Hoe manage je een project met meerdere stakeholders?

Jij hebt de schone taak gekregen om ervoor te zorgen dat Microsoft Teams succesvol geïmplementeerd en uitgerold gaat worden binnen je organisatie. Top! Jij wordt er wel enthousiast van en zou graag zien dat iedereen hier goed gebruik van gaat maken. Een mooi project met als doel een mooi resultaat. Je hebt te maken met verschillende afdelingen, belangen en dus diverse stakeholders, maar hoe vlieg je dit aan?

Waar te beginnen?

Bij het opstarten van een nieuw project, zijn er zat collega’s met een mening. Maar hoe zorg je ervoor dat je ook te maken hebt met de decision makers? Elk project heeft stakeholders. Het maakt daarbij niet uit of je Microsoft Teams uitrolt of de verhuizing van je bedrijf regelt. Een stakeholder kan elke partij, individu of organisatie zijn, als ze maar een belang hebben bij het project. Goed stakeholdermanagement is van groot belang voor het succes van een project. Jij kunt wel heel tevreden zijn met jouw aanpak van het project, maar als je hierbij de belangrijkste mensen vergeet, kun je van de koude kermis thuiskomen. Een goede projectaanpak is een ding, maar steun vanuit de juiste partijen kan het project maken en ervoor zorgen dat jouw project ook daadwerkelijk een succes wordt.

Wie zijn de stakeholders?

Het in kaart brengen van de stakeholders kun je op verschillende manieren aanpakken. Bijvoorbeeld door het volgen van de onderstaande stappen:

Stap 1: Identificeer stakeholders

Spreek zoveel mogelijk managers/partijen die met jouw project te maken hebben. Als je start bij een afdeling, krijg je snel genoeg namen door van andere belanghebbenden. Heb je een aantal stakeholders kunnen identificeren? Organiseer een brainstormsessie waarbij je de lijst van stakeholders doorloopt. Vraag de deelnemers van tevoren een eigen lijst op te stellen, zo neemt iedereen voorbereid deel aan de sessie.
Tip: hier lees je meer over brainstormen op afstand.

Stap 2: Categoriseer stakeholders

Als het goed is, heb je heel veel input ontvangen vanuit de brainstormsessie. Het is nu van belang om de stakeholders te categoriseren. Je verdeelt de lijst over drie categorieën:

1. Interne stakeholders: betrokken vanuit de eigen organisatie. Denk hierbij aan de stuurgroep, projectmanager, teamleden.
2. Externe stakeholders: betrokken als externe partij, zoals een leverancier of consultancy agency.
3. Interface stakeholders: niet direct betrokken bij het project, maar dit zijn belanghebbenden die invloed kunnen uitoefenen op de organisatie door middel van wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld overheden en bonden.

Stap 3: Prioriteer stakeholders

Het prioriteren van stakeholders is ook een klus die je het beste in teamverband kunt doen. Let bij het prioriteren van de stakeholders goed op de invloed van de stakeholders en het belang dat de stakeholders bij het project hebben. Afhankelijk van de invloed die de stakeholders hebben, dien je de aanpak aan te passen. Als je alle stakeholders boven water hebt gehaald, kun je ze in onderstaande tabel toevoegen. Op deze manier heb jij een goed overzicht van de stakeholders en weet je hoe je aanpak eruit moet zien per stakeholder.

Bron afbeelding: projectmanagementsite.nl

De Mixit Way of Work
  • Toeschouwers: je moet hen tevreden houden, maar hebben een kleine rol binnen het project.
  • Geïnteresseerden: zij hebben weinig invloed, maar wel grote belangen bij het project. Je dient hen goed geïnformeerd te houden over hun belang dat meeweegt binnen het project.
  • Beïnvloeders: veel invloed, weinig belang. Zij kunnen veel schade aanrichten als zij het niet eens zijn met de gang van zaken binnen het project. Deze stakeholders moet je tevreden houden zodat zij zich niet tegen het project keren.
  • Sleutelfiguren: belangrijkste stakeholders. Je moet hen goed in de gaten houden en vertroetelen. Zij zijn de sleutel tot succes van het project.

Naast het onderbrengen van stakeholders in bovenstaande hokjes, is het van belang om de juiste motivatie per stakeholder te noteren. Op deze manier vergeet je niet waarom je een stakeholder in een bepaalde categorie hebt ondergebracht.

Nadat je dit gedaan hebt, kun je als laatste stap de relaties tussen de stakeholders in kaart brengen. Stakeholders staan niet los van elkaar, maar ze zijn een netwerk dat invloed op elkaar heeft. Als de beïnvloeders bijvoorbeeld positief in het project staan, geven zij de goede feedback ook weer door aan de sleutelfiguren.

Aan de slag

Heb je alle stakeholders in kaart gebracht? Dan ben je al goed voorbereid als projectmanager. Je weet bij wie je moet zijn, hoe je de stakeholders kunt beïnvloeden en hoe de stakeholders in relatie tot elkaar staan. Het is een aardige klus om dit allemaal helder te krijgen, maar als deze aanpak eenmaal staat voor jouw organisatie, kun je er je voordeel mee doen bij toekomstige projecten.

Contact

Mixit heeft veel ervaring in het inzichtelijk maken van stakeholders. Heb je hulp nodig bij het in kaart brengen van alle stakeholders binnen jouw project of wil je dat wij binnen jouw project de projectmanagement rol vervullen? Dan ben je bij Mixit aan het juiste adres. Neem contact op.

De mensen achter Mixit
Ons team
Amy van Wichen
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Mark Opschoor
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant