Pameijer is een zorginstelling in de regio Rotterdam. Met 130 zorgteams en meer dan 2800 medewerkers zorgen zij voor mensen voor wie meedoen in de maatschappij lastig is. Hulpvragen variëren per klant maar Pameijer gaat er altijd vanuit dat ontwikkeling mogelijk is. Al die vragen en begeleiding van meer dan 6000 cliënten zorgen ervoor dat de organisatie duizenden dossiers beheert. Het kostte medewerkers dan ook elke dag veel tijd om zich voor te bereiden op hun werk. Daarom riepen ze de hulp in van Mixit. Het doel was om minder tijd kwijt te zijn aan het zoeken naar informatie, om meer tijd aan hun cliënten te kunnen besteden.
Een concrete vraag waarin een moderne werkplek goed kan ondersteunen. Welke oplossing we hebben ontwikkeld en hoe de medewerkers deze ervaren, bespreken we aan Michael Smalheer, wooncoach, en Liesbeth Baan, casemanager.
Informatie verspreid over verschillende systemen
De medewerkers van Pameijer maken voor hun werk gebruik van diverse applicaties. De meest gebruikte systemen zijn het elektronisch cliëntendossier, de verschillende Microsoft-applicaties en het roostersysteem. Om hun werk uit te voeren, schakelen ze tussen de diverse applicaties en moeten ze in diverse systemen zoeken naar de juiste informatie. Dit kostte behoorlijk wat tijd. In 2018 vroegen ze Mixit mee te denken over een efficiëntere werkplek.

In samenwerking met Pameijer ontwikkelde Mixit hiervoor DigiPameijer. Dit is in feite een schil die de meestgebruikte systemen met elkaar verbindt. Medewerkers hoeven hierdoor minder te schakelen tussen de verschillende applicaties. DigiPameijer is de centrale startplek waarmee iedere medewerker, vanaf zijn of haar laptop, mobiel of tablet, aan het begin van de werkdag in één oogopslag alle relevante informatie ziet, ongeacht in welk systeem deze informatie zich bevindt. Dit overzicht is bovendien afgestemd op de zorgmedewerker. Iedere medewerker ziet alleen de cliënteninformatie die voor hem of haar belangrijk is.

“Als ik in de 5 minuten voordat mijn dienst begint snel rapportages wil doornemen lukte me dat voorheen echt niet, ik moest alles apart openen. Met DigiPameijer gaat dat met gemak!"
Met de nieuwe werkplek heeft de medewerker een beknopt overzicht van alle eerstvolgende afspraken. Hiervoor worden afspraken uit de diverse agenda’s getoond. Ook kan de medewerker de eigen agenda vergelijken met die van collega’s. Voor details kan hij/zij direct doorlinken naar de desbetreffende agenda in Outlook, PlanCare of de roosterapplicatie.
Deze oplossing zorgt voor een meer relaxte start van de dag, beter overzicht en minder tijdverspilling.

De aanpak van het DigiPameijer-project was anders dan van eerdere IT-projecten. In die projecten werd vooral gekeken naar de functionaliteit van applicaties. Men ging ervan uit dat zorgmedewerkers hier, zonder veel begeleiding, direct mee uit de voeten konden. Dat bleek in de praktijk echter lang niet altijd het geval te zijn. Zo ontstond er soms onbegrip tussen de zorgteams en het hoofdkantoor.
In het DigiPameijer project maakten zorgmedewerkers met verschillende rollen en van verschillende locaties deel uit van het projectteam. Naast Michael Smalheer (wooncoach) en Liesbeth Baan (casemanager) waren ook een projectbegeleider en een ambulante collega onderdeel van het projectteam. Alle (functionele) keuzes werden met hen getoetst. Vooraf bracht Pameijer de wensen en eisen van zorgmedewerkers voor hun nieuwe werkplek in kaart. Mixit hielp daarna prioriteren wat echt nodig was en wat belangrijk was maar eventueel later kon. Vervolgens vertaalde Mixit deze naar een ontwerp voor een nieuwe werkplek.
Voor de definitieve uitrol testte een testgroep een pilot van de digitale werkplek. Op basis hiervan werd de uiteindelijke uitrolstrategie bepaald. Tijdens de uitrol van deze testgroepen waren altijd collega’s van het hoofdkantoor aanwezig waren.
Al deze maatregelen zorgden voor meer wederzijds begrip tussen hoofdkantoor en de zorgmedewerkers op de vloer.

“Over het proces om tot DigiPameijer te komen, zijn we echt heel tevreden. Zorgmedewerkers betrekken zoals we dat gedaan hebben, is een heel groot pluspunt. Op deze manier is het echt een product van de medewerkers. Het was daarnaast ook superleuk om te doen!”
Maar een nieuw platform is niet zaligmakend. Het gaat erom dat de medewerkers ermee kunnen werken en de nieuwe werkplek zinvol vinden. Daarom werd veel aandacht besteed aan adoptie. Naast de genoemde zorgmedewerkers waren ook een adoptie-adviseur en productowner onderdeel van het projectteam. Zij zorgden voor de vertaling vanuit de gebruikers en dat deze er ook daadwerkelijk mee geholpen zouden zijn.
Na de pilot zouden op elke locatie kick-offs worden georganiseerd om medewerkers te leren omgaan met de nieuwe werkplek maar toen brak corona uit. Mixit heeft de zorgmedewerkers en IT-medewerkers uit het projectteam geholpen met de voorbereidingen van de kick-offs. Deze organiseerden zij zelf via Teams.
Bij die kick-off werd van ieder team de digivaardigheid van de medewerkers in kaart gebracht. Hierbij werd onderscheid gemaakt tussen lopers, joggers en sprinters. Lopers zijn het minst digivaardig en sprinters het meest digivaardig. Doordat medewerkers zich bewust waren van hun eigen niveau en dat van de collega's uit hun team wisten ze wat ze konden verwachten en konden ze elkaar beter helpen.
De vraag is natuurlijk of deze aanpak heeft geleid tot een beter resultaat. Vinden Pameijer medewerkers hun nieuwe werkplek beter en is deze zinvol voor het uitvoeren van hun werk? Hiervoor laten we de medewerkers aan het woord.
Om te definiëren wat zinvol is, gaan we nog even terug naar het doel van de aanpassing: minder tijd kwijt zijn achter de computer/iPad en meer tijd hebben voor cliënten. Maar ook beter en sneller op de hoogte te zijn van informatie rondom cliënten.
We vragen het Michael:
“Voor degenen die DigiPameijer gebruiken: zeker weten! Het product maakt dat je efficiënter je werk kunt doen en het bespaart echt tijd. Er blijven mensen die het niet optimaal gebruiken, dat komt deels door hoe digivaardig ze zijn maar heeft ook te maken met de uitrol in coronatijd.”
Nieuwe medewerkers omarmen direct de nieuwe manier van werken, vertelt één van de medewerkers:
“DigiPameijer is heel fijn in gebruik, maar doordat de oude wereld niet helemaal uitgezet kan worden, zie je dat de oude situatie ook nog gebruikt wordt door een aantal collega's. Wat we zien is dat nieuwe collega's bijna alles in DigiPameijer doen en het ook echt als startpunt gebruiken, de collega's die al heel lang voor Pameijer werken, houden wat meer vast aan hun oude gewoontes.”
Op de vraag wat het beste is dat DigiPameijer heeft gebracht, wordt vooral geantwoord dat het heel nuttig is om onderweg te kunnen rapporteren en snel inzicht te hebben in wat er bij de klant speelt. Een van de medewerkers vertelt:
“In DigiPameijer kun je snel zien bij welke cliënten gerapporteerd is en wat de prioriteit is. Dat maakt dat je een vliegende start van je dienst hebt.”
En over mobiel rapporteren, zegt een ander:
“Je kan via je mobiel heel veel dingen doen waar je eerst apart voor moest inloggen. Rapporteren en tijdschrijven kan nu bijvoorbeeld vanuit de auto of in het openbaar vervoer. Dat scheelt heel veel tijd!” en “Ik werk veel sneller en makkelijker, vooral op de Iphone en Ipad.”

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het succesvol implementeren van digitale werkplekken? Of hebben jullie al digitale werkplekken maar valt het niet mee om iedereen aan boord te krijgen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag!
Ons team





















