Webinar overheid: Hoe zorg je dat iedereen zich na migratie naar de cloud wel aan de werkafspraken houdt?

Deze prangende vraag kwam van een deelnemer aan ons webinar voor de overheid Grip op documenten, de medewerker centraal. Voor Kim Kaars, al 9 jaar werkzaam als Digital Employee Experience consultant bij Mixit, is deze vraag heel herkenbaar. Zij heeft al veel overheidsinstanties van binnen gezien en ziet het overal gebeuren. Omdat medewerkers gewend zijn om privé, bijvoorbeeld voor de voetbalclub of de oudercommissie zelf hun digitale werk in te delen, zoeken ze ook op hun werk naar de manier die voor hen het makkelijkste werkt. Vaak tot frustratie van IT die gebonden is aan wet- en regelgeving en probeert de informatiehuishouding beheersbaar te houden. Waarom lukt dat niet?

Tijdens het webinar geeft Kim een stappenplan dat ze toelicht aan de hand van een migratietraject van de gemeente Tilburg. In deze blog geven we een korte samenvatting van het webinar. Wil je meer horen en zelf vragen stellen aan Kim? Laat dan hier je gegevens achter, dan houden wij je op de hoogte van het volgende webinar.

Die aanpak is niet per se verkeerd maar er ontbreekt een belangrijke stap, namelijk het vaststellen van het uniforme informatiebeleid. Wat zijn de richtlijnen waar je je als organisatie aan moet houden?

Deze stap moet worden toegevoegd voor de echte migratie. Vervolgens moet na de migratie worden gevalideerd of het uniforme informatiebeleid ook echt aansluit op de manier van werken van de medewerkers. Kunnen zij hun weg vinden of zijn er aanpassingen nodig?

Deze blog is een heel beknopte weergave van het webinar Grip op documenten, de medewerker centraal. Zoals de titel al aangeeft, is de belangrijkste boodschap die Kim de deelnemers meegaf: Zet je mensen centraal in het migratietraject. Neem ze mee (vanaf het begin) en maak er niet louter een IT-feestje van.

In het project voor Tilburg merkte ze tijdens de roadshows langs de verschillende afdelingen dat medewerkers in eerste instantie met een strak gezicht luisterden naar wat er ‘nu weer ging gebeuren’ maar dat in de loop van de tijd een omslagpunt kwam waarna mensen bereid waren om actief mee te werken. Deze goodwill heb je nodig om je migratietraject te laten slagen!

Loop jij in jouw organisatie er ook tegenaan dat collega’s zich niet houden aan de afspraken over hoe je documenten opslaat? En wil je weten hoe je dat wel voor elkaar krijgt? Stuur ons dan een e-mail, dan laten we je weten wanneer we weer een webinar houden over dit onderwerp. Voor meer inspiratie kun je ook onze blogs lezen over informatiehuishouding bij de overheid. Deze vind je in de Kennisbank.