Maak een succes van je digitale werkplekken door zinvol gebruik

Bijna alle organisaties stappen over naar een digitale werkplek. Het internet staat vol met beloftes over de mogelijkheden van digitale werkplekken. Allemaal even waar. Maar wanneer is een digitale werkplek voor jouw organisatie succesvol? Dat kan alleen als deze zinvol is, zowel voor de organisatie als voor de gebruiker.

In een reeks blogs gaan we dieper in op zinvol gebruik. Hoe bepaal je wat zinvol is voor jullie organisatie en hoe meet je of je hierin succesvol bent? In deze blog beginnen met het bepalen van het uitgangspunt voor je meting: het doel van de organisatie.

Techniek alleen is niet de oplossing

De aanleiding om digitale werkplekken te implementeren, kunnen verschillend zijn: meer flexibiliteit om remote werken, een platform dat ophoudt te bestaan, etc. Vaak is IT initiator van de verandering. Dit moment biedt veel nieuwe kansen, ook – of vooral – voor de business, zolang de insteek niet alleen technisch is. Elke organisatie heeft wel wensen ten aanzien van technische ondersteuning. Vraag het je collega’s op andere afdelingen en er komen volop ideeën naar boven hoe zij hun werk beter zouden kunnen uitvoeren als ze maar de juiste tools hadden.

Gebruik de overstap om werken voor iedereen makkelijker te maken.

Pak daarom dit moment om de wensen te inventariseren en mee te nemen. Betrek behalve IT, vertegenwoordigers uit verschillende onderdelen van de organisatie. Ga aan tafel en bepaal allereerst op organisatieniveau wat het doel is van de nieuwe werkplekken.

Wat wil je bereiken met de nieuwe werkplekken?

De belangrijkste vraag om later het succes te meten, is:

“Wat wil je als organisatie bereiken met de nieuwe digitale werkplek?”

Dit doel hangt vaak samen met je bedrijfsstrategie en -plannen. Voorbeelden zijn:

productiviteit verbeteren door bijvoorbeeld minder tijd te besteden aan een tijdrovende taken of het zoeken naar documenten
meer en makkelijker kennis delen binnen de organisatie door meer kennisdocumenten te stellen en te meten in hoeverre ze worden gelezen
betere procesondersteuning door het bieden van de juiste software
samenwerking stimuleren door meer samenwerkingsomgevingen over afdelingen, branches en landen heen
blijere medewerkers, die hun werk positiever beoordelen

De nieuwe werkplekken moeten op zo’n manier gebruikt worden dat ze bijdragen aan de gekozen doelen.

Dit doel helpt je bovendien om tijdens het verandertraject na te gaan wanneer en waarop je eventueel moet bijsturen of meer ondersteuning moet bieden. Het maakt ook de keuzes op IT-gebied eenvoudiger. Het is steeds de toetssteen waarmee je controleert: “draagt deze investering/beslissing wezenlijk bij aan het realiseren van ons doel?”.

De KPI’s die je kiest, zijn uiteraard ook afhankelijk van het gekozen doel

KPI’s op basis van het gekozen doel: een paar voorbeelden

Een voorbeeld: wil je dat er beter samengewerkt wordt? Dan zijn er tools nodig die dit mogelijk maken. Bijvoorbeeld Teams . Om te kijken of dit echt werkt meet je niet alleen het aantal vergaderingen in Teams maar ook het gebruik van Teams projectomgevingen, de afname van e-mails (want er wordt meer gecommuniceerd in Teams), de toename van chatberichten en het aantal opgeslagen documenten in projectomgevingen. Deze KPI's zijn een indicatie dat Teams de juiste ondersteuning biedt. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om de verschillende projectteams en samenwerkende afdelingen te vragen of ze Teams zinvol vinden. Wellicht biedt het de juiste tools maar is men nog niet bekend met de functionaliteiten en is daar nog begeleiding nodig.

Is je doel een hogere medewerkerstevredenheid, dan kun je dit meten door medewerkers te vragen hoe zij de nieuwe werkplek ervaren. Vraag dit in relatie tot een specifiek doel, want uit antwoord op de vraag: “Ben je blij met de nieuwe werkplek?”, haal je niet veel informatie. Meer heb je aan het antwoord op: “Ben je blij met hoe samenwerken wordt ondersteund?”. Combineer deze antwoorden met de statistieken van Teams om te bekijken of de gebruiker ook daadwerkelijk gebruik maakt van de samenwerkingstools.

Nulmeting: je uitgangspunt

Om te meten in hoeverre je je doel behaalt, is een nulmeting uiteraard essentieel. Doe dit op het moment dat de oude situatie nog bestaat voor de gebruikers. Alleen zo kun je het verschil met de nieuwe situatie en het gebruik van de werkplekken meten.

Meet vervolgens op verschillende momenten: bijvoorbeeld na 2 weken, 3 maanden en 6 maanden. Zo houd je de voortgang in de gaten en kun je mogelijk bijsturen wanneer dat nodig blijkt.

Meer over meten, lees je ook in deze blog.

Disclaimer: zonder gebruiker geen succes

Behalve meten in hoeverre je je doelen behaalt, is het essentieel in de tussentijd ook te meten in hoeverre mensen zich ondersteund voelen. Kunnen ze beschikbare communicatiemiddelen en trainingen vinden? Zijn deze effectief? Dit zijn de onderliggende factoren die je succes mede beïnvloeden. Sowieso bepalen je gebruikers het succes van je werkplekken. Als zij de werkplek niet gebruiken voor het doel dat de organisatie heeft gesteld, is de investering voor niks geweest. En wat je als organisatie als doel hebt gesteld, hoeft niet overeen te komen met wat medewerkers belangrijk vinden. In de meeste gevallen hebben zij zo hun eigen doelen. Daarom is het belangrijk die doelen op elkaar aan te laten sluiten. In onze volgende blog vertellen we daar meer over.

Wil je naar aanleiding van deze blog alvast sparren over de doelen die jouw organisatie kan behalen met nieuwe werkplekken? Neem dan contact met ons op. Samen kijken we naar zinvol gebruik voor jouw organisatie.

Contact

Het team

Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!

Jean Pierre Martens

Managing partner

Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.

Segourney Muntslag

Digital workplace consultant

Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.

Evelien Habing

Digital workplace consultant

Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.

Erik Krois

Digital workplace consultant

Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.

Arjan Nataraj

Managing partner

Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.

Daan de Wolf

Digital workplace consultant

Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.

Jennifer Bijkerk

Digital workplace consultant

Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.

Alissia Ahrens

User experience designer

Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.

Tessa van der Linden

HR manager

Met een hart voor de eindgebruiker ga ik voor een mooi resultaat voor de klant. Ik zet mijn creativiteit en projectmanagement skills in om een passend adoptieplan in te richten. In mijn vrije tijd lees en schrijf ik veel. En dat komt dan weer goed van pas bij mijn werk!

Emily Baartmans

Digital workplace consultant

Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.

Noraly Bovenmars

Digital workplace consultant

Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.

Sarah Kraanen

Digital workplace consultant

Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.

Joost van den Berg

User experience designer

Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.

Kirsten Kikkert

Operations manager

Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.

Omar van der Heijden

Digital workplace consultant

Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?

Maaike van der Noord

Digital workplace consultant

Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.

Pleun Luijkx

Digital workplace consultant

Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.

Tim Swaag

Business development manager

Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.

Peter de Jong

Digital workplace consultant

Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.

Elisa Engelsma

Digital workplace consultant

Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.

Amy van Wichen

Projectmanager

Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.

Kim Kaars

Digital workplace consultant

Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!

Rick de Vries

Digital workplace consultant