijk. Het ligt niet aan de techniek, wel aan hoe mensen hiermee omgaan. In deze blog vertellen we je hoe je ervoor zorgt, dat informatiehuishouding en gebruikers goed op elkaar aansluiten, zodat informatie makkelijk terug te vinden is voor iedereen. Want in het geval van de Overheid: daar is uiteindelijk heel Nederland bij gebaat!

De verschillen in informatiehuishouding

De overheid beschikt over een enorme hoeveelheid informatie. Een berg die elke dag groeit. Er wordt ook steeds meer verwacht van de overheid. Denk maar aan de Woo-verzoeken. Het aantal aanvragen stijgt, maar 80% van die verzoeken worden niet op tijd beantwoord. Mede omdat de informatie zo lastig te achterhalen is. Waarom is dat juist bij de overheid zo ingewikkeld?

Vergeleken met andere sectoren zijn er belangrijke verschillen die meer druk leggen op de informatiehuishouding van de overheid:

1. Wettelijke verplichting

De overheid is op basis van verschillende wetten verplicht om informatie goed vast te leggen, bijvoorbeeld om WOO-verzoeken te beantwoorden.

2. Complex IT-landschap

De overheid is een complexe organisatie met veel diensten. Dat brengt automatisch een gecompliceerd IT-landschap met veel applicaties zich mee. Alle regels en beperkingen om de privacy van burgers en de staatsveiligheid te bewaken, maken het nog ingewikkelder dan in andere sectoren.

3. Meer medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt

Meer dan in andere sectoren, werken er binnen de overheid mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. In de meeste gevallen voor de lokale overheid. Hoewel zij misschien niet in informatie-intensieve functies werken, wil je hen ook betrekken in het digitale onderdeel van de organisatie. Dat vereist meer tijd en aandacht dan bijvoorbeeld een beleidsmedewerker opleiden, die een groot deel van de dag achter de computer zit.

Deze 3 factoren leggen weliswaar meer druk op overheidsinstanties, maar ze zijn niet onoverkomelijk. Ook andere organisaties hebben in meer of mindere mate hiermee te maken. En een document aanmaken en opslaan gaat overal wel ongeveer hetzelfde.

De techniek is er wel, nu de mens centraal!

Waar het vooral omgaat, is de manier waarop men met informatie omgaat en de afspraken die je hierover maakt. De techniek is er namelijk wel. In de afgelopen jaren hebben IT-afdelingen binnen de overheid flink geïnvesteerd om alle processen van de organisatie te ondersteunen.

Dat blijkt ook uit het Flitspanelonderzoek van 2021. Informatie opslaan is geen probleem. 82% van de respondenten antwoordt dat ze zelf de eigen documenten opslaan onder een naam die ook voor andere collega’s duidelijk is en 75% kan de eigen informatie altijd snel terugvinden.

Toch is het een duidelijke overschatting, want maar 28% van de respondenten kan informatie opgeslagen door collega’s, makkelijk terugvinden. Dat komt doordat iedereen zijn eigen systeem hanteert. De een slaat op in het e-mailarchief, de ander in het documentmanagementsysteem. De jongere generatie doet alles vanuit de Teams-of cloudomgeving. Uit hetzelfde onderzoek blijkt, dat er binnen afdelingen maar weinig afspraken worden gemaakt, waar wat wordt opgeslagen.

Daardoor gaat veel tijd verloren aan het zoeken naar informatie. Behalve tijdsverlies leidt het tot fouten, bijvoorbeeld omdat de verkeerde versie wordt doorgestuurd. Maar het zorgt vooral voor frustratie bij de medewerker.

Leuk dat nieuwe systeem, maar hoe werkt het?

De kern van het probleem zit dus in het leren werken met de systemen en in het maken van onderlinge afspraken. Het is namelijk niet zo dat mensen niet willen, maar in de loop van de jaren zijn door de complexiteit van alle systemen, steeds meer weeffouten ontstaan in de systemen en processen. Daardoor werkt iedere medewerker weer op een andere manier. Bovendien is er, ondanks richtlijnen vanuit de lokale overheid of het ministerie, weinig monitoring op de manier waarop informatie wordt opgeslagen.

Dit is het moment om niet langer de techniek het uitgangspunt te laten zijn, maar de medewerker. Met welke middelen kan deze zijn of haar taak zo goed mogelijk uitvoeren? Dit vereist wellicht aanpassingen in het systeem, maar ook begeleiding van gebruikers en een adoptietraject. En goede onderlinge afspraken! Als IT’er is het nu jouw beurt om aan te schuiven aan hún vergadertafel.

Verplaats je in de medewerker

Wat een medewerker nodig heeft, verschilt per functie. Om te begrijpen hoe de dagelijkse werkelijkheid van medewerkers eruitziet, hoe zij werken met de beschikbare systemen en wat hun behoeftes zijn, moet je je in hen verplaatsen. Pak je boeltje bij elkaar en verplaats je werkplek naar hun afdeling. Loop eens een paar dagen mee. Maak vervolgens persona’s van de verschillende groepen medewerkers. Daarmee kun je stapsgewijs de ideale digitale werkplek inrichten en een adoptietraject opzetten.

Neem in dat stappenplan ook afspraken met betrekking tot informatieopslag mee. Bespreek met de verschillende afdelingen hoe zij informatie opslaan en wat voor hen werkt. Kijk of je hierin overeenkomsten kunt vinden met organisatie-brede informatierichtlijnen, maar kijk ook naar verschillen. Als je medewerkers een standaard oplegt die niet aansluit op hun manier van werken, dan gaan ze zelf creatieve oplossingen verzinnen waardoor je alsnog de plank misslaat.

Check daarom nadat je richtlijnen hebt opgesteld, of ze nog steeds werken voor de verschillende afdelingen.

Zorg ook voor monitoring van de overeengekomen afspraken over data-opslag. Deze kun je voor een deel automatiseren, maar de mens moet het uitgangspunt blijven. En zolang medewerkers de intrinsieke motivatie hebben om de informatiehuishouding op orde te houden, is het voor iedereen minder werk, met meer voordelen. Daarom is het belangrijk om in je adoptietraject steeds uit te leggen waarom de organisatie kiest voor een nieuwe werkwijze.

Begin vandaag nog

Elke stap die je verbetert in de informatiehuishouding, is direct voelbaar voor de organisatie. Dus waarom niet vandaag beginnen?