De meeste bedrijven doen er logischerwijs alles aan om hun klanten en medewerkers blij te maken. Het liefst ondersteund door meetbaar resultaat. Wij horen dan ook in veel trajecten (over de digitale werkplek): “We moeten meer data-driven gaan werken.” Vervolgens behandelt men dat als een doel. Daar gaat een enorme toewijding mee gepaard, waar vaak een overvloed van beschikbare data uit voortkomt. Er wordt tijd en geld geïnvesteerd in ontwikkelen van dashboard-achtige tooling, maar dan rest de vraag: Wat ga je er vervolgens mee doen?
Het gevaar is dat een dashboard vooral wordt gebruikt voor interessante feitjes waar verder niks mee wordt gedaan. Bij Mixit is data verzamelen geen doel op zich, maar zetten we het gericht in om ons succes aan te tonen. Hoe zorg je ervoor dat het meten van succes geen aanzienlijk project wordt en soepel wordt verweven in je werkwijze? In dit blog geven we je onze sleutels tot succes.
Schets aan het begin van je project direct Key Performance Indicators (KPI's) die je doelen ondersteunen.
Voorbeeld: bij het doel ‘blije medewerkers’ zou een sterke KPI kunnen zijn ‘in 2020 stijgt het waarderingscijfer van medewerkers over hun digitale werkplek naar minimaal een 7’.
Natuurlijk moet hier tijd voor worden gemaakt. Geef daarom bij de start een collega of jezelf de verantwoordelijkheid voor het opstellen van KPI’s en het uitvoeren van de metingen. Stel daarbij een meetplan op. Een concreet meetplan is de ruggengraat voor meetbaar succes van de adoptie van de digitale werkplek! Je kan jezelf veel tijd besparen bij het maken van een meetplan door hiervoor een template op te stellen. Dit kan je gemakkelijk doen door de volgende vragen te beantwoorden, die we nader toelichten in dit blog:
- 1. Wat wil je meten?
- 2. Wanneer wil je dit meten?
- 3. Hoe ga je dit uitvoeren?
Start met het identificeren van je doelen en bijbehorende KPI’s. Dit bepaald wat je precies wilt gaan meten en geeft je direct een duidelijke scope. Gebruik de volgende punten voor houvast bij het identificeren:
- Start door jezelf te committeren aan drie verschillende metingen. Gebruik hiervoor je belangrijkste doelen en KPI's. Dit kan voor drie verschillende doelen ieder een meting zijn, of drie metingen voor één doel.
- Identificeer (nog) niet een te uitgebreid pakket aan metingen, maar start simpel. Onthoud dat je succesvolle meetresultaten altijd later nog kunt uitbreiden.
- Bepaal vervolgens wat je precies gaat meten. Neem als voorbeeld dat we het doel ‘blije medewerkers’ willen bevestigen door de medewerkers te vragen hoe ze naar hun digitale werkplek kijken.
- Dit kan door te vragen ‘hoe tevreden ben je’, maar het kan ook met methodes als Net Promoter Score (NPS): Zou je jouw digitale werkplek aanraden aan je medemens?
- Dit kan door te vragen ‘hoe tevreden ben je’, maar het kan ook met methodes als Net Promoter Score (NPS): Zou je jouw digitale werkplek aanraden aan je medemens?
- Ga na of je geplande meting ook écht antwoord geeft op het doel waar de KPI aan hangt en: of het je relevante stuurinformatie oplevert. Alleen weten dat mensen ontevreden zijn, maar niet weten waar het aan ligt, brengt nog geen oplossingsrichting.
- Stel jezelf de waarom vraag: Waarom wil ik meten en wat levert het mij op? Let op: meten om het meten kost je alleen maar waardevolle tijd.
- Betrek belangrijke stakeholders bij het opstellen van de vraagstelling. Pas de vraag zo aan dat deze aansluit op de doelgroep. Probeer duidelijk te maken wat het gewenste gedrag is bij het beantwoorden.
Zodra je weet wat precies hetgeen is wat je succes in kaart brengt, kun je gaan nadenken over wanneer deze metingen strategisch kunnen worden uitgevoerd.
Het is belangrijk eerst na te denken over geschikte momenten om te meten, voordat je jezelf toevertrouwd aan specifieke tooling of meetmethoden. Wees hierbij bewust van de context waarin je meet, timing heeft vanzelfsprekend een significant effect op je meetresultaten
- Plan direct een 0-meting. (deze wordt regelmatig vergeten of te laat gedaan)
- Start met een klein aantal metingen, zodat je deze snel kunt valideren.
- Beschouw het meetplan als een iteratief proces.
- Kies strategische momenten uit als je meetmethode het bevragen van medewerkers bevat. Denk hierbij na over de duur, het aantal vraag momenten, het tijdstip van meten, parallel vallen met andere metingen, etc.
Voor de invulling van deze metingen ga je aan de slag met de vraag: ‘Hoe ga je dit uitvoeren?’
Je bent misschien geneigd om direct een enquête op te stellen als je nadenkt over het meten van succes. Probeer je niet direct te forceren tot een platform als een enquête maar:
- Spreid je meetmethodes. Dit geeft je de beste inzichten en een gevarieerd beeld. Meerdere bronnen geven betere waarheid!
- Verzamel naast kwantitatieve metingen (gesloten vragen) zeker ook kwalitatieve data als input. Hiermee bedoelen we open vragen, maar ook audio en video opnames. Tegenwoordig zijn er steeds meer analysetechnieken om dit om te zetten in kwantitatieve data. Onderstaande afbeelding geeft inzicht in de verschillende vormen van meten.
- Let erop dat je, bij het bevragen van medewerkers, meedoen zo makkelijk mogelijk maakt. Geef hierbij aan wat je met de resultaten gaat doen en hoe deze worden teruggekoppeld.
- Combineer jouw onderzoek met reeds bestaande meetpunten zoals een MTO (Medewerkers Tevredenheid Onderzoek) of regelmatige enquêtes.
- Denk niet alleen in online vragenlijsten, afhankelijk van wat je wilt meten zijn er misschien wel andere manieren die meer geschikt zijn. Denk bijvoorbeeld aan een creatief hulpmiddel wat bij de koffieautomaat hangt. Ook kun je floorwalkers inzetten die naast meten ook direct praktische hulp kunnen bieden.
- Let op: staar je niet blind op digitaal en real-time data verzamelen. Een handmatig ingevulde puntentelling/scorecard kan prima als prototype dienen om hetzelfde succes aan te tonen.
Met het doorlopen van deze drie vragen kom je gemakkelijk en effectief tot het meten van je succes. Maar hoe ga je hiermee verder? Het stopt niet bij het ophalen van de data, maar ga hierna aan de slag met hoe je de data interpreteert en presenteert.
Al bij de eerste resultaten die (uit je prototype) binnenstromen denk je na over wat je hiermee gaat doen.
- De context is hierin key, hier zijn je metingen namelijk op gebaseerd. Communiceer de context waarin de metingen zijn gedaan samen met je resultaten. Denk hierbij aan aantal respondenten, hoe representatief deze zijn, in welke periode het gevraagd is en wat mogelijke contextfactoren waren.
- Wees hier transparant in! Identificeer je aannames en verantwoord de keuze voor je meetmethode. Zo laat je data je succesverhaal echt ondersteunen zonder dat het ongeloofwaardige cijfers zijn.
- Wees kritisch op je meetmethode, gebruik dit als iteratie op je meetplan. Vergeet ook je kwalitatieve data niet in te zetten, zoals citaten, foto’s en screenshots. Deze onderdelen zullen de uitkomsten van je metingen alleen maar versterken.
Wil je meer weten over het meetbaar maken van het succes van de adoptie van jouw online werkplek? Neem contact op door een mail te sturen naar info@mixit.nl of bel naar +31 10 519 2660. Natuurlijk kan je ook hieronder het contactformulier invullen. We helpen je graag verder.
Bedank voor je bericht! Je hoort zo snel mogelijk van ons.
Lees meer over Mixit, Adoptie, Digital Workplace, MS Teams en andere interessante IT-onderwerpen op onze blog pagina.
Meer weten?
Neem contact op met Peter of Jennifer
