De uitdaging
De gemeente Tilburg zocht een oplossing om ongestructureerde informatie op te slaan en te beheren en om beter plaats- en tijdonafhankelijk (samen) te werken.
Vanwege de gebruiksvriendelijkheid en integratiemogelijkheden kozen ze voor MS365. Daarmee beschikten ze over de techniek, maar hiermee gaat een grote verandering van werkwijze gepaard.
Om de transitie te laten slagen, zochten ze een partij die hen kon helpen met het adoptietraject. Allereerst om medewerkers mee te nemen in
de nieuwe manier van opslaan en (samen)werken. En ten tweede om adoptiemiddelen te ontwikkelen die ook in de toekomst gebruikt kunnen worden.
De aanpak
Mixit zette een adoptietraject op voor de gemeente. Deze bestond uit 2 fases.
Fase 1
Onderzoek en advies
In de eerste fase werden medewerkers door Mixit geïnterviewd over hun manier van werken. Op basis van deze gesprekken werden 4 doelgroepen geïdentificeerd met onderling dezelfde behoeftes: sponsoren, ambassadeurs, verkenners en medewerkers. Voor elk van de doelgroepen werd een klantreis bepaald die qua timing aansloot op de reizen van de andere doelgroepen. Het advies bevatte eveneens een uitgebreide lijst met communicatiemiddelen voor elk van de doelgroepen, het moment wanneer deze gedeeld moet worden in de reis, door wie, en uiteraard de inhoud van de communicatie zelf.
Daarnaast adviseerde Mixit in de 1e fase over de aanpak van de documentmigratie van het netwerkschijven naar de M365 cloud.
Fase 2
Uitwerking communicatiemiddelen en start klantreis
In de tweede fase werd het advies voor de verschillende klantreizen uitgewerkt in praktische communicatiemiddelen, als handleidingen, instructievideo’s, presentaties, communicatieberichten, etc. Hierbij was het vooral belangrijk dat elk communicatiemiddel aansluit op het vorige, zodat medewerkers stapsgewijs de nieuwe werkwijze leren.
De uitrol verzorgt het M365 project-team van de gemeente Tilburg zelf. Hiermee kunnen ze na het adoptietraject ook toekomstige medewerkers opleiden.
Wennen aan een kortere bewaartermijn
In het kader van wet- en regelgeving mogen gemeentes mails 7 jaar en documenten 4 jaar bewaren. Tot voor kort was hier geen toezicht op
bij de gemeente Tilburg. In de nieuwe werkomgeving worden mails en documenten automatisch verwijderd als de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Afdelingen krijgen in het adoptietraject 4 maanden de tijd om zich hiervoor gereed te maken en te leren omgaan met deze nieuwe werkafspraken en de consequenties van de bewaartermijn. Na die periode gaat de knop om en voldoen alle afdelingen aan wetgeving op het gebied van informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging.
Behalve fysieke communicatiemiddelen die medewerkers op elk moment kunnen raadplegen, maakte het projectteam een roadshow langs de verschillende MT’s van de afdelingen. Mixit hielp deze voor te bereiden. Tijdens de roadshow werden vragen beantwoord en ambassadeurs en verkenners voor het project gezocht, die collega’s kunnen helpen tijdens het dagelijkse werk.
Het resultaat
Het adoptietraject is opgezet als een reis voor de medewerkers. In elke stap werd duidelijk gecommuniceerd waarom de gemeente dit doet. Er waren drie doelstellingen, die alle drie zijn behaald:
Voldoen aan wet- en regelgeving. De gemeente heeft te maken met diverse regels en richtlijnen voor het opslaan en beschikbaar stellen van informatie. In de nieuwe werkwijze is de gemeente compliant. Dit zorgt voor een goede meewerking.
Archivering en informatiebeveiliging. Burgers moeten ervan uit kunnen gaan dat hun gegevens veilig zijn bij de gemeente. Ook moet de gemeente voldoen aan de AVG en de maximale bewaartermijn voor het opslaan van bepaalde informatie. Na de transitie is deze geautomatiseerd en de informatiebeveiliging verbeterd.
Betere samenwerking. In de nieuwe werkwijze hebben medewerkers altijd en overal eenvoudig toegang tot hun mail en bestanden. Daardoor kunnen ze beter samenwerken met andere afdelingen en externe partijen. Ook is het makkelijker om bij burgers langs te gaan omdat ze alle informatie en documenten altijd bij zich hebben.
Een succesvolle transitie
Mixit ontwikkelde de adoptie-aanpak voor de verschillende doelgroepen binnen de gemeente en de functionele communicatiemiddelen om blijvende verandering binnen de gemeente te borgen. Hier kan de gemeente Tilburg de komende jaren zelf verder mee aan de slag.
Op 9 mei 2023 ontving de Gemeente Tilburg de Od Kwaliteitsaward voor goede informatiehuishouding. Deze award wordt uitgereikt aan die organisatie die haar dienstverlening het meest heeft verbeterd en waarvan de resultaten bijdragen aan kwaliteitsverbetering in de informatievoorziening. Tilburg won in de categorie Decentrale Overheid. In het juryraport stond onder meer: "Door de verandering aan te pakken als gezamenlijke reis, met daarbij de inzet van ambassadeurs, is het gelukt de medewerkers mee te krijgen en een breed draagvlak te creëren. Medewerkers moesten hun eigen bestanden ordenen en opschonen. Ze kregen daardoor medeverantwoordelijkheid en betrokkenheid en raakten aan de nieuwe werkwijze gewend. Van de meer dan een miljard oude bestanden is mede daardoor maar 59% verhuisd naar het nieuwe systeem. Lees hier het volledige juryrapport:
