Klantcase QSN - Templates voor MS Teams

QSN is een adviesbureau voor begeleiding naar certificatie en het versterken van bedrijfsprocessen. Als adviesbureau werken de medewerkers van QSN in verschillende projecten. QSN heeft MS Teams gekozen als platform om samen te werken in deze projecten. Omdat projecten komen en gaan en de samenstelling van deelnemers wisselt, is gekozen voor een structurele aanpak in MS teams. Hierdoor kunnen nieuwe projecten een Team starten vanuit een volledig klaargezet template. Denk hierbij aan standaard ingerichte communicatiekanalen, plannerboards en mappenstructuur.

Over QSN

QSN is een adviesbureau voor begeleiding naar certificatie en het versterken van bedrijfsprocessen. Zij helpen organisaties certificaten te behalen, denk hierbij bijvoorbeeld aan de ISO 27001 norm, de internationale norm voor Informatiebeveiliging. Naast Informatiebeveiliging helpen zij organisaties bij uitdagingen op het gebied van Kwaliteitsmanagement, Arboveiligheid en Milieu & Energiemanagement.

De uitdaging

Het team van QSN woont en werkt door heel Nederland. De consultants werken normaal gesproken op locatie bij de klant of vanuit huis. In tijden van Covid-19 wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Gelukkig is het goed mogelijk om werkzaamheden remote uit te voeren. Het gevolg hiervan is dat er veel online gebeurd, waaronder ook het online samenwerken. Microsoft Teams is hiervoor een goed middel. Het is onder andere mogelijk om bestanden te delen en samen te werken in deze bestanden. Ook met de klant. Bij QSN wilden we echter een wildgroei aan allerlei verschillende Teams voorkomen. De uitdaging: hoe brengen we structuur aan binnen MS Teams en hoe zorgen we ervoor dat iedereen op dezelfde manier te werk gaat?

De oplossing

Samen met Mixit hebben Ron Wijling en Haydiên Nedd en verschillende key-users van QSN zijn er diverse templates/sjablonen ontworpen. Mixit organiseerde workshops waarbij we de behoeftes van alle QSN medewerkers in kaart hebben gebracht, deze zijn vervolgens omgezet naar sjablonen.

Herhalende planningen, structureren van mappen en notitietemplates zijn van cruciaal belang binnen een kennisbedrijf zoals QSN. Door dit in de vorm van een sjabloon te gieten, hoeven deze niet steeds opnieuw gemaakt te worden. Daarnaast zijn de sjablonen direct beschikbaar voor iedereen. Het programma Teams Manager geeft naast houvast op het beheer van MS Teams (hierdoor wordt wildgroei van Teams voorkomen) ook de mogelijkheid om dit soort uitgebreide templates/sjablonen te maken. Deze sjablonen bieden ondersteuning aan de werkzaamheden met klanten maar dit is ook zeer nuttig voor interne projecten. Zo’n sjabloon zorgt voor efficiëntie, overzicht en een gezamenlijke werkwijze. Om alle medewerkers van QSN wegwijs te maken binnen de templates heeft Mixit een onepager gemaakt met uitleg, voordelen en afspraken over de templates.

"Fijn dat Mixit meedenkt op alle vlakken, wij zijn erg tevreden met het eindresultaat. De templates werken prettig en geven ons nóg meer structuur bij het uitvoeren van onze projecten. "

- Haydiên Nedd

Feedback

De samenwerking met Mixit verliep erg prettig. De communicatielijnen waren kort en er werd altijd uitgebreid uitvraag gedaan naar onze wensen. Daarnaast werd de tijd genomen om gewenste functionaliteiten goed te bespreken en uit te leggen wat de mogelijkheden zijn, dat gaf ons een duidelijker beeld van wat we uiteindelijk echt nodig hadden. Fijn dat Mixit meedenkt op alle vlakken, wij zijn erg tevreden met het eindresultaat. De templates werken prettig en geven ons nóg meer structuur bij het uitvoeren van onze projecten.

Resultaten

In totaal zijn er vier templates ontworpen. Er is een standaard template ontworpen, een template voor interne projecten, een template voor klantprojecten voor intern gebruik en een template voor een klant project inclusief klant. De templates zijn samengesteld door middel van de grootste terugkomende overeenkomsten in de projecten binnen QSN. Deze overeenkomsten zijn gevonden op het gebied van communicatieonderwerpen, mappenstructuren met vaak gebruikte bestanden, ingevulde planningen, template notities en een klein aantal apps als Planner en Miro.

Andere klantcases
Meer weten over ons werk voor Nederlandse Loterij?
Neem contact op
Carlijn Cuijpers
Ik wil graag mijn kennis van innovatie en ontwerp inzetten om het dagelijks leven een stukje makkelijker en leuker te maken. Naast werk ben ik in het dagelijks leven ook graag bezig met sport, muziek, reizen en koffie drinken.
Carlijn Cuijpers
Digital workplace consultant
Rick de Vries
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant