Samenwerken met MS Teams vanuit huis: wat, hoe en waarom?

Jouw organisatie werkt misschien al een tijdje met Office 365 en het 365-programma MS Teams. Nu thuiswerken door de coronacrisis de norm is geworden, is het wellicht een goed idee om wat meer de diepte in te gaan met Teams. Wat is MS Teams nou precies? En hoe zorg je dat je nog prettiger en efficiënter met je collega's samenwerkt als je het programma al kent en gebruikt? In dit artikel beantwoorden wij deze vragen:

1. Wat is Microsoft Teams?

2. Optimaal samenwerken met Teams

Maak duidelijke afspraken over samenwerken
Richt je teams goed in
Kijk verder dan de basisfunctionaliteit ‘Algemeen’
Let goed op de rollen binnen Teams
Connectors toevoegen aan kanalen
Vergeet de chat niet
Maak optimaal gebruik van tabbladen
Weet waar je bestanden staan

3. Voorbeelden van samenwerken met Teams

Vergaderen met je externe partners
Samen en op afstand werken aan een brochure
Samenwerken met je collega's in MS Teams

4. Kennismakingsgesprek en gratis eerste consult

Wat is Microsoft Teams?

Door de coronacrisis is thuiswerken voor velen van ons het nieuwe normaal geworden. Maar werken op afstand brengt natuurlijk uitdagingen met zich mee. MS Teams maakt werken op afstand een stuk gemakkelijker. Bestanden opslaan en delen, berichten sturen in teamverband, chatten, videobellen of vergaderen; met Teams kan het allemaal.

Hoewel je dit natuurlijk al weet, is de kans groot dat de huidige werksituatie nieuw is en je tot nu toe nog niet maximaal gebruik hebt gemaakt van de mogelijkheden die Teams biedt. Wij tonen je wat Teams kan als je wat dieper in het programma duikt.

Optimaal samenwerken met MS Teams

Ook mensen die al ervaring hebben met het gebruiken van Teams halen niet altijd het maximale uit het programma. Zonde en potentieel problematisch in een tijd waarin op afstand werken in veel branches en bedrijven noodgedwongen de norm is geworden. Wij geven je een aantal tips en tricks voor optimaal samenwerken in Teams.

Maak duidelijke afspraken over samenwerken

Op afstand samenwerken in Teams lukt alleen goed als iedereen weet waarom en hoe jullie Teams gaan gebruiken. Het is dus belangrijk om je collega's enthousiast te maken, maar tegelijkertijd duidelijke gedragsafspraken te maken.

Een paar afspraken die je bijvoorbeeld zou kunnen maken zijn:

Vermeld elkaar met @ als je een vraag aan iemand hebt.
Stuur iedere dag een update van de werkzaamheden die je die dag hebt uitgevoerd.
Als je met elkaar videobelt, zet je de microfoon uit als jullie niet praten. Zo voorkom je dat er een kakofonie van geluid ontstaat die een duidelijke conversatie bemoeilijkt.

Richt je teams goed in

Het is niet handig om binnen Teams met zijn allen te chatten en videobellen in één team. De communicatiestromen binnen je team of projectgroep blijven veel overzichtelijker wanneer je voor verschillende projectteams een apart team aanmaakt. Spits je verschillende teams bij voorkeur toe op een specifiek onderwerp of project.

Een nieuw team aanmaken is heel eenvoudig:

Klik op ‘Teams’;
Klik linksonder op ‘Lid worden van een team’;
Klik linksboven op ‘Team aanmaken’ *.

*) Zie je de optie 'Team aanmaken' niet? Dan ben je niet bevoegd om een team aan te maken. Jouw ICT-afdeling kan je voldoende rechten geven om teams aan te maken en te beheren.

Kijk verder dan de basisfunctionaliteit ‘Algemeen’

Veel beginnende en incidentele gebruikers van Teams hebben de neiging om alle info te bewaren in het kanaal ‘Algemeen’ en daaronder een tabblad toe te voegen. Dat kan, maar leidt al gauw tot onoverzichtelijkheid als meerdere mensen (zeker in grotere teams) binnen Teams samenwerken. Zie het kanaal ‘Algemeen’ vooral als een landingspagina van waaruit je verder door Teams navigeert.

Let goed op de rollen binnen Teams

Iedere medewerker heeft zijn eigen rol binnen het team. Die rol bepaalt welke rechten de gebruiker heeft en wat hij mag doen. We leggen de verschillende rollen even uit, zodat je begrijpt hoe je het beste met elkaar kunt samenwerken.

Lid
Leden zijn medewerkers van je organisatie. Zij hebben een e-mailaccount van jouw bedrijf en zijn toegevoegd aan het team. Leden hebben basisrechten: chatten, (video)bellen en bestanden delen. Deelnemers met deze status mogen geen personen toevoegen aan het team of deze verwijderen.

Eigenaar
De eigenaar van het team heeft volledige rechten en kan personen aan het team toevoegen of verwijderen. Het is verstandig om voor elk team minstens twee eigenaren te benoemen, vooral voor het geval één van beiden niet beschikbaar is.

Gast
Gasten van het team zijn externe personen. Zij hebben dus geen e-mailaccount van je organisatie, maar zijn wél toegevoegd aan het team. Zij hebben verder dezelfde rechten als een 'lid'. Let op: gasten kunnen alle berichten en bestanden zien die in het team zijn geplaatst.

Connectors toevoegen aan kanalen

Wil je dat de informatie in Teams te allen tijde helemaal up-to-date is? Maak dan gebruik van connectors. Hiermee kun je snel updates toevoegen aan een kanaal. Denk aan Yammer-updates, enquêtes met Microsoft Forms, Wunderlists of SharePoint-nieuws.

Vergeet de chat niet

De nadruk ligt binnen Teams vaak op de kanalen. Maar vergeet ook de chatfunctie niet. Zeker als je een-op-een met iemand wilt praten, is die optie veel handiger. Bovendien kun je ook chatten met mensen die geen lid zijn van je team. Handig om snel even iets kort te sluiten, bijvoorbeeld als je aan een document aan het werken bent en snel specialistische info van een collega of externe expert nodig hebt.

Maak optimaal gebruik van tabbladen

De tabbladen in Teams maken effectief samenwerken een stuk gemakkelijker. Je kunt ze voor verschillende doeleinden inzetten. Denk bijvoorbeeld aan:

Het delen en presenteren van documenten, websites en apps. Voorbeelden zijn Word-documenten, Excel-spreadsheets of je eigen apps uit de Microsoft-appstore.
Met Forms kun je snel formulieren of enquêtes beheren vanuit Teams. Je hoeft enkel de instellingen lichtjes te wijzigen en de link door te sturen naar andere gebruikers. Vervolgens kan de eigenaar van het formulier de reacties zien en opslaan in een spreadsheet.
Een SharePoint-bibliotheek delen met andere Teams-gebruikers.

Weet waar je bestanden staan

Aangezien Teams geïntegreerd is met de rest van Office 365, worden bestanden op twee plekken opgeslagen: via een kanaal gedeelde documenten krijgen een plek op SharePoint Online, terwijl bestanden die je deelt via een chat, groepsgesprek of privégesprek terechtkomen in je OneDrive. Vanuit de linkerbovenkant van je scherm kun je in Teams heel eenvoudig naar je eigen bestanden en teamdocumenten navigeren.

Voorbeelden van samenwerken met Teams

Je ziet, er is veel mogelijk als je wat dieper in de functionaliteiten en mogelijkheden van Teams duikt. We illustreren dit met enkele praktische voorbeelden.

Vergaderen met je externe partners

Samenwerken met een extern ontwikkelteam aan nieuwe software of een applicatie is een grote uitdaging in het coronatijdperk, waarin op afstand werken de norm is. Wil je toch vaart in het ontwikkelproces houden en niet te veel vertraging oplopen bij het releasen? Dan biedt Teams uitkomst.

Het belangrijkste voordeel van Teams is dat je niet alleen kunt videovergaderen met een klein groepje, maar iedereen met een geldig e-mailadres kunt uitnodigen voor een virtuele bijeenkomst. Deelnemers hoeven zelfs geen Microsoft-account te hebben, terwijl het ook niet uitmaakt waar je tijdens de meeting fysiek vertoeft. Zo krijg je dus alle stakeholders (zowel binnen als buiten de eigen organisatie) gemakkelijk aan de digitale tafel voor periodiek overleg of een virtuele spoedbijeenkomst.

Samen en op afstand werken aan een brochure

Wellicht werk je bij een mediabedrijf en ben je voor het ingaan van de coronamaatregelen al begonnen met het maken van een nieuwe brochure. Dankzij Teams kan dit proces gewoon doorgaan, ook als alle contributeurs gewoon vanuit hun eigen stulpje werken. Via de tabbladen kan iedereen tekstuele bijdragen delen en aanpassen en ook de beste beeldsuggesties bespreken. Zo rolt er zonder al te veel vertraging toch een mooi eindproduct uit de koker!

Samenwerken met je collega's in MS Teams

Je ziet, door het volle potentieel van MS Teams te benutten, heb je alle mogelijkheden tot je beschikking om ook op afstand eenvoudig en overzichtelijk aan bestaande en nieuwe projecten te werken. Je kunt belangrijke bestanden gemakkelijk delen en bijwerken, maar elkaar ook op de hoogte houden van de gemaakte voortgang. Wil je het samenwerken met je collega's nog succesvoller maken? Bekijk dan hieronder een paar handige links naar de verschillende mogelijkheden:

Gebruik de ‘Help’-knop linksonder in MS Teams voor meer video’s en uitleg.
Bekijk deze video om te starten met chatberichten en oproepen.
Bekijk deze video voor een uitleg over hoe je kanalen gebruikt.

Webinar - Zinvol gebruik maken van MS Teams

Wil je meer leren over de functionaliteiten of een passende inrichting van MS Teams? Bekijk dan direct onze webinar en ontdek belangrijke basiselementen van MS Teams, zodat je hier zinvol mee aan de slag kan.

Je kunt natuurlijk ook direct contact met ons opnemen via info@mixit.nl, het contactformulier of bel naar 010-12345678.