De voor- en nadelen van Office 365 en SharePoint als jouw intranet

In deze blog schetsen we de belangrijkste voor- en nadelen van Office 365 en SharePoint als basis voor jouw intranet en geven we je tips & tricks voor het tackelen van de uitdagingen.

Zeker nu op afstand werken steeds meer de norm wordt, is het belangrijk dat organisaties hun IT- en werkomgevingen afstemmen op de belangrijkste behoeften van het nieuwe werken: altijd en overal toegang hebben tot applicaties, documenten en digitale communicatietools.

Een intranet helpt hier niet alleen bij, maar doet nog meer. Met een sociaal intranet creëer je namelijk een platform dat je medewerkers kunnen gebruiken om nieuws kennis te delen en efficiënter samen te werken. Bovendien is het een krachtige tool om de identiteit van je organisatie duidelijk neer te zetten middels geüniformeerde content en informatie over actuele interne ontwikkelingen.

Omdat het digitale ecosysteem van veel organisaties een sterke Microsoft-signatuur draagt, is het logisch dat Office 365 en SharePoint de ruggengraat van menig intranet vormen. Dat heeft zowel plus- als minpunten. In dit artikel kijken we naar de voor- en nadelen van Office 365 en SharePoint als basis voor jouw intranet en laten we zien hoe je effectief aan de slag gaat met de uitdagingen.

De 8 voordelen van Office 365 en SharePoint als intranet

Omdat Microsoft een grote techspeler is, die innovatiekracht koppelt aan veel financiële resources, heeft het gebruiken van Office 365 en SharePoint als basis voor je intranet een aantal voordelen. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

1. Snelle implementatie en weinig onderhoud
Het kost niet veel tijd en moeite om Microsoft 365 en SharePoint te installeren en in gebruik te nemen. Met het juiste pakket voor jouw organisatie kun je snel aan de slag en krijg je out of the box een divers scala aan functionaliteiten en tools aangereikt. Je kunt een sociaal intranet dus snel optuigen en in gebruik nemen. Door de automatische updates en security patches ben je bovendien weinig tijd en geld kwijt aan het onderhouden van je intranet.

2. Goede beveiliging
Je wilt natuurlijk ook dat de informatie die je deelt en verspreidt via een sociaal intranet alleen voor geautoriseerde personen inzichtelijk en toegankelijk is. Veiligheid is voor Microsoft een belangrijk aandachtspunt geweest bij het ontwikkelen van Office 365 en SharePoint.

De platforms maken gebruik van meerlagige beveiliging en herbergen beveiligingsfunctionaliteiten als BitLocker-encryptie, MFA en de mogelijkheid om verdere encrypties voor gevoelige data aan te brengen. Daarnaast zijn de datacenters van Microsoft voorzien van biometrische beveiliging, bewegingssensoren, continue videobewaking en een uitgebreid back-upsysteem.

Voor en nadelen Office 365 en Share Point als jouw intranet

3. Externe gebruikers zijn gemakkelijk te beheren
Je wilt binnen een sociaal intranet ook soepel kunnen samenwerken met externe partners. Denk aan videobellen, online vergaderen en documenten delen. Met Office 365 en SharePoint geef je ook externe gebruikers en partners eenvoudig gasttoegang tot jouw sociaal intranet. Het enige wat externe gebruikers nodig hebben, is een Microsoft-account met een link naar een zakelijk e-mailadres. Met een guest link kun je geautoriseerde externe gebruikers lees- en bewerkingsrechten geven. De toegang van een gast kun je bovendien op elk gewenst moment stopzetten.

4. Altijd en automatisch de nieuwste versie
Office 365 en SharePoint Online worden continu verbeterd en geüpdatet. Je werkt dus altijd met de nieuwste versie en functionaliteiten, zonder dat je hier als gebruiker veel voor hoeft te doen. Nieuwe functionaliteiten worden namelijk stapsgewijs en zonder tijdrovende installaties en extra kosten toegevoegd.

Je hoeft dus niet elke paar jaar een compleet nieuwe versie te installeren waar medewerkers weer eerst hun weg in moeten vinden. Dit stukje ontzorging zorgt ervoor dat je het intranet sneller in gebruik kunt nemen en minder werk hebt met het onderhouden van je sociale kennis- en samenwerkingsomgeving.

5. Altijd toegang tot applicaties en documenten
Werken in de trein op weg naar huis? Of lekker in de tuin onder het genot van de zomerzon? Met een intranet dat gebruikmaakt van Office 365 en SharePoint Online wordt tijd- en plaatsonafhankelijk werken het nieuwe normaal.

6. Nieuws verspreiden en kennis delen
Een sociaal intranet geeft je medewerkers toegang tot het laatste nieuws en stelt ze in staat om snel en efficiënt kennis en bestanden met elkaar te delen. Zo til je de interne samenwerking naar een hoger niveau.

Mika baumeister ik4 J32 D Uy I unsplash

7. Schaalbaarheid
Groeit je organisatie sterk en moet je snel veel nieuwe medewerkers toevoegen aan het intranet? Of heb je nog bepaalde licenties en applicaties in gebruik die bijna niemand binnen de organisatie gebruikt? Met een intranet dat gebruikmaakt van Office 365 en SharePoint schaal je snel en op basis van actuele behoeften op of af.

8. Toegang tot bekende producten via je browser
Je hebt via je browser altijd en overal toegang tot bekende MS-programma’s en -producten als Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive en Skype for Business. Veel kantoormedewerkers zijn bekend en vertrouwd met deze oplossingen die voortaan op elke locatie en elk apparaat beschikbaar zijn. Die vertrouwdheid zorgt er ook voor dat medewerkers eerder geneigd zijn om je intranet vaak en intensief te gebruiken.

Zijn er ook nadelen?

Hoewel de combinatie Office365-SharePoint dus heel wat te bieden heeft en veel aanknopingspunten biedt voor het creëren van een mooi en functioneel sociaal intranet, heeft de oplossing ook een aantal nadelen:

  • De support vanuit Microsoft is overwegend Engelstalig. Bovendien bevinden de supportmedewerkers zich vaak in andere tijdzones, bijvoorbeeld omdat ze werken vanuit de Verenigde Staten of Azië. Het kan soms dus even duren voordat een probleem op het bureau van de juiste expert ligt.
  • De back-upoplossingen van Microsoft hebben hun beperkingen. De bewaartermijn is bijvoorbeeld vaak te kort om te voldoen aan Europese privacyregels.
  • Het facturatieproces is niet altijd gebruiksvriendelijk. Zelfs kleine bedragen kun je vaak alleen per creditcard betalen, terwijl crediteringen soms lang op zich laten wachten.
  • Op het gebied van externe app-integraties is Microsoft minder ver dan bijvoorbeeld GSuite.
  • Het is verleidelijk om Office 365 en SharePoint heel snel uit te rollen en in gebruik te nemen. Zonder duidelijke afspraken en een goed rechten- en rollenbeleid wordt een sociaal intranet wel al snel een zooitje.

Tips en tricks: zo ondervang je de nadelen

Gelukkig zijn de bovengenoemde nadelen geen onoverkomelijke hindernissen voor het creëren van een functioneel sociaal intranet met Microsoft-technologie. Het support- en facturatieprobleem los je bijvoorbeeld op door in zee te gaan met een goede en gecertificeerde Microsoft-supportpartner. Die fungeert als de deskundige tussenpartij die jou op technisch vlak ontzorgt.

Door nog een externe back-upoplossing toe te voegen aan je IT-landschap, weet je zeker dat je back-ups voldoen aan de wettelijk voorgeschreven bewaar- en privacyregels. Koppelingen naar externe systemen en applicaties zijn tegenwoordig goed en betrekkelijk eenvoudig te realiseren met open API’s. En een goed en duidelijk rollen- en rechtenbeleid helpt je om een Microsoft-intranet zo vorm te geven dat de oplossing voor iedereen makkelijk en veilig te gebruiken is.

Hoe helpt Mixit?

Mixit helpt je met het technisch en strategisch vormgeven en inrichten van je intranet door Office 365 en SharePoint in de vorm te gieten die past bij jouw organisatie. We helpen je met het bepalen van de strategie, het kiezen van het beste design en de adoptie van de nieuwe oplossing. Wij vinden namelijk dat de mens centraal moet staan bij het gebruiken van een sociaal intranet. We leveren een uitgebalanceerde middelenmix die aansluit bij de persona’s en blijven actief betrokken bij het gebruik van je intranet na de lancering.

Naast het gebruiken van een sociaal intranet zijn er natuurlijk ook andere manieren om (samen) thuiswerken slimmer te maken. Daarom hebben we gids geschreven die jou en jouw collega's hierbij helpt. Download deze direct via de onderstaande button!

Lr Mixit Aph 9601
Meer weten?

Wil je ook slimmer werken met een gebruiksvriendelijk intranet dat gebruikmaakt van de kracht en veelzijdigheid van Office 365 en SharePoint? En ben je benieuwd naar wat wij voor je kunnen betekenen? Bel ons direct op +31 10 519 2660 of stuur een mailtje naar info@mixit.nl.

Je kunt natuurlijk ook je vraag stellen via het contactformulier hieronder. Wij zullen dan zo snel mogelijk contact je opnemen!

Dit zijn de mensen achter Mixit
Ons team
Tessa van der Linden
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Sarah Kraanen
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital workplace consultant
Kim Kaars
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Kirsten Kikkert
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Operations manager
Maaike van der Noord
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital workplace consultant
Arjan Nataraj
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Evelien Habing
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Elisa Engelsma
Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.
Elisa Engelsma
Digital workplace consultant
Amy van Wichen
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Mark Opschoor
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant
Suze Krijnen
Slim samenwerken met digitale tools: ik heb nooit anders gedaan en gun het iedereen. Ik help je graag door zaken tot in de puntjes uit te zoeken en steeds verbeterkansen te signaleren. In mijn vrije tijd vind je mij in de dans- of pilatesstudio of kijk ik een science fiction film.
Suze Krijnen
Digital workplace consultant
Peter de Jong
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Pleun Luijkx
Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.
Pleun Luijkx
Digital workplace consultant
Tim Swaag
Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.
Tim Swaag
Business development manager
Rick de Vries
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Joost van den Berg
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Omar van der Heijden
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital workplace consultant
Jean Pierre Martens
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Noraly Bovenmars
Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.
Noraly Bovenmars
Digital workplace consultant
Jennifer Bijkerk
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital workplace consultant
Segourney Muntslag
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant