Tips & stappenplan voor vergaderen op afstand

Er zijn veel mogelijkheden om elkaar online te blijven ontmoeten met video conferencing. Dat zou ‘click-call-meet’ moeten zijn, maar het blijkt lastiger dan het lijkt. Daarom onze blog over dè basisbehoefte van de thuiswerker: snel, gemakkelijk maar vooral doelgericht.

Mixit blog Vergaderen op afstand
Concrete werkafspraken voor je team
  • We zetten onze microfoon uit wanneer we niet aan het woord zijn.
  • We zijn actief betrokken bij de vergadering en niet met iets anders bezig.
  • We vergaderen alleen om besluiten te nemen, of elkaar op de hoogte te brengen.
Regel: Een vergadering duurt niet langer dan 45 minuten

Weinig meetings hoeven langer te duren dan 45 minuten. Met die vrijgekomen 15 minuten houd je ruimtes in de agenda’s over om de volgende meeting voor te bereiden of actiepunten uit de huidige meeting uit te werken.

Als initiator zorg je voor een vlekkeloze ervaring en houd je de aandacht van deelnemers vast.

Voor je begint
  • Neem een duidelijk omschreven doel op in de uitnodiging van de vergadering.
  • Voeg er een agenda aan toe.
  • Geef aan wie verplicht moet deelnemen en wie niet.
  • Gebruik de chat-mogelijkheden om alvast de laatste updates vooraf met elkaar te delen.
  • Roep deelnemers op 5 minuten van te voren hun koptelefoon en camera te controleren.
Tijdens de vergadering
  • Controleer of iedereen aanwezig is.
  • Herhaal het doel van de vergadering en vraag of iedereen zich heeft ingelezen.
  • Spreek af wanneer en hoe je kan reageren op wat er wordt gezegd, bijvoorbeeld: deel vragen in een chat-venster.
  • Vraag iedereen hun microfoon te muten wanneer ze niet aan het woord zijn om storende achtergrondgeluiden te voorkomen.
  • Houd de camera’s aan voor betrokkenheid en expressie, tenzij de verbinding te slecht is.
  • Spreek deelnemers geregeld persoonlijk aan om ze te betrekken of controleren of ze er nog zijn.
  • Praat hardop wanneer je iets instelt of overschakelt, zodat deelnemers je kunnen volgen.
Achteraf
  • Deel een samenvatting of opname voor de collega’s die er niet bij konden zijn.
  • Vraag deelnemers persoonlijk om een nabrander, zodat iedereen zich kan uitspreken.
Download Slim Samen Thuiswerken Gids
Eerste hulp bij thuiswerken

Mixit wil helpen om in deze periode productief te blijven! Daarom hebben wij een gids geschreven waarmee jij en jouw collega's (samen) thuiswerken slimmer kunnen maken. Lees hier meer over de gids of download deze direct via het onderstaande formulier.

We willen je graag op de hoogte houden van gerelateerde informatie.

Geef je ons toestemming om je per e-mail op de hoogte te houden?