Kim Kaars,
9 november 2026Hoe je voorkomt dat een kostbare IT-migratie strandt door een gebrek aan adoptie op de werkvloer.
Wie bij een gemeente, provincie, waterschap of het Rijk aan digitale transformatie werkt, heeft een ongelooflijk lastige opgave. Naast alle technologische uitdagingen, zoals de overstap naar de cloud, lig je ook nog eens onder een vergrootglas. Je werkt met belastinggeld en de verwachtingen vanuit politiek en samenleving zijn hoog. Dat maakt veranderen in de publieke sector extra complex. Ik werk bijna 12,5 jaar als consultant in de publieke sector. En ik zie gelukkig dat steeds meer organisaties beseffen dat een digitale transformatie meer vraagt dan techniek alleen.
Het besef dat adoptie en verandervermogen cruciaal zijn voor het verandervermogen, dat is er inmiddels wel. Tegelijkertijd merk ik in gesprekken hoe uitdagend het blijft om die goede intenties daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk te realiseren. Afstemming met het management en het projectteam hoort erbij om de juiste koers te bepalen en te blijven varen. Maar een nieuw systeem gaat pas leven als het landt bij de mensen op de werkvloer.
Bij die overstap help ik graag. Mijn Rotterdamse werkmentaliteit is daarbij soms precies wat nodig is om echt vooruitgang te boeken: niet lullen, maar poetsen. En ondertussen continu meten en leren wat werkt, zodat we gaandeweg kunnen bijsturen.
Het vroegtijdig betrekken van de medewerker
Een veel voorkomend patroon bij verandertrajecten, is dat medewerkers pas laat in het proces worden betrokken. Zonde, want na al die jaren ervaring is één ding wel duidelijk:
wie de werkvloer vanaf het begin meeneemt, ontwerpt oplossingen die daar ook écht op aansluiten.
Soms merk ik dat managers of projectleiders aarzelen om medewerkers vroeg te betrekken. Ze zijn bezorgd dat er een verlanglijstje ontstaat waaraan ze niet kunnen voldoen.
In de praktijk valt dat reuze mee. Medewerkers verwachten geen utopie; ze willen vooral weten waar ze aan toe zijn. Wees eerlijk over wat wel en niet kan, en geef een helder antwoord op de vraag: What’s in it for me? Waarom maakt dit mijn werk makkelijker, en waarom zou ik er tijd in steken? Zonder die connectie wordt het lastig om draagvlak te creëren.
Van plannen naar doen: drie lessen uit de praktijk
Hoe doorbreek je die trage, afwachtende cultuur en zorg je voor een zachte landing van een nieuw systeem? Bij mijn huidige opdracht voor de Provincie Noord-Holland en eerdere projecten bij gemeenten zoals Tilburg en Westland, hanteer ik drie principes om meters te maken. Jat ze gerust:
1. Durf aannames te doen (en laat de bal rollen)
Eerst maandenlang stakeholders in kaart te brengen en dikke blauwdrukken schrijven? Soms is dat gewoon niet efficiënt of slim om te doen. Mijn advies: durf die standaardmethode dan overboord te gooien en ga gewoon aan de slag.
Weet je nog niet exact wat er gaat veranderen? Doe aannames. Typ het conceptbericht, markeer de twijfelpunten felgeel leg het voor bij bijvoorbeeld de projectleider. Klopt het niet? Dan pas je het direct aan. Zo heb je meteen iets concreets om over te praten, en blijft de vaart erin.
2. Bouw vanaf dag één een actief 'verandernetwerk' op
Communicatie is veel breder dan eenrichtingsverkeer via een intranetbericht dat vervolgens door niemand gelezen wordt. Om een organisatie écht in beweging te krijgen, heb je een 'verandernetwerk' nodig.
Geef het beestje een naam: sponsoren, ambassadeurs, key-users. Het gaat erom dat je de formele en informele leiders in de organisatie aan boord haalt. Zij staan met de voeten in de klei, hebben direct contact met de medewerkers en kunnen de boodschap veel effectiever overbrengen dan een anonieme projectgroep.
3. Maak de impact inzichtelijk en houd grip door te meten
Ja, je moet meters maken en soms loop je daarbij keihard tegen de muur. Dat hoort erbij; daar leer je van voor de volgende keer. Maar je kunt alleen bijsturen als je weet of je interventies medewerkers bereiken en wat de impact van de verandering op hen is. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn of te draaien om ellenlange enquêtes. Kijk bijvoorbeeld hoe vaak de app wordt gedownload, wat de opkomst bij een training is en hoeveel medewerkers het bericht op intranet lezen.
Breng daarnaast de processen en het sentiment onder stakeholders in kaart en plak er een label op: rood, oranje of groen. Welk werkproces gaat drastisch veranderen en verdient extra aandacht? Waar is de weerstand het grootst? Zo zie je waar je aanpak medewerkers bereikt, waar de échte pijnpunten zitten en waar je als veranderaar extra energie in moet steken.
Zo houd je grip op de verandering, en stuur je niet op gevoel maar op inzicht.
Eerst zaaien, dan oogsten
Veranderen, zeker als je werkt in de publieke sector, is uitdagend en vergt een lange adem. Maar het kan écht succesvol zijn. Zet de mens centraal en durf de theorie te vertalen naar iets waar je mensen ook echt mee uit de voeten kunnen