Zo maak je een vliegende start met MS Teams templates

Microsoft heeft Teams templates aangekondigd voor MS Teams. Met templates in MS Teams kun je kiezen uit een verscheidenheid aan sjablonen (templates) voor standaard teamstructuren en relevante apps, waardoor je sneller met Teams kunt starten. Beheerders kunnen ook zelf nieuwe templates aanmaken voor de organisatie en zo collega’s op weg helpen bij het aanmaken van een nieuw team.

De functionaliteit komt binnenkort pas uit, maar je hoeft niet stil te zitten. Lees hier vast wat de voordelen zijn, hoe het werkt en wat jij nu al kunt doen om straks een vliegende start te maken met templates in MS Teams.

Leuk die nieuwe functionaliteit, maar wat heeft mijn organisatie eraan?
Voordelen MS Teams templates voor de organisatie
  1. Snelle start
    Medewerkers kunnen snel aan de slag met hun team en zijn niet onnodig veel tijd kwijt aan het wiel opnieuw uitvinden.

  2. Zelfde werkwijze
    Alle teams werken op dezelfde manier en kunnen ervaringen uitwisselen.

  3. Direct een goede basis
    We zien nu vaak dat teams de communicatiefunctie van Teams snel onder de knie hebben, maar de mogelijkheden van bijvoorbeeld kanalen of het toevoegen van apps niet kennen. Door medewerkers direct de toegevoegde waarde hiervan te laten zien, omdat het al toegevoegd is en ze een korte rondleiding krijgen, zullen ze sneller enthousiast zijn over het gebruik van MS Teams.
Voordelen MS Teams templates voor beheerders
  1. Makkelijke governance
    Alle teams zijn hetzelfde opgezet, waardoor bijvoorbeeld afspraken die nu voor ieder team anders zijn, voor ieder team hetzelfde worden en dus ook op dezelfde manier behandeld kunnen worden.

  2. Minder support
    Het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden en de beheerder hoeft daar dus ook niet iedere keer bij te helpen. Dit scheelt een hoop support werk.

  3. Makkelijk nieuwe templates aanmaken/ bestaande templates aanpassen
    Microsoft heeft al veel templates klaarliggen die als basis kunnen worden gebruikt. Beter goed gejat, dan slecht verzonnen.
Onderstaand: Beheerder view tijdens het aanmaken van templates.

Let op! De bovenstaande templates gaan alleen over de structuur van teams en kanalen en het toevoegen van applicaties. Het gaat dus niet over de indeling van mappenstructuur, waar ook veel teams een zelfde structuur voor zouden kunnen gebruiken.

Er moet alsnog goed nagedacht worden over het al dan niet verspreiden van mappen in kanaal ‘Algemeen’ en eventuele andere kanalen. De vraag hierbij is of je een centrale mappenstructuur wilt op één plek, of dat ieder communicatiekanaal een eigen mappenstructuur moet krijgen.

Hoe werkt het?

Stap 1: Kies het soort Team, bijvoorbeeld ‘Manage an event’. De templates zijn deels Microsoft en deels ontworpen door de MS Teams beheerders van de organisatie.


Stap 2: Kies privé of openbaar.


Stap 3: Gebruiker ziet een overzicht van kanalen en apps.


Stap 4: Geef een eigen teamnaam en pas eventueel kanaalnamen aan.


Stap 5: De leden van jouw team krijgen automatisch een digitale rondleiding door het team zodra ze het openen.

Hoe maak ik bruikbare templates?

Templates kunnen dus heel nuttig zijn, maar alleen als deze goed aansluiten bij de organisatie. Als je zelf templates gaat maken, is het daarom belangrijk dat de medewerker en de organisatie worden betrokken bij het opstellen van de templates. Ga bijvoorbeeld samen op zoek naar routine bestanden zoals begrotingen die toegevoegd kunnen worden als extensies.


Medewerkers kun je in dit proces betrekken door de volgende 6 stappen te doorlopen:


Stap 1:Breng de soorten teams in de organisatie in kaart, bijvoorbeeld projectteams of brainstorm groepen.


Stap 2: Vraag rond naar tevreden team(s) van elke samenwerkingsvorm + doe onderzoek naar soortgelijke teams bij andere bedrijven.


Stap 3: Organiseer een workshop samen met het team over de indeling.


Stap 4: Maak een template aan en zet het live.


Stap 5: Vraag continu feedback van Team-eigenaren om langetermijnsucces te garanderen.


Stap 6: Pas de template aan op basis van binnengekomen feedback.

Neem contact op

Hulp nodig bij het opzetten van goede templates? Mixit heeft al veel ervaring met het opstellen van teams en kanalen samen met allerlei organisaties. We helpen graag bij het opstellen van de templates door in gesprek te gaan met de medewerkers. Benieuwd naar onze best practices? Neem gerust contact op via info@mixit.nl, het onderstaande formulier of bel naar 010-12345678.

Ons team
De mensen achter Mixit
Rick de Vries
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Peter de Jong
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Tessa van der Linden
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
Projectmanager
Jean Pierre Martens
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Amy van Wichen
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Carlijn Cuijpers
Ik wil graag mijn kennis van innovatie en ontwerp inzetten om het dagelijks leven een stukje makkelijker en leuker te maken. Naast werk ben ik in het dagelijks leven ook graag bezig met sport, muziek, reizen en koffie drinken.
Carlijn Cuijpers
Digital workplace consultant
Segourney Muntslag
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Corine Ahlrichs
Ooit ben ik op de vingers getikt: "Je hebt te veel aandacht voor de gebruiker." Nu is aandacht geven mijn werk geworden. Ik leef me in, werk graag samen en wil nog beter worden in wat ik doe. Net als dat ik na 27 hockeyseizoenen na de wedstrijd mijn doelpunten tel, maar ook bedenk wat ik kan perfectioneren.
Corine Ahlrichs
Succesmanager
Mark Opschoor
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant
Joost van den Berg
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Maaike Van Der Noord
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike Van Der Noord
Digital workplace consultant
Kim Kaars
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Arjan Nataraj
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Suze Krijnen
Slim samenwerken met digitale tools: ik heb nooit anders gedaan en gun het iedereen. Ik help je graag door zaken tot in de puntjes uit te zoeken en steeds verbeterkansen te signaleren. In mijn vrije tijd vind je mij in de dans- of pilatesstudio of kijk ik een science fiction film.
Suze Krijnen
Digital workplace consultant
Evelien Habing
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Kirsten Kikkert
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Projectmanager