Maar bij dat gebruik wringt toch de schoen vaak. De werkplek werkt volgens allerlei technische specificaties en gevraagde functionaliteiten. Alle mogelijke handige features worden aangeboden aan medewerkers. Alle lampjes branden, de toegang is geregeld en alle updates worden verzorgd. De zogeheten Moderne Werkplek is klaar voor gebruik.
Werkend of werkbaar?
Maar een digitale werkplek voert geen werk uit. Het zijn de medewerkers, de mensen in organisaties die het werk uitvoeren. Ik zie te vaak dat in het proces van het aanschaffen en inrichten van de werkplek, de medewerkers niet betrokken worden. De inrichting van de werkplek wordt uitgevoerd door de IT-afdeling en haar IT-partners.
Die moderne werkplek werkt trouwens wel echt. Hij doet het en is een super middel om mee aan de slag te gaan. Maar de medewerker moet in staat zijn om met die werkplek zijn werk uit te voeren. Hij moet enthousiast worden, zijn werk nog leuker gaan vinden en blij worden van de mogelijkheden tot samenwerken en communiceren met collega’s, klanten en leveranciers. De werkplek moet zichtbaar zijn werk eenvoudiger maken.
Hoe realiseer je dat jouw medewerkers blij en enthousiast worden van de werkplek die je ze biedt? Hoe maak je het gat tussen de technologie en de medewerker kleiner? Als adoptie partij hebben wij daar een aantal stelregels voor:
1. Zet de medewerker centraal
Het zinvolle gebruik van een werkplek begint bij de medewerker. Hoe is zijn werk georganiseerd? Met wie communiceert hij, met wie werkt hij samen, in welke intensiteit? Wat zijn de dagelijkse taken en zo verder. Inzicht hebben in wat de medewerker doet. Wij doen dit met het opzetten van persona’s.


2. Maak de medewerker enthousiast
In veel gevallen zien we dat er wel trainingen over de werkplek worden gegeven, denk aan trainingen rondom Teams, Office365 tips en trucs, dat werk. Maar het gaat zelden over de toegevoegde waarde. Daar moet je mee starten. De inrichting van de digitale werkplek voor de medewerker. Help de medewerker zijn werk leuker te maken, gebruikmakend van de nieuwe mogelijkheden. Daarvoor gebruiken wij de ‘Champions’ methode, lees hier meer over wat dat inhoudt.
3. Maak het meetbaar
Iedere organisatie hoopt op zinvol gebruik van de werkplek. Bepaal met elkaar wat zinvol is, en maak dat meetbaar. Door dit te meten wordt duidelijk welke progressie wordt gemaakt op een zinvolle werkplek. En daarmee hoe content de medewerker is de werkplek. Hoe tevredener de medewerker is met de werkplek, hoe beter hij kan (samen)werken, hoe meer bijdrage aan de afdelings- en organisatiedoelstellingen. Dat geheel, gebruik van de werkplek, tevredenheid en de resultaten moeten worden bijgehouden. Dat geeft inzicht in zinvol gebruik.

Dit zijn de 1e stappen in het creëren van de werkbare werkplek. Alleen de medewerker helpen met het uitvoeren van zijn werk via de digitale werkplek is geen eenmalige actie. Het is een continu proces. Technologie en functionaliteiten veranderen bijna wekelijks, organisaties en processen worden anders ingedeeld en ook medewerkers zijn niet statisch. Het proces van de werkplek adoptie moet je dan ook continu blijven uitvoeren, de afstemming tussen die drie, techniek, proces en mens.
Wij merken dat deze stappen succes brengen, maar krijgen hier altijd veel vragen over. Hoe groot is zo’n adoptie traject wel niet? Is mijn organisatie daar wel geschikt voor? Maar ook krijgen we vaak de opmerking dat het een kwestie van de medewerker betrekken. Door het stellen van een aantal vragen aan de medewerker en daar rekening mee houden.
Wij vinden dat binnen iedere organisatie de medewerker centraal moet staan. Zeker bij de uitvoering van zijn werk en de middelen die we beschikbaar stellen, zoals de werkplek. De blije medewerker draagt veel meer bij aan een organisatie. In onze ogen moet het realiseren van een werkbare werkplek juist geen grootschalig project zijn, maar het laagdrempelig inzetten van een continue beweging, en dat start met kleine, gerichte stappen.
Wil je weten hoe jij je medewerkers centraal kan stellen?
Neem contact op




















