Het hybride werken is inmiddels de standaard geworden in vele organisaties. Veel medewerkers werken meerdere dagen per week buiten kantoor. Hoewel dit enorm veel voordelen biedt aan medewerkers, merken organisaties nu ook de uitdagingen van het hybride werken. Welke uitdagingen zien we ontstaan en hoe gaan we daar mee om? En waarom is het nu belangrijker dan ooit om goed met medewerkers verbonden te zijn?
Als gevolg van COVID en door de exponentiele ontwikkeling van technologie is het voor medewerkers steeds makkelijker om te werken waar ze willen en wanneer ze willen. Het a-synchroon werken heeft een enorme vlucht genomen. De standaard contactmomenten die voorheen op kantoor waren zijn er minder. Daar tegenover staat dat het aantal communicatiekanalen waarop medewerkers elkaar kunnen bereiken enorm gegroeid is. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams, intranet, Whatsapp, email en Slack. De vraag is hoe je in deze nieuwe situatie effectief je medewerkers bereikt. Medewerkers die niet goed bereikt worden hebben doorgaans minder verbinding met de organisatie.
Het belang van verbinden met medewerkers wordt steeds groter. Met de tekorten op de arbeidsmarkt wordt het steeds belangrijker om na te denken over hoe je talent in de organisatie voor langere tijd kunt binden. Onderzoek van Gartner geeft aan dat 82% van de medewerkers het belangrijk vinden dat er persoonlijke aandacht voor ze is. Meer persoonlijke aandacht is een belangrijke reden om langer in dienst te blijven bij een organisatie. Organisaties worden daarmee gedwongen om niet te communiceren naar ‘een groep medewerkers’, maar te communiceren op persoonlijk, individueel niveau.

Organisaties gaan de komende jaren steeds sneller en meer veranderen door de digitale transformatie waar zij zich in bevinden. Clouddiensten zorgen voor maandelijkse updates, data gedreven werken levert sneller nieuwe inzichten, trends in de markt veranderen sneller. Het zijn slechts een paar drijvende factoren die zorgen voor continue verandering. Als organisatie is het belangrijk om medewerkers te ondersteunen in deze continue verandering. Een gedegen communicatieaanpak is daarin van enorm belang.
Bovenstaande uitdagingen komen wij dagelijks tegen in ons werk. Voor veel organisaties voelen de uitdagingen complex en is er behoefte aan een duidelijk startpunt. Ons advies is om te beginnen met het uitgangspunt dat ‘mens, organisatie en techniek in balans moeten zijn’.
Tip 1: Zet de medewerker centraal
Organisaties gaan heel ver in het in kaart brengen van de customer journey. We doen er alles aan om klanten zo goed mogelijk te ondersteunen. Helaas zien we dit vaak niet terug in de manier waarop we proberen onze medewerkers te ondersteunen in hun employee journey. Een goed startpunt is het in kaart brengen van de doelgroepen in je organisatie. Iedere doelgroep werkt op zijn eigen manier, en heeft zijn eigen informatiebehoefte. Persona’s zijn een goed middel om de doelgroepen uit te werken en zijn bruikbaar om in kaart te brengen waar de uitdagingen rondom communicatie zitten. Dit helpt om content beter te personaliseren.
Tip 2: Begrijpen hoe medewerkers werken
Iedere medewerker werkt op een verschillende manier en gebruikt communicatiekanalen bij hun behoeften en manier van werken. Er is haast geen one size fits all meer mogelijk als het gaat om communiceren. Op basis van de hierboven genoemde persona’s is het mogelijk een employee journey in kaart te brengen. Deze brengt in kaart op welk moment medewerkers communicatiekanalen gebruiken en op welk device. Zo kun je aansturen op de juiste strategie om medewerkers te bereiken op het juiste device en juiste moment.
Tip 3: Bereid je organisatie voor op continue verandering
Verandering is voor veel mensen spannend en vraagt extra tijd en aandacht in hun toch al drukke werkdagen. Communicatie speelt een belangrijke rol in het ondersteunen van de verandering en daarmee in de employee experience. Gegeven het feit dat de komende jaren verandering een continu proces is binnen veel organisaties, is het verstandig om dit proces vanuit een continue communicatieaanpak te ondersteunen. Stel een communicatie veranderplan op welke herhaalbaar is en eenvoudig toegepast kan worden op iedere verandering die plaatsvindt. Een goed communicatieplan ondersteunt medewerkers in het sneller accepteren en omarmen van verandering.

Tip 4: Ga data gedreven werken
Het is belangrijk om inzicht te hebben in of communicatie werkt of niet. Data over het gebruik of tevredenheid biedt belangrijke inzichten. Ga je door met de bestaande aanpak, of moet je je communicatiestrategie aanpassen om meer impact te maken? Meten kan op twee manieren: kwalitatief en kwantitatief. Kwantitatieve data zijn de harde data zoals het aantal clicks, reacties op berichten en dagelijks gebruik. Het is belangrijk om deze te combineren met de zachte, kwalitatieve data. Denk hierbij aan medewerker tevredenheid, verbondenheid met de organisatie. Deze data zijn lastiger op te halen, maar kan via enquêtes uitgevraagd worden in de organisatie. Er zijn mooie tools in de markt die hierbij kunnen ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan Nexthink, waarmee mooie campagnes opgesteld kunnen worden om zachte data te meten.
Meer weten over het verbinden van je medewerkers? We helpen je graag verder!
Ons team
De mensen achter Mixit





















