Bijna alle organisaties stappen over naar een digitale werkplek. Het internet staat vol met beloftes over de mogelijkheden van digitale werkplekken. Allemaal even waar. Maar wanneer is een digitale werkplek voor jouw organisatie succesvol? Dat kan alleen als deze zinvol is, zowel voor de organisatie als voor de gebruiker.
In een reeks blogs gaan we dieper in op zinvol gebruik. Hoe bepaal je wat zinvol is voor jullie organisatie en hoe meet je of je hierin succesvol bent? In deze blog beginnen met het bepalen van het uitgangspunt voor je meting: het doel van de organisatie.
Techniek alleen is niet de oplossing

De aanleiding om digitale werkplekken te implementeren, kunnen verschillend zijn: meer flexibiliteit om remote werken, een platform dat ophoudt te bestaan, etc. Vaak is IT initiator van de verandering. Dit moment biedt veel nieuwe kansen, ook – of vooral – voor de business, zolang de insteek niet alleen technisch is. Elke organisatie heeft wel wensen ten aanzien van technische ondersteuning. Vraag het je collega’s op andere afdelingen en er komen volop ideeën naar boven hoe zij hun werk beter zouden kunnen uitvoeren als ze maar de juiste tools hadden.
Pak daarom dit moment om de wensen te inventariseren en mee te nemen. Betrek behalve IT, vertegenwoordigers uit verschillende onderdelen van de organisatie. Ga aan tafel en bepaal allereerst op organisatieniveau wat het doel is van de nieuwe werkplekken.
De belangrijkste vraag om later het succes te meten, is:
“Wat wil je als organisatie bereiken met de nieuwe digitale werkplek?”
Dit doel hangt vaak samen met je bedrijfsstrategie en -plannen. Voorbeelden zijn:
- productiviteit verbeteren door bijvoorbeeld minder tijd te besteden aan een tijdrovende taken of het zoeken naar documenten
- meer en makkelijker kennis delen binnen de organisatie door meer kennisdocumenten te stellen en te meten in hoeverre ze worden gelezen
- betere procesondersteuning door het bieden van de juiste software
- samenwerking stimuleren door meer samenwerkingsomgevingen over afdelingen, branches en landen heen
- blijere medewerkers, die hun werk positiever beoordelen
De nieuwe werkplekken moeten op zo’n manier gebruikt worden dat ze bijdragen aan de gekozen doelen.

Dit doel helpt je bovendien om tijdens het verandertraject na te gaan wanneer en waarop je eventueel moet bijsturen of meer ondersteuning moet bieden. Het maakt ook de keuzes op IT-gebied eenvoudiger. Het is steeds de toetssteen waarmee je controleert: “draagt deze investering/beslissing wezenlijk bij aan het realiseren van ons doel?”.
Een voorbeeld: wil je dat er beter samengewerkt wordt? Dan zijn er tools nodig die dit mogelijk maken. Bijvoorbeeld Teams . Om te kijken of dit echt werkt meet je niet alleen het aantal vergaderingen in Teams maar ook het gebruik van Teams projectomgevingen, de afname van e-mails (want er wordt meer gecommuniceerd in Teams), de toename van chatberichten en het aantal opgeslagen documenten in projectomgevingen. Deze KPI's zijn een indicatie dat Teams de juiste ondersteuning biedt. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om de verschillende projectteams en samenwerkende afdelingen te vragen of ze Teams zinvol vinden. Wellicht biedt het de juiste tools maar is men nog niet bekend met de functionaliteiten en is daar nog begeleiding nodig.
Is je doel een hogere medewerkerstevredenheid, dan kun je dit meten door medewerkers te vragen hoe zij de nieuwe werkplek ervaren. Vraag dit in relatie tot een specifiek doel, want uit antwoord op de vraag: “Ben je blij met de nieuwe werkplek?”, haal je niet veel informatie. Meer heb je aan het antwoord op: “Ben je blij met hoe samenwerken wordt ondersteund?”. Combineer deze antwoorden met de statistieken van Teams om te bekijken of de gebruiker ook daadwerkelijk gebruik maakt van de samenwerkingstools.
Om te meten in hoeverre je je doel behaalt, is een nulmeting uiteraard essentieel. Doe dit op het moment dat de oude situatie nog bestaat voor de gebruikers. Alleen zo kun je het verschil met de nieuwe situatie en het gebruik van de werkplekken meten.
Meet vervolgens op verschillende momenten: bijvoorbeeld na 2 weken, 3 maanden en 6 maanden. Zo houd je de voortgang in de gaten en kun je mogelijk bijsturen wanneer dat nodig blijkt.
Meer over meten, lees je ook in deze blog.

Disclaimer: zonder gebruiker geen succes
Behalve meten in hoeverre je je doelen behaalt, is het essentieel in de tussentijd ook te meten in hoeverre mensen zich ondersteund voelen. Kunnen ze beschikbare communicatiemiddelen en trainingen vinden? Zijn deze effectief? Dit zijn de onderliggende factoren die je succes mede beïnvloeden. Sowieso bepalen je gebruikers het succes van je werkplekken. Als zij de werkplek niet gebruiken voor het doel dat de organisatie heeft gesteld, is de investering voor niks geweest. En wat je als organisatie als doel hebt gesteld, hoeft niet overeen te komen met wat medewerkers belangrijk vinden. In de meeste gevallen hebben zij zo hun eigen doelen. Daarom is het belangrijk die doelen op elkaar aan te laten sluiten. In onze volgende blog vertellen we daar meer over.
Wil je naar aanleiding van deze blog alvast sparren over de doelen die jouw organisatie kan behalen met nieuwe werkplekken? Neem dan contact met ons op. Samen kijken we naar zinvol gebruik voor jouw organisatie.
Het team





















