Hoe krijg je een ziekenhuis écht mee naar de cloud?
Tergooi MC stond voor een herkenbare uitdaging. Medewerkers konden al enkele jaren gebruik maken van Microsoft 365 online, maar een succesvolle transitie naar online samenwerken vraagt meer dan nieuwe applicaties beschikbaar stellen. Zeker in een ziekenhuis, waar tijd schaars is, afdelingen verschillend werken en digitale vaardigheid per medewerker uiteenloopt.
De vraag aan Mixit was dan ook om een mensgerichte veranderaanpak neer te zetten waarmee medewerkers de nieuwe digitale werkomgeving ook echt gaan gebruiken. De kern van de opdracht: Tergooi MC helpen om van een technische livegang naar effectief digitaal samenwerken te bewegen.
Grip op verandersucces
Veel organisaties sturen bij een digitale verandering vooral op planning, techniek en livegang. Mixit koos samen met Tergooi MC voor een andere invalshoek: sturen op verandersucces.
Daarvoor werd vooraf bepaald wanneer de verandering geslaagd zou zijn. Niet alleen in termen van migratievolumes, maar in termen van gedrag en beleving. Dit hielp om gesprekken in de stuurgroep te voeren over voortgang en ook over effect. Wat verandert er in gedrag? Waar loopt het vast? Welke groepen hebben extra ondersteuning nodig?
Om grip te hebben op dit proces gebruikt Mixit een standaard scorecard om de verandering concreet te maken. Geen onderbuik gevoelens maar harde data waar je een gesprek over kunt hebben. En, de basis voor grip op verandersucces.
Meer over de scorecard vind je verder op in dit artikel.
Werkafspraken die passen bij de dynamiek van het Tergooi MC
Een belangrijk succesingrediënt was dat Mixit de aanpak speciaal heeft ontworpen voor bij het Tergooi MC. Zo werden er organisatiebreed werkafspraken vastgesteld. Dit omvatte verschillende werkwijzen: afhankelijk van of je in direct in de zorg werkt of niet worden verschillende online applicaties gebruikt, binnen en buiten Microsoft 365. Dit maakte de verandering voor zorgmedewerkers passender en daarmee minder ingewikkeld.
Interventies meten: van campagne naar gerichte verandering
Door voor elke doelgroep een veranderreis te ontwerpen brachten we structuur aan. Een verandereis is een proces waarin voor elke doelgroep vaststaat welke adoptie- en changemiddelen ingezet worden. Denk hierbij aan verschillende communicatieberichten, instructies, sessies, e-learning, een community en floorwalking.
Wat deze aanpak onderscheidend maakte, was de combinatie van interventies en metingen. Er werd niet alleen iets georganiseerd; er werd ook gekeken wat het effect was.
- Welke afdelingen zijn bereikt?
- Welke koplopers krijgen hun afdeling mee?
- Waar zit nog veel weerstand?
Vervolgens werd per situatie persoonlijk ingecheckt bij de koploper en daarop geacteerd. Vooral deze persoonlijke aanpak werkte goed.
De scorecard als spiegel voor de organisatie
De speciaal ontworpen scorecard speelde een centrale rol in het traject. Het liet maandelijks zien waar Tergooi MC vooruitgang boekte en waar vervolgactie nodig bleef. Zo werd duidelijk dat medewerkers op onderdelen efficiënter gingen werken, zich iets zelfverzekerder voelden en beter ondersteund werden. Tegelijkertijd bleek ook dat nog niet iedereen de nieuwe werkwijze volledig kende of toepaste.
Juist die combinatie maakte de scorecard waardevol. Het was geen succesverhaal zonder nuance, juist een middel om eerlijk te reflecteren op verandering bij het Tergooi MC.
- Welke interventies werken goed?
- Hoe krijgen we grip op mensen in beweging brengen?
- Welke onderdelen van de aanpak gaan we structureel voortzetten?
De metingen maakten bovendien zichtbaar dat digitale adoptie geen eenmalige projectactiviteit is. Tergooi MC had na de migratie een basis gelegd, maar vanuit de afdelingen kwam de roep voor meer praktische begeleiding en oefening.
Van projectresultaat naar verandervermogen
Tergooi MC kreeg zicht op hoe digitale verandering binnen de organisatie werkt. Niet door alleen technologie beschikbaar te maken en ook niet door een standaard adoptieaanpak uit te rollen.
Het succes zat in de combinatie van maatwerk, meetbaarheid en veranderkracht.
Mixit hielp Tergooi MC om Microsoft 365 te vertalen naar een manier van werken die past bij het ziekenhuis zelf. Met specifieke werkafspraken, een actief koplopernetwerk, betrokken leidinggevenden en een scorecard die zichtbaar maakte waar de verandering echt landde.
Zo kreeg Tergooi MC niet alleen een nieuwe digitale werkomgeving, maar ook meer grip op hoe medewerkers daarin succesvol kunnen samenwerken.
