De voor- en nadelen van Office 365 en SharePoint als jouw intranet

Omdat Microsoft een grote techspeler is, die innovatiekracht koppelt aan veel financiële resources, heeft het gebruiken van Office 365 en SharePoint als basis voor je intranet een aantal voordelen. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

1. Snelle implementatie en weinig onderhoud
Het kost niet veel tijd en moeite om Microsoft 365 en SharePoint te installeren en in gebruik te nemen. Met het juiste pakket voor jouw organisatie kun je snel aan de slag en krijg je out of the box een divers scala aan functionaliteiten en tools aangereikt. Je kunt een sociaal intranet dus snel optuigen en in gebruik nemen. Door de automatische updates en security patches ben je bovendien weinig tijd en geld kwijt aan het onderhouden van je intranet.

2. Goede beveiliging
Je wilt natuurlijk ook dat de informatie die je deelt en verspreidt via een sociaal intranet alleen voor geautoriseerde personen inzichtelijk en toegankelijk is. Veiligheid is voor Microsoft een belangrijk aandachtspunt geweest bij het ontwikkelen van Office 365 en SharePoint.

De platforms maken gebruik van meerlagige beveiliging en herbergen beveiligingsfunctionaliteiten als BitLocker-encryptie, MFA en de mogelijkheid om verdere encrypties voor gevoelige data aan te brengen. Daarnaast zijn de datacenters van Microsoft voorzien van biometrische beveiliging, bewegingssensoren, continue videobewaking en een uitgebreid back-upsysteem.

3. Externe gebruikers zijn gemakkelijk te beheren
Je wilt binnen een sociaal intranet ook soepel kunnen samenwerken met externe partners. Denk aan videobellen, online vergaderen en documenten delen. Met Office 365 en SharePoint geef je ook externe gebruikers en partners eenvoudig gasttoegang tot jouw sociaal intranet. Het enige wat externe gebruikers nodig hebben, is een Microsoft-account met een link naar een zakelijk e-mailadres. Met een guest link kun je geautoriseerde externe gebruikers lees- en bewerkingsrechten geven. De toegang van een gast kun je bovendien op elk gewenst moment stopzetten.

4. Altijd en automatisch de nieuwste versie
Office 365 en SharePoint Online worden continu verbeterd en geüpdatet. Je werkt dus altijd met de nieuwste versie en functionaliteiten, zonder dat je hier als gebruiker veel voor hoeft te doen. Nieuwe functionaliteiten worden namelijk stapsgewijs en zonder tijdrovende installaties en extra kosten toegevoegd.

Je hoeft dus niet elke paar jaar een compleet nieuwe versie te installeren waar medewerkers weer eerst hun weg in moeten vinden. Dit stukje ontzorging zorgt ervoor dat je het intranet sneller in gebruik kunt nemen en minder werk hebt met het onderhouden van je sociale kennis- en samenwerkingsomgeving.

5. Altijd toegang tot applicaties en documenten
Werken in de trein op weg naar huis? Of lekker in de tuin onder het genot van de zomerzon? Met een intranet dat gebruikmaakt van Office 365 en SharePoint Online wordt tijd- en plaatsonafhankelijk werken het nieuwe normaal.

6. Nieuws verspreiden en kennis delen
Een sociaal intranet geeft je medewerkers toegang tot het laatste nieuws en stelt ze in staat om snel en efficiënt kennis en bestanden met elkaar te delen. Zo til je de interne samenwerking naar een hoger niveau.

7. Schaalbaarheid
Groeit je organisatie sterk en moet je snel veel nieuwe medewerkers toevoegen aan het intranet? Of heb je nog bepaalde licenties en applicaties in gebruik die bijna niemand binnen de organisatie gebruikt? Met een intranet dat gebruikmaakt van Office 365 en SharePoint schaal je snel en op basis van actuele behoeften op of af.

8. Toegang tot bekende producten via je browser
Je hebt via je browser altijd en overal toegang tot bekende MS-programma’s en -producten als Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive en Skype for Business. Veel kantoormedewerkers zijn bekend en vertrouwd met deze oplossingen die voortaan op elke locatie en elk apparaat beschikbaar zijn. Die vertrouwdheid zorgt er ook voor dat medewerkers eerder geneigd zijn om je intranet vaak en intensief te gebruiken.

Mixit helpt je met het technisch en strategisch vormgeven en inrichten van je intranet door Office 365 en SharePoint in de vorm te gieten die past bij jouw organisatie. We helpen je met het bepalen van de strategie, het kiezen van het beste design en de adoptie van de nieuwe oplossing. Wij vinden namelijk dat de mens centraal moet staan bij het gebruiken van een sociaal intranet. We leveren een uitgebalanceerde middelenmix die aansluit bij de persona’s en blijven actief betrokken bij het gebruik van je intranet na de lancering.

Naast het gebruiken van een sociaal intranet zijn er natuurlijk ook andere manieren om (samen) thuiswerken slimmer te maken. Daarom hebben we gids geschreven die jou en jouw collega's hierbij helpt. Download deze direct via de onderstaande button!