Teams, je persoonlijke platform voor productiviteit

Vier stappen naar succes met je digitale werkplek

Jason strull KQ0 C6 Wt E Glo unsplash

Het afgelopen jaar heeft Teams een enorme groei doorgemaakt. Voor een deel komt dat door de pandemie en het noodzakelijke thuiswerken maar ook zonder deze oorzaak was de groei van het platform zichtbaar. In een jaar tijd is de zin ‘ik zit in een call’ gemeengoed geworden. Of dat nu via Zoom, Webex, Google of Teams is, iedereen heeft ettelijke uren erop zitten om via een van deze applicaties verbinding te maken met collega’s.

Wat opmerkelijk is, is dat Teams (als platform) veel meer te bieden heeft dan alleen videobellen of chatten. Zeker als mensen op afstand van elkaar moeten samenwerken, documenten- en kennisdelen, informatie uit andere systemen nodig hebben etc. is het vreemd te zien dat Teams voor dit soort activiteiten nog te weinig gebruikt wordt.

Dit is geen blog over alle functies van Teams of een verkooppraatje over het platform. Ik wil graag delen welke aanpak je kunt hanteren om dit platform te gebruiken om je productiviteit langdurig te verbeteren. Daarvoor hanteer ik de volgende 5 stappen.

1. Fit for Purpose – begrijp de eindgebruiker en vertaal dit naar de juiste oplossing

Te vaak wordt bij (nieuwe) technologie gekeken naar het aanzetten of aanbieden ervan. Werkt het? Is het veilig? Kan iedereen erbij? Dit zijn voorbeelden van vragen die gesteld worden. De echte belangrijke vragen zijn: Wat lossen we hiermee op? En voor wie?

De eerste stap naar langdurig succes is het echt goed begrijpen van je doelgroep en hun knelpunten en kansen te vertalen naar de juiste technologie en functionaliteit. En, voordat je dat in productie brengt, toets je de oplossing met de juiste doelgroep. Dit is niet een eenmalige actie maar iets wat je moet onderhouden en blijvend moet organiseren.

Wat er overigens ook bij hoort en te vaak vergeten wordt zijn de onlosmakelijke randvoorwaarden voor dit succes. Denk aan zaken als werkafspraken, content en governance.

2. Adoptie – de oplossing moet wel gevonden worden en mensen moeten ermee willen en kunnen werken

Een mooie oplossing, zoals in stap 1 bedacht is, is alleen niet voldoende. Want het is niet zomaar gezegd dat in een organisatie van 500 – 5.000 medewerkers je iedereen zomaar bereikt en mensen uit zichzelf dit goed gaan gebruiken. Mensen moeten weten dat de oplossing überhaupt bestaat. En dat ze ook de meerwaarde zien dit ook echt willen gebruiken. En niet alleen, maar ook met (directe) collega’s.

Dit klinkt vrij logisch en eenvoudig maar dat is het in de praktijk vaak niet. Er is geen echte aandacht voor en als het er is dan focust men zich vooral op de training van de tool. En juist daar zit de minste uitdaging. De uitdaging zit in het feit dat je voor al die veranderingen en vernieuwingen (digitale transformatie) je niet opnieuw het wiel moet uitvinden. En gebruik daarnaast de kracht van standaard tooling (Digital Adoption Platforms zoals WorkplaceBuddy) om dit proces efficiënt en schaalbaar uit te voeren.

Kortom: je moet eenmalig een goede generieke communicatie- en adoptieplan maken en dat uitvoeren. Plus, alle feedback (zie punt 4) verzamelen en gebruiken ter verbetering.

Nick morrison F Hnnjk1 Yj7 Y unsplash
3. Benut de kracht van het platform door andere tools en oplossingen te integreren

Microsoft heeft grote plannen met Teams. Dat zie je onder andere door de aankondiging van Microsoft Viva. Maar er zijn meer ontwikkelingen die zeker de moeite waard zijn om te volgen. Wat in ieder geval belangrijk is, is om te benadrukken dat er in het eco systeem van Microsoft talloze leveranciers zijn die een (niche) oplossing hebben die het platform verder aanvult. Een van de oplossingen die interessant zijn is het product Reach van LiveTiles:

In het huidige digitale landschap is het erg belangrijk om iedereen in de organisatie te bereiken. Collega’s die op kantoor werken is een doelgroep die enigszins makkelijk te vinden is, maar hoe bereik je die grote groep ‘desk less workers’ op een makkelijke manier via hetzelfde platform? Reach is daar een goede oplossing voor.

4. Meet resultaten en gebruik de feedback om Fit for Purpose & Adoptie te verbeteren

Tijd en geld investeren om resultaat te bereiken heeft alleen maar zin als je kunt meten hoe ver je in dat proces bent. Het gaat om de combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve informatie die je met elkaar in verband brengt. Anders gezegd, data uit applicaties, data uit adoptieprogramma’s en data uit onderzoek. We gaan tenminste van de volgende drie zaken waar je kpi’s aan wilt hangen:

  1. Wat is het zinvolle gebruik van de oplossing? (m.a.w. wordt Teams gebruikt conform plan en ambitie)
  1. Worden medewerkers er blij en gelukkig van? (meet bijvoorbeeld de interne NPS score van de nieuwe oplossing)
  1. In hoeverre draagt deze oplossing bij aan organisatie doelstellingen?

Kortom: concrete kpi’s dragen bij aan een langdurig succes van om van Teams je persoonlijke productiviteitshub te maken.

En dat brengt me bij het vijfde punt: namelijk zorgen dat je de bovenste vier zodanig (in)regelt dat het een continu proces is. Succes met je digitale werkplek, in dit geval Teams, is niet een eenmalig iets. Functionaliteit verandert, de organisatie verandert, mensen veranderen. Langdurig succes creëren we door hier een dienst van te maken. Als organisatie maak je je vooral druk om wat je wilt bereiken qua kpi’s en resultaat. Wij zorgen voor de vertaalslag naar de juiste tools, juiste communicatie, de juiste governance en dat elke dag weer.

Success as a Service!

Wil je meer weten over de aanpak van Mixit?
Neem dan contact met ons op

De mensen achter Mixit

Ons team

Arjan@2X
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Segourney@2X
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Pleun 2x
Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.
Pleun Luijkx
Digital workplace consultant
Tim 2x
Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.
Tim Swaag
Business development manager
Tessa@2X
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Jeanpierre@2X
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Alissia 2x imageoptim
Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.
Alissia Ahrens
User experience designer
Evelien goed 2x
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Jennifer V 2x
In een steeds meer digitaliserende wereld lijken we de menselijke rol vaak uit het oog te verliezen. Ook op de werkplek. Ik verdiep mij juist graag in de mens, de medewerker, om samen tot digitale oplossingen te kunnen komen die aansluiten bij de behoeften. Oplossingen die je ondersteunen in je dagelijkse werkzaamheden en waar je echt wat aan hebt. In mijn vrije tijd ben ik te vinden op het voetbalveld en maak ik graag een lange wandeling.
Jennifer Vlieland
Digital workplace consultant
Peter 2x
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Sarah 2x
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital workplace consultant
Nicole 2x
Één van de weinige niet-consultants hier! Ik werk aan het voorbereiden, uitvoeren en organiseren van de marketingactiviteiten van Mixit. Al mijn collega’s geven echt die 100% binnen de organisatie en dat is wat mij enthousiast maakt. Naast de kantooruurtjes ben ik te vinden op het terras of op het hockeyveld.
Nicole Breeman
Marketeer
Kim@2X
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Emily 2x
Met een hart voor de eindgebruiker ga ik voor een mooi resultaat voor de klant. Ik zet mijn creativiteit en projectmanagement skills in om een passend adoptieplan in te richten. In mijn vrije tijd lees en schrijf ik veel. En dat komt dan weer goed van pas bij mijn werk!
Emily Baartmans
Digital workplace consultant
Daan 2x
Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.
Daan de Wolf
Digital workplace consultant
Elisa 2x
Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.
Elisa Engelsma
Digital workplace consultant
Joost@2X
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Amy@2X
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Rick 2x
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Jennifer 2x
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital workplace consultant
Kirsten@2X
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Operations manager
Noraly 2x
Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.
Noraly Bovenmars
Digital workplace consultant
Maaike 2x
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital workplace consultant
Omar 2x
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital workplace consultant
Mark 2x
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant
Erik 2x
Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.
Erik Krois
Digital workplace consultant