Tips & stappenplan voor vergaderen op afstand

Er zijn veel mogelijkheden om elkaar online te blijven ontmoeten met video conferencing. Dat zou ‘click-call-meet’ moeten zijn, maar het blijkt lastiger dan het lijkt. Daarom onze blog over dè basisbehoefte van de thuiswerker: snel, gemakkelijk maar vooral doelgericht.

Concrete werkafspraken voor je team
  • We zetten onze microfoon uit wanneer we niet aan het woord zijn.
  • We zijn actief betrokken bij de vergadering en niet met iets anders bezig.
  • We vergaderen alleen om besluiten te nemen, of elkaar op de hoogte te brengen.
Regel: Een vergadering duurt niet langer dan 45 minuten

Weinig meetings hoeven langer te duren dan 45 minuten. Met die vrijgekomen 15 minuten houd je ruimtes in de agenda’s over om de volgende meeting voor te bereiden of actiepunten uit de huidige meeting uit te werken.

Als initiator zorg je voor een vlekkeloze ervaring en houd je de aandacht van deelnemers vast.

Voor je begint
  • Neem een duidelijk omschreven doel op in de uitnodiging van de vergadering.
  • Voeg er een agenda aan toe.
  • Geef aan wie verplicht moet deelnemen en wie niet.
  • Gebruik de chat-mogelijkheden om alvast de laatste updates vooraf met elkaar te delen.
  • Roep deelnemers op 5 minuten van te voren hun koptelefoon en camera te controleren.
Tijdens de vergadering
  • Controleer of iedereen aanwezig is.
  • Herhaal het doel van de vergadering en vraag of iedereen zich heeft ingelezen.
  • Spreek af wanneer en hoe je kan reageren op wat er wordt gezegd, bijvoorbeeld: deel vragen in een chat-venster.
  • Vraag iedereen hun microfoon te muten wanneer ze niet aan het woord zijn om storende achtergrondgeluiden te voorkomen.
  • Houd de camera’s aan voor betrokkenheid en expressie, tenzij de verbinding te slecht is.
  • Spreek deelnemers geregeld persoonlijk aan om ze te betrekken of controleren of ze er nog zijn.
  • Praat hardop wanneer je iets instelt of overschakelt, zodat deelnemers je kunnen volgen.
Achteraf
  • Deel een samenvatting of opname voor de collega’s die er niet bij konden zijn.
  • Vraag deelnemers persoonlijk om een nabrander, zodat iedereen zich kan uitspreken.
We hebben goede ervaring met Microsoft Teams, Google Hangouts Meet en Zoom
Eerste hulp bij thuiswerken

Mixit wil helpen om in deze periode productief te blijven, daarom delen we graag onze kennis over slim thuis samenwerken. Neem gerust contact op via info@mixit.nl of bel naar 010-12345678.

Daarnaast zijn onze Thuiswerkcoaches beschikbaar voor een gratis eerste consult. Kies hieronder een moment voor een virtueel bakje koffie of een iets langer gesprek.