Help! Een Woo-verzoek!

Je hoort er veel over: de Wet open overheid (Woo)-verzoeken. Binnen de wettelijke termijn van 28 dagen moeten deze worden beantwoord. Bij een omvangrijk of complex verzoek mag de termijn nog worden verlengd tot maximaal 42 dagen, maar dat is het. Toch wordt bij bijna 80% van de Woo-verzoeken wordt de maximale wettelijke termijn niet gehaald. Gemiddeld doen ministeries er 161 dagen over om een verzoek te beantwoorden.

En dan zijn we nog een land met relatief weinig Woo-verzoeken, zo’n 2.000 tot 2.500 verzoeken telden we vorig jaar, toen het nog de Wob was. Dat is vijf tot tien keer minder dan bijvoorbeeld de Scandinavische landen. Ter vergelijking: in Noorwegen is de afhandeltermijn maximaal drie dagen.

Waarom is het zo lastig om een Woo-verzoek binnen de gestelde termijn af te handelen? Ligt het aan IT? De overheidscultuur? De informatiehuishouding?

Het lijkt inderdaad vooral te liggen aan hoe de informatie is opgeslagen. In deze blog gaan we daarop in. Hoe zorg je dat je informatiehuishouding op orde is, zodat je deze verzoeken snel en soepel kunt afhandelen? En vooral: hoe ondersteun je je collega ambtenaren hierin?

Waarom is het zo moeilijk om de juiste informatie te achterhalen?

Het langstlopende verzoek stond op 8 juli 2022 - na 1247 dagen! - nog steeds open. Een journalist was zelfs zo gefrustreerd dat hij een nieuw Wob-verzoek indiende om erachter te komen waarom zijn eerdere Wob-verzoek na een jaar nog niet was afgehandeld. Op die manier krijgt de overheid alleen maar meer werk.

Maar wat maakt de afhandeling van een Woo-verzoek nou zo lastig?

Er is een rijksbrede instructie over de afhandeling. De informatie is digitaal aanwezig. De techniek om deze boven tafel te krijgen ook. Waarom gaat het dan toch zo vaak mis?

Als je weet dat medewerkers gemiddeld een dag per week bezig zijn met zoeken naar informatie, volgens onderzoek van McKinsey, nog los van Woo-verzoeken - dan begrijp je wel dat een Woo-verzoek helemaal als veel gedoe wordt ervaren. Zelfs al is het merendeel van de Woo-verzoeken niet eens heel omvangrijk.

Groot of klein, het naar boven halen van informatie, blijkt een issue voor ambtenaren. Onderzoek toont aan dat slechts 28% van de ambtenaren makkelijk informatie van zijn/haar collega’s terug kan vinden. Dat zit hem niet alleen in de informatiehuishouding. De tools zijn er namelijk wel, alleen gebruikt iedereen ze weer net anders. Heel vaak maken afdelingen geen afspraken over hoe overheidsinformatie bewaard moet worden.

Het gaat mis doordat er geen duidelijke afspraken worden gemaakt
over hoe informatie moet worden opgeslagen.

Hoe help je overheidsmedewerkers in het afhandelen van Woo-verzoeken?

In de praktijk zien wij dat de techniek er is en dat alles mogelijk is. Meer nog dan de medewerker weet. Toch gaat het mis omdat er in de praktijk vooral vanuit de techniek wordt gedacht: de middelen worden wel aangereikt, soms ook nog wel met een handleiding erbij. Maar de instructies komen toch niet over, omdat ze niet worden gelezen, niet worden begrepen, of omdat de medewerker geen lezer is, maar meer visueel is ingesteld.

In de praktijk zien we dat er zo een kloof ontstaat tussen IT en de medewerkers. Niet alleen bij de overheid maar ook bij andere instanties. Bij Mixit zijn we ervan overtuigd dat je organisatie sneller en efficiënter gaat presteren als je deze kloof kunt overbruggen. In onze aanpak doen we dat onder andere door:

1. uit te gaan van de behoefte van de (verschillende) medewerkers en de werkplek en IT- middelen daarop in te richten;

2. het adoptieproces te ‘personaliseren’.

Maak het adoptieproces persoonlijk

Niet iedereen leert namelijk op dezelfde manier. Er zijn misschien verschillen in leermethodes of cultuur tussen de ministeries, maar ook tussen medewerkers. Een beleidsmedewerker of een directeur-generaal hebben mogelijk een ander niveau van digitale volwassenheid. De een print zijn e-mails nog uit, terwijl de ander nooit anders dan digitaal heeft gewerkt. Om iemand te bereiken, moet je op zijn/haar niveau en voorkeur aansluiten.

Actief informatie delen vanuit de overheid

In de volgende twee blogs gaan we dieper in op het dichten van deze kloof tussen IT en medewerkers en het maken van afspraken over informatieopslag. Beide zullen helpen om Woo-verzoeken sneller af te handelen.

Het doel van de Woo is dat de overheid ook zelf actief informatie gaat delen en niet alleen reageert op verzoeken. Daar wil je naartoe als overheid. Als je medewerkers goed kunnen omgaan met hun digitale werkplek en zich daarin comfortabel voelen, dan gaat die omslag naar de nieuwe bestuurscultuur er zeker komen.

Wil je met ons sparren of meer weten over hoe je dit aanpakt. Neem dan contact met ons op.

Contact

Ons Team

De mensen achter Mixit

Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!

Jean Pierre Martens

Managing partner

Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.

Kirsten Kikkert

Operations manager

Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.

Tim Swaag

Business development manager

Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.

Joost van den Berg

User experience designer

Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.

Daan de Wolf

Digital Employee Experience Consultant

Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.

Segourney Muntslag

Digital Employee Experience Consultant

Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.

Noraly Bovenmars

Digital Employee Experience Consultant

Mensen helpen en geholpen laten voelen daar word ik blij van! Ik ben nieuwsgierig naar wat er speelt bij organisaties en denk graag mee over wat wij daarin kunnen betekenen. Buiten werktijd geniet ik van samen zijn met vrienden, sporten en koken.

Daphne Roorda

Accountmanager

Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.

Erik Krois

Digital Employee Experience Consultant

Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.

Amy van Wichen

Projectmanager

Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.

Omar van der Heijden

Digital Employee Experience Consultant

Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.

Jennifer Bijkerk

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.

Tessa van der Linden

HR manager

Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.

Pleun Luijkx

Digital Employee Experience Consultant

Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.

Elisa Engelsma

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.

Alissia Ahrens

User experience designer

Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?

Maaike van der Noord

Digital Employee Experience Consultant

Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.

Peter de Jong

Digital Employee Experience Consultant

Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.

Sarah Kraanen

Digital Employee Experience Consultant

Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.

Kim Kaars

Digital Employee Experience Consultant

Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.

Arjan Nataraj

Managing partner

Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!

Rick de Vries

Digital Employee Experience Consultant