Nu je enige tijd werkt met MS Teams is het belangrijk dat je ook kijkt hoe MS Teams voor jou kan werken. Er zitten namelijk erg veel functionaliteiten verstopt in deze tool die je niet op het eerste gezicht ziet. Om je alvast wat op gang te helpen, hebben we hier een aantal tips voor je op een rij gezet.

Overzicht creëren en bewaken

Wanneer je een tijdje werkt met Teams, en het aantal kanalen en groepen waar je in zit begint te groeien, wordt het steeds uitdagender om een goed overzicht van al je taken en gesprekken te bewaren.

1. Berichten opslaan en terugvinden

Als je in (groeps)chats en kanalen gesprekken hebt, kan het terugvinden van gesprekken lastig zijn. Door op de 3 puntjes knop te klikken van een bericht wanneer je er met je muis overheen gaat, kan je dat berichtje opslaan. Je kunt deze weer terugvinden door rechtsboven op je eigen profielfoto te klikken en naar ‘Saved’ te gaan.

2. Planner

Planner is de takentool van Microsoft in Teams. Je kunt hier per kanaal alle taken bijhouden, bespreken en aan iemand toewijzen. Een handige manier om alles wat besproken wordt te documenteren en de voortgang te bewaken. Je kunt een Planner toevoegen door in een Kanaal in de bovenste balk op het ‘+’ icoon te klikken en de Planner app te zoeken en toe te voegen.

3. Activity feed sorteren

Je activiteitenoverzicht (activity feed) bevindt zich in de linkerbalk van het teams venster. Hier worden alle gebeurtenissen verzameld die met jou te maken hebben, en dit kan snel vollopen met ‘likes’ en ‘mentions’. Door op het trechtericoon bovenaan deze lijst te klikken, kan je in deze lijst zoeken. Maar als je daarna nog op de drie puntjes-knop (...) klikt, kan je deze hele lijst gemakkelijk sorteren op het type bericht dat je zoekt.

Videobellen

Videobellen is een belangrijke functie wanneer je op afstand werkt, helemaal wanneer de groep met wie je belt erg groot is. Naast goede werkafspraken en een duidelijke agenda zijn er ook een aantal praktische tips om het zo aangenaam mogelijk te maken.

1. Vastpinnen van een spreker

Tijdens een videogesprek probeert Teams zo slim mogelijk te wisselen van wie er in beeld is, op basis van de microfoonactiviteit. Als je zelf wilt kiezen wie je ziet, kan je door met je rechtermuisknop op een avatar te klikken er voor kiezen om iemand vast te pinnen.

2. Snel muten/un-muten

Als je in een gesprek je microfoon wilt uitzetten, kun je dat doen door op het microfoon icoontje te klikken. Wanneer je dit één keer hebt gedaan, kun je de microfoon middels de spatiebalk eenvoudig aan- en uitzetten. Dit werkt totdat je met je muis een andere functie hebt aangeklikt.

3. Een videomeeting opslaan

Wanneer niet iedereen bij een virtuele vergadering kan zijn, is het soms handig om een opname te maken, zodat je die later kunt delen. Dit kan door tijdens het videogesprek op de drie puntjes te klikken en op ‘start recording’ te klikken.

Overige tips
1 . Status melding instellen

Houd je collega’s op de hoogte van je bereikbaarheid door een statusmelding in te vullen. Klik op je profielfoto rechtsboven en op ‘set status message’. Hier kan je aangeven voor hoelang je wel of niet beschikbaar bent. Ook kan je instellen dat mensen deze tekst zien wanneer ze een berichtje tegen je beginnen te typen.

2. Search/ command-balk

Bovenaan je Teams-venster staat een grote zoekbalk. Maar naast zoeken kan deze nog veel meer. Probeer maar eens uit door ‘/chat’ te typen. Je kunt dan direct een een collega selecteren om een berichtje te sturen, waar je ook binnen Teams bent.

3. Sub-groepen

Je kan sub-groepen maken d.m.v. een Tag binnen een team/kanaal. Deze kan je vervolgens @mentionen. Dit is erg handig voor grote groepen.

4. Mails forwarden

Je kan het mailadres van een kanaal ophalen. Zo kan je makkelijk een mailtje forwarden.

5. Meldingen uitschakelen

Bij Teams op je mobiel heb je de instelling om meldingen uit te zetten buiten kantoortijden. Deze instelling vind je onder ‘Meldingen’ en dan klik je op ‘Stille uren’.

Apps intalleren

Naast de standaard ‘apps’ van Microsoft zoals bijvoorbeeld OneNote & Planner zijn er ook veel integraties met andere tools mogelijk. Een aantal goede zijn:

  • Polly: Met deze app kan je makkelijk een Poll of een Enquête maken in een kanaal
  • Trello: Een alternatief voor Planner, zelf in te richten takenbord
  • Miro: Samen digitaal brainstormen
Sneltoetsen

Voor wie de eerder genoemde tips niet genoeg zijn, hebben we ook nog een aantal sneltoetsen. Hier de drie meest gebruikte:

  • CTRL+E: snel naar de zoekbalk
  • CTRL+G: snel naar een team
  • CTRL+N: nieuwe chat starten
  • Of typ ‘/keys’ in de zoekbalk om alle sneltoetsen te bekijken.
Eerste hulp bij thuiswerken

Mixit wil helpen om in deze periode productief te blijven, daarom delen we graag onze kennis over slim thuis samenwerken. Neem gerust contact op via info@mixit.nl of bel naar 010-12345678.

Daarnaast zijn onze Thuiswerkcoaches beschikbaar voor een gratis eerste consult gesprek. Mixit wil helpen om in deze periode productief te blijven. Kies hieronder een moment voor een virtueel bakje koffie of een iets langer gesprek.

Dit zijn de mensen achter Mixit
Ons team
Corine Ahlrichs
Ooit ben ik op de vingers getikt: "Je hebt te veel aandacht voor de gebruiker." Nu is aandacht geven mijn werk geworden. Ik leef me in, werk graag samen en wil nog beter worden in wat ik doe. Net als dat ik na 27 hockeyseizoenen na de wedstrijd mijn doelpunten tel, maar ook bedenk wat ik kan perfectioneren.
Corine Ahlrichs
Succesmanager
Suze Krijnen
Slim samenwerken met digitale tools: ik heb nooit anders gedaan en gun het iedereen. Ik help je graag door zaken tot in de puntjes uit te zoeken en steeds verbeterkansen te signaleren. In mijn vrije tijd vind je mij in de dans- of pilatesstudio of kijk ik een science fiction film.
Suze Krijnen
Digital workplace consultant
Rick de Vries
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Tessa van der Linden
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
Projectmanager
Arjan Nataraj
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Joost van den Berg
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Maaike Van Der Noord
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike Van Der Noord
Digital workplace consultant
Carlijn Cuijpers
Ik wil graag mijn kennis van innovatie en ontwerp inzetten om het dagelijks leven een stukje makkelijker en leuker te maken. Naast werk ben ik in het dagelijks leven ook graag bezig met sport, muziek, reizen en koffie drinken.
Carlijn Cuijpers
Digital workplace consultant
Kim Kaars
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Kirsten Kikkert
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Projectmanager
Evelien Habing
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Mark Opschoor
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant
Peter de Jong
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Segourney Muntslag
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Jean Pierre Martens
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Amy van Wichen
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager