Een nieuwe digitale werkplek voor Pameijer

Pameijer is een zorginstelling in de regio Rotterdam. Met 130 zorgteams en meer dan 2800 medewerkers zorgen zij voor mensen voor wie meedoen in de maatschappij lastig is.

Mixit Klantcase Pameijer
Minder tijd achter het scherm, meer tijd voor cliënten

Pameijer is een zorginstelling in de regio Rotterdam. Met 130 zorgteams en meer dan 2800 medewerkers zorgen zij voor mensen voor wie meedoen in de maatschappij lastig is. Hulpvragen variëren per klant maar Pameijer gaat er altijd vanuit dat ontwikkeling mogelijk is. Al die vragen en begeleiding van meer dan 6000 cliënten zorgen ervoor dat de organisatie duizenden dossiers beheert. Het kostte medewerkers dan ook elke dag veel tijd om zich voor te bereiden op hun werk. Daarom riepen ze de hulp in van Mixit. Het doel was om minder tijd kwijt te zijn aan het zoeken naar informatie, om meer tijd aan hun cliënten te kunnen besteden.

Een concrete vraag waarin een moderne werkplek goed kan ondersteunen. Welke oplossing we hebben ontwikkeld en hoe de medewerkers deze ervaren, bespreken we aan Michael Smalheer, wooncoach, en Liesbeth Baan, casemanager.

Informatie verspreid over verschillende systemen

De medewerkers van Pameijer maken voor hun werk gebruik van diverse applicaties. De meest gebruikte systemen zijn het elektronisch cliëntendossier, de verschillende Microsoft-applicaties en het roostersysteem. Om hun werk uit te voeren, schakelen ze tussen de diverse applicaties en moeten ze in diverse systemen zoeken naar de juiste informatie. Dit kostte behoorlijk wat tijd. In 2018 vroegen ze Mixit mee te denken over een efficiëntere werkplek.

Remarkable
In één oogopslag alle relevante informatie

In samenwerking met Pameijer ontwikkelde Mixit hiervoor DigiPameijer. Dit is in feite een schil die de meestgebruikte systemen met elkaar verbindt. Medewerkers hoeven hierdoor minder te schakelen tussen de verschillende applicaties. DigiPameijer is de centrale startplek waarmee iedere medewerker, vanaf zijn of haar laptop, mobiel of tablet, aan het begin van de werkdag in één oogopslag alle relevante informatie ziet, ongeacht in welk systeem deze informatie zich bevindt. Dit overzicht is bovendien afgestemd op de zorgmedewerker. Iedere medewerker ziet alleen de cliënteninformatie die voor hem of haar belangrijk is.

U0 A1534

“Als ik in de 5 minuten voordat mijn dienst begint snel rapportages wil doornemen lukte me dat voorheen echt niet, ik moest alles apart openen. Met DigiPameijer gaat dat met gemak!"

Met de nieuwe werkplek heeft de medewerker een beknopt overzicht van alle eerstvolgende afspraken. Hiervoor worden afspraken uit de diverse agenda’s getoond. Ook kan de medewerker de eigen agenda vergelijken met die van collega’s. Voor details kan hij/zij direct doorlinken naar de desbetreffende agenda in Outlook, PlanCare of de roosterapplicatie.

Deze oplossing zorgt voor een meer relaxte start van de dag, beter overzicht en minder tijdverspilling.

Pameijer dashboard
Een andere aanpak dan normaal

De aanpak van het DigiPameijer-project was anders dan van eerdere IT-projecten. In die projecten werd vooral gekeken naar de functionaliteit van applicaties. Men ging ervan uit dat zorgmedewerkers hier, zonder veel begeleiding, direct mee uit de voeten konden. Dat bleek in de praktijk echter lang niet altijd het geval te zijn. Zo ontstond er soms onbegrip tussen de zorgteams en het hoofdkantoor.

In het DigiPameijer project maakten zorgmedewerkers met verschillende rollen en van verschillende locaties deel uit van het projectteam. Naast Michael Smalheer (wooncoach) en Liesbeth Baan (casemanager) waren ook een projectbegeleider en een ambulante collega onderdeel van het projectteam. Alle (functionele) keuzes werden met hen getoetst. Vooraf bracht Pameijer de wensen en eisen van zorgmedewerkers voor hun nieuwe werkplek in kaart. Mixit hielp daarna prioriteren wat echt nodig was en wat belangrijk was maar eventueel later kon. Vervolgens vertaalde Mixit deze naar een ontwerp voor een nieuwe werkplek.

Voor de definitieve uitrol testte een testgroep een pilot van de digitale werkplek. Op basis hiervan werd de uiteindelijke uitrolstrategie bepaald. Tijdens de uitrol van deze testgroepen waren altijd collega’s van het hoofdkantoor aanwezig waren.

Al deze maatregelen zorgden voor meer wederzijds begrip tussen hoofdkantoor en de zorgmedewerkers op de vloer.

U0 A0852

“Over het proces om tot DigiPameijer te komen, zijn we echt heel tevreden. Zorgmedewerkers betrekken zoals we dat gedaan hebben, is een heel groot pluspunt. Op deze manier is het echt een product van de medewerkers. Het was daarnaast ook superleuk om te doen!”

Hoe krijgen we iedereen aan boord?

Maar een nieuw platform is niet zaligmakend. Het gaat erom dat de medewerkers ermee kunnen werken en de nieuwe werkplek zinvol vinden. Daarom werd veel aandacht besteed aan adoptie. Naast de genoemde zorgmedewerkers waren ook een adoptie-adviseur en productowner onderdeel van het projectteam. Zij zorgden voor de vertaling vanuit de gebruikers en dat deze er ook daadwerkelijk mee geholpen zouden zijn.

Na de pilot zouden op elke locatie kick-offs worden georganiseerd om medewerkers te leren omgaan met de nieuwe werkplek maar toen brak corona uit. Mixit heeft de zorgmedewerkers en IT-medewerkers uit het projectteam geholpen met de voorbereidingen van de kick-offs. Deze organiseerden zij zelf via Teams.

Bij die kick-off werd van ieder team de digivaardigheid van de medewerkers in kaart gebracht. Hierbij werd onderscheid gemaakt tussen lopers, joggers en sprinters. Lopers zijn het minst digivaardig en sprinters het meest digivaardig. Doordat medewerkers zich bewust waren van hun eigen niveau en dat van de collega's uit hun team wisten ze wat ze konden verwachten en konden ze elkaar beter helpen.

Nieuwe aanpak, beter resultaat?

De vraag is natuurlijk of deze aanpak heeft geleid tot een beter resultaat. Vinden Pameijer medewerkers hun nieuwe werkplek beter en is deze zinvol voor het uitvoeren van hun werk? Hiervoor laten we de medewerkers aan het woord.

Om te definiëren wat zinvol is, gaan we nog even terug naar het doel van de aanpassing: minder tijd kwijt zijn achter de computer/iPad en meer tijd hebben voor cliënten. Maar ook beter en sneller op de hoogte te zijn van informatie rondom cliënten.

Is dat doel bereikt?

We vragen het Michael:
“Voor degenen die DigiPameijer gebruiken: zeker weten! Het product maakt dat je efficiënter je werk kunt doen en het bespaart echt tijd. Er blijven mensen die het niet optimaal gebruiken, dat komt deels door hoe digivaardig ze zijn maar heeft ook te maken met de uitrol in coronatijd.”

Nieuwe medewerkers omarmen direct de nieuwe manier van werken, vertelt één van de medewerkers:
“DigiPameijer is heel fijn in gebruik, maar doordat de oude wereld niet helemaal uitgezet kan worden, zie je dat de oude situatie ook nog gebruikt wordt door een aantal collega's. Wat we zien is dat nieuwe collega's bijna alles in DigiPameijer doen en het ook echt als startpunt gebruiken, de collega's die al heel lang voor Pameijer werken, houden wat meer vast aan hun oude gewoontes.”

Op de vraag wat het beste is dat DigiPameijer heeft gebracht, wordt vooral geantwoord dat het heel nuttig is om onderweg te kunnen rapporteren en snel inzicht te hebben in wat er bij de klant speelt. Een van de medewerkers vertelt:
“In DigiPameijer kun je snel zien bij welke cliënten gerapporteerd is en wat de prioriteit is. Dat maakt dat je een vliegende start van je dienst hebt.”

En over mobiel rapporteren, zegt een ander:
“Je kan via je mobiel heel veel dingen doen waar je eerst apart voor moest inloggen. Rapporteren en tijdschrijven kan nu bijvoorbeeld vanuit de auto of in het openbaar vervoer. Dat scheelt heel veel tijd!” en “Ik werk veel sneller en makkelijker, vooral op de Iphone en Ipad.”

En daarmee is het doel om meer tijd aan de klant te kunnen besteden zeker bereikt!
U0 A1446

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het succesvol implementeren van digitale werkplekken? Of hebben jullie al digitale werkplekken maar valt het niet mee om iedereen aan boord te krijgen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag!

Ons team

Kim@2X
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Joost@2X
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Emily 2x
Met een hart voor de eindgebruiker ga ik voor een mooi resultaat voor de klant. Ik zet mijn creativiteit en projectmanagement skills in om een passend adoptieplan in te richten. In mijn vrije tijd lees en schrijf ik veel. En dat komt dan weer goed van pas bij mijn werk!
Emily Baartmans
Digital workplace consultant
Pleun 2x
Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.
Pleun Luijkx
Digital workplace consultant
Amy@2X
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Segourney@2X
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Daan 2x
Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.
Daan de Wolf
Digital workplace consultant
Tim 2x
Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.
Tim Swaag
Business development manager
Omar 2x
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital workplace consultant
Elisa 2x
Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.
Elisa Engelsma
Digital workplace consultant
Alissia 2x imageoptim
Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.
Alissia Ahrens
User experience designer
Tessa@2X
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Rick 2x
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Evelien goed 2x
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Maaike 2x
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital workplace consultant
Arjan@2X
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Jeanpierre@2X
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Kirsten@2X
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Operations manager
Sarah 2x
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital workplace consultant
Erik 2x
Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.
Erik Krois
Digital workplace consultant
Jennifer 2x
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital workplace consultant
Noraly 2x
Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.
Noraly Bovenmars
Digital workplace consultant
Peter 2x
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant