Is de informatiehuishouding bij de overheid ingewikkelder dan in het bedrijfsleven?

Waarom is het juist bij de overheid zo ingewikkeld om de informatiehuishouding goed op orde te krijgen? Is deze wezenlijk anders dan bij andere bedrijven en organisaties?

Ja en nee, als je het ons vraagt.

Ja, de overheid is enorm complex qua informatiehuishouding en governance.

En nee, elke sector heeft tegenwoordig te maken met digitalisering en steeds meer data-opslag.

Het zit vooral in de combinatie IT en mensen, zien wij in de praktijk. Het ligt niet aan de techniek, wel aan hoe mensen hiermee omgaan.

Dat je daar iets mee kan, hebben wij bewezen in de praktijk. Bijvoorbeeld bij de gemeente Tilburg. Op basis van onze ervaring informeren we je graag in deze blog hoe je ervoor zorgt dat je informatiehuishouding en gebruikers wél op elkaar aansluiten, zodat informatie makkelijk terug te vinden is voor iedereen. Want daar is uiteindelijk heel Nederland bij gebaat!

De verschillen in informatiehuishouding

De overheid beschikt over een enorme hoeveelheid informatie. Een berg die elke dag groeit. Waardoor er ook steeds meer wordt verwacht van de overheid. Denk maar aan de Woo-verzoeken. Het aantal aanvragen stijgt, maar 80% van die verzoeken worden niet op tijd beantwoord. Mede omdat de informatie zo lastig te achterhalen is. Waarom is dat juist bij de overheid zo ingewikkeld?

Vergeleken met andere sectoren zijn er belangrijke verschillen die meer druk leggen op de informatiehuishouding van de overheid:

1. Wettelijke verplichting

De overheid is op basis van verschillende wetten verplicht om informatie goed vast te leggen, bijvoorbeeld om WOO-verzoeken te beantwoorden.

2. Complex IT-landschap

De overheid is een complexe organisatie met veel diensten. Dat brengt automatisch een gecompliceerd IT-landschap met veel applicaties zich mee. Alle regels en beperkingen om de privacy van burgers en de staatsveiligheid te bewaken, maken het nog ingewikkelder dan in andere sectoren.

3. Meer medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt

Meer dan in andere sectoren werken er binnen de overheid mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. In de meeste gevallen voor de lokale overheid. Hoewel zij misschien niet in informatie-intensieve functies werken, wil je hen ook betrekken in het digitale onderdeel van de organisatie. Dat vereist meer tijd en aandacht dan bijvoorbeeld een beleidsmedewerker opleiden die een groot deel van de dag achter de computer zit.

Deze 3 factoren leggen weliswaar meer druk op overheidsinstanties, maar zijn niet onoverkomelijk. Want ook andere organisaties hebben in meer of mindere mate hiermee te maken. En een document aanmaken en opslaan gaat overal wel ongeveer hetzelfde.

De techniek is er wel, nu de mens centraal!

Waar het vooral omgaat, is de manier waarop men met informatie omgaat en de afspraken die je hierover maakt. De techniek is er namelijk wel. In de afgelopen jaren hebben IT-afdelingen binnen de overheid flink geïnvesteerd om alle processen van de organisatie te ondersteunen.

Dat blijkt ook uit het Flitspanelonderzoek van 2021. Informatie opslaan is geen probleem. 82% van de respondenten antwoordt dat ze zelf de eigen documenten opslaan onder een naam die ook voor andere collega’s duidelijk is en 75% kan de eigen informatie altijd snel terugvinden.

Een duidelijke overschatting, want maar 28% van de respondenten kan informatie opgeslagen door collega’s, makkelijk terugvinden. Dat komt doordat iedereen zijn eigen systeem hanteert. De een slaat op in het e-mailarchief, de ander in het documentmanagementsysteem. De jongere generatie doet alles vanuit de Teams-of cloudomgeving. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat er binnen afdelingen maar weinig afspraken worden gemaakt, waar wat wordt opgeslagen.

Daardoor gaat veel tijd verloren aan het zoeken naar informatie. Behalve tijdsverlies leidt het tot fouten, bijvoorbeeld omdat de verkeerde versie wordt doorgestuurd. Maar het zorgt vooral voor frustratie bij de medewerker.

Leuk dat nieuwe systeem, maar hoe werkt het?

De kern van het probleem zit dus in het leren werken met de systemen en onderlinge afspraken maken. Het is namelijk niet zo dat mensen niet willen, maar in de loop van de jaren zijn door de complexiteit van alle systemen, steeds meer weeffouten ontstaan in de systemen en processen. Daardoor werkt iedere medewerker weer op een andere manier. Bovendien is er, ondanks richtlijnen vanuit de lokale overheid of het ministerie, weinig monitoring op de manier waarop informatie wordt opgeslagen.

Dit is het moment om niet langer de techniek het uitgangspunt te laten zijn, maar de medewerker. Met welke middelen kan hij/zij zijn/haar taak zo goed mogelijk uitvoeren? Dit vereist wellicht aanpassingen in het systeem, maar ook begeleiding van gebruikers en een adoptietraject. En goede onderlinge afspraken! Als IT’er is het nu jouw beurt om aan te schuiven aan hún vergadertafel.

Verplaats je in de medewerker

Wat een medewerker nodig heeft, verschilt per functie. Om te begrijpen hoe de dagelijkse werkelijkheid van medewerkers eruitziet, hoe zij werken met de beschikbare systemen en wat hun behoeftes zijn, moet je je in hen verplaatsen. Pak je boeltje bij elkaar en verplaats je werkplek naar hun afdeling. Loop eens een paar dagen mee. Maak vervolgens persona’s van de verschillende groepen medewerkers. Daarmee kun je stapsgewijs de ideale digitale werkplek inrichten en een adoptietraject opzetten. Hoe je dat doet, lees je in deze blog.

Neem in dat stappenplan ook afspraken met betrekking tot informatieopslag mee. Bespreek met de verschillende afdelingen hoe zij informatie opslaan en wat voor hen werkt. Kijk of je hierin overeenkomsten kunt vinden met de organisatie brede informatierichtlijnen die gelden, maar kijk ook naar de verschillen. Als je medewerkers een standaard oplegt die niet aansluit op hun manier van werken, dan gaan ze zelf creatieve oplossingen verzinnen waarmee je alsnog de plank misslaat.

Check daarom nadat je richtlijnen hebt opgesteld, of ze nog steeds werken voor de verschillende afdelingen.

Zorg ook voor monitoring van de overeengekomen afspraken over data-opslag. Deze kun je voor een deel automatiseren, maar het uitgangspunt moet de mens blijven. En zolang medewerkers de intrinsieke motivatie hebben om de informatiehuishouding op orde te houden, is het voor iedereen minder werk, met meer voordelen. Daarom is het belangrijk om in je adoptietraject steeds uit te leggen waarom de organisatie kiest voor een nieuwe werkwijze. Ook de gemeente Tilburg deed dit en dat maakte hen als organisatie flexibel voor toekomstige veranderingen.

Begin vandaag nog

Elke stap die je verbetert in de informatiehuishouding, is direct voelbaar voor de organisatie. Dus waarom niet vandaag beginnen? In onze eerdere blogs geven we tips hoe je dit aanpakt.

Wil je liever direct sparren en een plan van aanpak maken, bel of mail ons dan rechtstreeks.

Contact

Ons team

De mensen achter Mixit

Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.

Kim Kaars

Digital Employee Experience Consultant

Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.

Arjan Nataraj

Managing partner

Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.

Amy van Wichen

Projectmanager

Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.

Segourney Muntslag

Digital Employee Experience Consultant

Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.

Noraly Bovenmars

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?

Maaike van der Noord

Digital Employee Experience Consultant

Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.

Pleun Luijkx

Digital Employee Experience Consultant

Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.

Jennifer Bijkerk

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.

Erik Krois

Digital Employee Experience Consultant

Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!

Rick de Vries

Digital Employee Experience Consultant

Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.

Joost van den Berg

User experience designer

Mensen helpen en geholpen laten voelen daar word ik blij van! Ik ben nieuwsgierig naar wat er speelt bij organisaties en denk graag mee over wat wij daarin kunnen betekenen. Buiten werktijd geniet ik van samen zijn met vrienden, sporten en koken.

Daphne Roorda

Accountmanager

Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.

Elisa Engelsma

Digital Employee Experience Consultant

Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.

Kirsten Kikkert

Operations manager

Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!

Jean Pierre Martens

Managing partner

Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.

Omar van der Heijden

Digital Employee Experience Consultant

Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.

Daan de Wolf

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.

Alissia Ahrens

User experience designer

Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.

Tessa van der Linden

HR manager

Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.

Sarah Kraanen

Digital Employee Experience Consultant

Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.

Peter de Jong

Digital Employee Experience Consultant

Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.

Tim Swaag

Business development manager