Persoonlijke productiviteit bij hybride werken

Als je meerdere mensen vraagt wat productiviteit voor hen betekent zul je verschillende antwoorden krijgen. De één meet het aan een volle agenda en de ander aan het aantal afgetikte punten van een to-do lijst. En zo zijn er nog veel meer antwoorden mogelijk, wat het een lastige term maakrt. Want wellicht is er een verschil tussen productief zijn en je productief voelen?

Uitdagingen persoonlijke productiviteit

Voor corona was het vaak vanzelfsprekend om op kantoor en/of bij klanten te werken. Nu is dat vaak anders, want elke organisatie heeft inmiddels een thuiswerk beleid vormgegeven. Van een minimumaantal dagen op kantoor tot totale flexibiliteit. Hierdoor ontstaat hybride werken; deels thuis, deels op kantoor, deels fysieke vergaderingen, deels online, of ergens daar tussenin. Je kan nu het ene uur in een meeting zitten voor project A en aansluitend een uur voor project B. Daarom is het van belang om de verwachtingen goed te managen en flexibiliteit te houden in je dag zodat collega’s/klanten tevreden blijven. Wanneer je een vergadering, presentatie of workshop op locatie geeft, maakt reistijd het vaak ingewikkeld om hetzelfde niveau van productiviteit te volgen. Goede communicatie naar collega’s en klanten is hiervoor essentieel.

Hoe plan je je dag zo productief mogelijk?

Plannen is cruciaal bij hybride werken daarom is het belangrijk om je agenda up-to-date te houden. Je kunt namelijk wel je hele dag volplannen maar er komt vaak wel iets tussendoor zoals een noodvraag of een “brandje” dat geblust moet worden. Schiet voor jezelf werkblokken in je agenda zodat je weet wanneer je aan wat gaat werken. Hierdoor voorkom je dat je agenda ineens wordt volgeschoten met afspraken en er geen tijd meer over is om andere taken af te ronden. Zo weet je ook dat wanneer er iets tussendoor komt, waar je tijd heen gaat en waar het ten koste van gaat. Vergeet niet om reistijd te blokken in de agenda, zo voorkom je onhandige situaties in de trein of auto. Wanneer je werkt met Offce365, is de Outlook Agenda de tool voor jou in combinatie met de tool To-Do. Je sleept gemakkelijk jouw to-do’s in jouw agenda. Het volgen van je agenda en afstrepen van de taken die gedaan zijn kan bijdragen aan het gevoel persoonlijke productiviteit.

Meten van persoonlijke productiviteit

Organisaties willen productiviteit graag meten, maar dit blijft een lastige kwestie. Zoals eerder gezegd is de definitie van productiviteit verschillend voor iedereen, en kun je medewerkers dus niet direct vragen “score jouw persoonlijke productiviteit op een schaal van 1-10”. Je kunt als organisatie vaak gemakkelijk meten hoeveel unieke gebruikers applicaties dagelijks hebben. Echter, privacywetgeving voorkomt dat organisaties medewerker specifieke data mogen uitlezen. Maar wat zegt het totale gebruik van applicaties binnen een organisatie eigenlijk over persoonlijke productiviteit? Niet veel. Stel daarom als organisatie vast wat productiviteit voor jullie betekent en bedenk vragen voor medewerkers om concrete antwoorden te krijgen. Dan kun je deze subjectieve uitkomsten koppelen aan objectieve resultaten uit bijvoorbeeld Microsoft Power BI. Wanneer je deze uitkomsten combineert en analyseert zul je meer kunnen zeggen over de persoonlijke productiviteit van medewerkers.

Als organisatie bijdragen aan de productiviteit van je medewerkers

Als medewerkers worden geholpen beter te kunnen werken met de beschikbare applicaties binnen de digitale werkplek, draagt dat bij aan het gevoel van persoonlijke productiviteit. Het komt vaak voor dat medewerkers niet weten wat de werkprocessen en werkafspraken zijn binnen een organisatie. Daarnaast hebben medewerkers soms goedkeuring nodig voor het bekijken van documenten en als dit proces te lang duurt staat dit hun productiviteit in de weg. Veel organisaties zijn gewisseld naar Office 365 waardoor er minder gewerkt wordt met schijven, waardoor het makkelijker zou moeten worden voor de medewerker. Maar alleen met deze overstap ben je er nog niet, ook is het van belang de werkprocessen en werkafspraken zo in te richten dat de medewerker gemakkelijk zijn werk kan doen. Het inrichten van deze processen is niet het enige, de medewerker moet ook te weten komen hoe er met de technologie gewerkt moet worden. Mensen zijn opzoek naar handigheidjes. Maar let op; als de organisatie deze handigheidje niet aanreikt, zullen er “handigheidjes” gevonden worden buiten de gemaakte werkafspraken. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat ze het juiste doen kan dit bijdragen aan de persoonlijke productiviteit. Op deze manier kun je als organisatie zoveel mogelijk obstakels wegnemen voor medewerkers die hun productiviteit in de weg staan.

Klinkt dat goed en wil je meer weten over persoonlijke productiviteit? Neem dan contact met Evelien Habing.

Contact

Ons team

Dit zijn de mensen achter Mixit

Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.

Joost van den Berg

User experience designer

Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.

Arjan Nataraj

Managing partner

Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.

Alissia Ahrens

User experience designer

Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.

Noraly Bovenmars

Digital Employee Experience Consultant

Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.

Daan de Wolf

Digital Employee Experience Consultant

Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.

Kim Kaars

Digital Employee Experience Consultant

Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.

Tim Swaag

Business development manager

Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.

Omar van der Heijden

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.

Tessa van der Linden

HR manager

Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?

Maaike van der Noord

Digital Employee Experience Consultant

Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!

Rick de Vries

Digital Employee Experience Consultant

Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.

Amy van Wichen

Projectmanager

Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.

Elisa Engelsma

Digital Employee Experience Consultant

Mensen helpen en geholpen laten voelen daar word ik blij van! Ik ben nieuwsgierig naar wat er speelt bij organisaties en denk graag mee over wat wij daarin kunnen betekenen. Buiten werktijd geniet ik van samen zijn met vrienden, sporten en koken.

Daphne Roorda

Accountmanager

Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.

Segourney Muntslag

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.

Erik Krois

Digital Employee Experience Consultant

Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.

Pleun Luijkx

Digital Employee Experience Consultant

Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.

Peter de Jong

Digital Employee Experience Consultant

Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.

Sarah Kraanen

Digital Employee Experience Consultant

Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.

Kirsten Kikkert

Operations manager

Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.

Jennifer Bijkerk

Digital Employee Experience Consultant

Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!

Jean Pierre Martens

Managing partner