Een nieuwe digitale werkplek voor Pameijer

Pameijer is een zorginstelling in de regio Rotterdam. Met 130 zorgteams en meer dan 2800 medewerkers zorgen zij voor mensen voor wie meedoen in de maatschappij lastig is. Hulpvragen variëren per klant maar Pameijer gaat er altijd vanuit dat ontwikkeling mogelijk is. Al die vragen en begeleiding van meer dan 6000 cliënten zorgen ervoor dat de organisatie duizenden dossiers beheert. Het kostte medewerkers dan ook elke dag veel tijd om zich voor te bereiden op hun werk. Daarom riepen ze de hulp in van Mixit. Het doel was om minder tijd kwijt te zijn aan het zoeken naar informatie, om meer tijd aan hun cliënten te kunnen besteden.

Een concrete vraag waarin een moderne werkplek goed kan ondersteunen. Welke oplossing we hebben ontwikkeld en hoe de medewerkers deze ervaren, bespreken we aan Michael Smalheer, wooncoach, en Liesbeth Baan, casemanager.

In samenwerking met Pameijer ontwikkelde Mixit hiervoor DigiPameijer. Dit is in feite een schil die de meestgebruikte systemen met elkaar verbindt. Medewerkers hoeven hierdoor minder te schakelen tussen de verschillende applicaties. DigiPameijer is de centrale startplek waarmee iedere medewerker, vanaf zijn of haar laptop, mobiel of tablet, aan het begin van de werkdag in één oogopslag alle relevante informatie ziet, ongeacht in welk systeem deze informatie zich bevindt. Dit overzicht is bovendien afgestemd op de zorgmedewerker. Iedere medewerker ziet alleen de cliënteninformatie die voor hem of haar belangrijk is.

De aanpak van het DigiPameijer-project was anders dan van eerdere IT-projecten. In die projecten werd vooral gekeken naar de functionaliteit van applicaties. Men ging ervan uit dat zorgmedewerkers hier, zonder veel begeleiding, direct mee uit de voeten konden. Dat bleek in de praktijk echter lang niet altijd het geval te zijn. Zo ontstond er soms onbegrip tussen de zorgteams en het hoofdkantoor.

In het DigiPameijer project maakten zorgmedewerkers met verschillende rollen en van verschillende locaties deel uit van het projectteam. Naast Michael Smalheer (wooncoach) en Liesbeth Baan (casemanager) waren ook een projectbegeleider en een ambulante collega onderdeel van het projectteam. Alle (functionele) keuzes werden met hen getoetst. Vooraf bracht Pameijer de wensen en eisen van zorgmedewerkers voor hun nieuwe werkplek in kaart. Mixit hielp daarna prioriteren wat echt nodig was en wat belangrijk was maar eventueel later kon. Vervolgens vertaalde Mixit deze naar een ontwerp voor een nieuwe werkplek.

Voor de definitieve uitrol testte een testgroep een pilot van de digitale werkplek. Op basis hiervan werd de uiteindelijke uitrolstrategie bepaald. Tijdens de uitrol van deze testgroepen waren altijd collega’s van het hoofdkantoor aanwezig waren.

Al deze maatregelen zorgden voor meer wederzijds begrip tussen hoofdkantoor en de zorgmedewerkers op de vloer.

Maar een nieuw platform is niet zaligmakend. Het gaat erom dat de medewerkers ermee kunnen werken en de nieuwe werkplek zinvol vinden. Daarom werd veel aandacht besteed aan adoptie. Naast de genoemde zorgmedewerkers waren ook een adoptie-adviseur en productowner onderdeel van het projectteam. Zij zorgden voor de vertaling vanuit de gebruikers en dat deze er ook daadwerkelijk mee geholpen zouden zijn.

Na de pilot zouden op elke locatie kick-offs worden georganiseerd om medewerkers te leren omgaan met de nieuwe werkplek maar toen brak corona uit. Mixit heeft de zorgmedewerkers en IT-medewerkers uit het projectteam geholpen met de voorbereidingen van de kick-offs. Deze organiseerden zij zelf via Teams.

Bij die kick-off werd van ieder team de digivaardigheid van de medewerkers in kaart gebracht. Hierbij werd onderscheid gemaakt tussen lopers, joggers en sprinters. Lopers zijn het minst digivaardig en sprinters het meest digivaardig. Doordat medewerkers zich bewust waren van hun eigen niveau en dat van de collega's uit hun team wisten ze wat ze konden verwachten en konden ze elkaar beter helpen.