Help, een nieuwe werkplek!

Het gebeurt zelden dat medewerkers meteen van het begin verknocht zijn aan hun nieuwe werkomgeving. In eerste instantie is het allemaal veel te omslachtig en ingewikkeld. Omdat ze bijvoorbeeld door allerlei functionaliteit moeten ploegen die ze voor hun eigen rol helemaal niet nodig hebben. Daarom is een goede adoptiestrategie cruciaal.

U0 A1608

Een digitaliseringsproject, zoals een nieuwe werkplek, is pas geslaagd als de medewerkers er ook echt van gaan profiteren en er enthousiast van worden. Hoe geraffineerd de nieuwe werkplek ook is, is veel minder belangrijk dan hoeveel leuker en makkelijker hun werk erdoor wordt. Het resultaat wordt beïnvloed door emoties, meer dan de meeste managers denken. Dat bepaalt in grote mate of teamleden daadwerkelijk gebruik maken van alle nieuwe digitale gereedschappen die hen geboden worden. Gewenning speelt daarbij een rol, maar ook of de oplossing echt doet wat het zou moeten doen. De werkplek moet niet alleen werken, hij moet ook werkbaar zijn.

Verplichtingen tot gebruik van een werkplek werkt alleen maar averechts. Gebrek aan adoptie is in essentie verspilling van de investeringen in een nieuwe werkplek.

Drie elementen van een succesvolle adoptie

Adoptie is eigenlijk het bereiken van de medewerker. Het doel is dat ze hun eigen taken beter, sneller en leuker kunnen uitvoeren. Dat het samenwerken en de communicatie met andere medewerkers ten volle is gefaciliteerd. De waarde die de digitale infrastructuur hen brengt dient effectief te worden gecommuniceerd. De benodigde vaardigheden moeten snel en effectief overgedragen worden. Dat vraagt om meer dan alleen het uitleggen van de verschillende functionaliteiten of het opzetten van een stappenplan voor veelvoorkomende handelingen. Het gaat erom dat medewerkers de oplossing vertrouwen.

Meestal zijn medewerkers sceptisch. Dat is niet vreemd: hun persoonlijke succes binnen de organisatie -en daarmee het succes van de organisatie zelf- hangt immers af van de nieuwe omgeving. Mensen houden niet van plotselinge verandering. De volgende uitgangspunten helpen om de verandering, de adoptie van de werkplek, in goede banen te leiden:

1. Laat adoptie niet alleen aan de ICT-afdeling over

De neiging bestaat om het IT-team de opdracht te geven om de medewerkers klaar te stomen voor de nieuwe werkplek. Hoewel dat zorgt voor een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheid, zorgt het vaak voor een beperkte uitleg van de digitale werkplek. De werkplek is meer is dan een verzameling functies en applicaties waar medewerkers gebruik van maken. Het IT-team kan inspireren, maar naast de ICT-afdeling is het daarom belangrijk dat ook management en leidinggevenden binnen verschillende teams bekend zijn met de ins en outs, en vooral kunnen doorgeven hoe het de medewerker helpt in diens werkzaamheden.

U0 A1534
U0 A0957

2. De eerste indruk weegt zwaar

Medewerkers zijn ook interne klanten. De klant is koning, en het succes van een digitale werkplek hangt af van hoe positief ze erover zijn. De technische werking moet daarom vanaf het begin in orde zijn, zodat ze niet meteen tegen verstoringen aanlopen waardoor ze hun werk niet kunnen doen. Maar ze moeten ook weten bij wie ze terecht kunnen voor al hun vragen en uitdagingen. Dat alles vraagt op een aanpak die als positief wordt ervaren.

3. Neem medewerkers mee bij de hand

Niets is automatisch ‘intuïtief’, want niet iedereen is gewend om digitaal te werken. Het is aantrekkelijk om alle functies van de digitale omgeving meteen kenbaar te maken bij de medewerkers. Maar een overdaad aan informatie staat adoptie alleen maar in de weg. Een goed begin is om te beginnen met de voor de medewerker meest tijdbesparende functies, om ze zo de rest van de omgeving in te laten rollen.

U0 A1346
Behoeften veranderen

Organisaties die een grote investering doen, verwachten -terecht- dat deze nog vele jaren meegaat. Maar digitale werkplekken zijn absoluut geen ‘fire and forget’-implementaties. Menig manager verslikt zich daarin. De omgeving die een paar jaar terug met veel tamtam is binnengehaald, wordt amper meer gebruikt. Terwijl de kosten gewoon doortikken, mijden de medewerkers de tools waar ze eerst nog zo enthousiast over waren.

Omdat behoeften en ambities veranderen, is het bij digitalisering zeer belangrijk dat dit daadwerkelijk meegroeit. Zonder plan of idee hoe het verder moet, veroudert de omgeving vanaf dag 1. De waarde neemt af, en daarmee ook de interesse van de medewerker. Digitalisering is dus een continu proces dat vraagt om een vorm van governance. Een effectieve manier om dat te doen is door de werkplekoplossing niet te zien als monolitisch geheel.

Vaak is het een verzameling van oplossingen die op een uitgedachte manier aan elkaar zijn gekoppeld. Dat betekent ook dat ieder van deze onderdelen afzonderlijk kan worden benaderd. Per applicatie, maar bijvoorbeeld ook per rol of per persona, kan worden gekeken of de deeloplossing nog wel voldoet.

Wanneer is de adoptie geslaagd?

Een succesvolle adoptie is op het eerste gezicht niet eenvoudig te meten. Het gebruik zegt op zichzelf weinig over hoe de digitale werkplek de mensen en de organisatie helpt Medewerkers willen vooral prettig en leuk kunnen werken. Voor de organisatie is het vooral belangrijk om succesvol en slagvaardig te zijn. Dat kan pas als de medewerkers goed in hun vel zitten.

Daarom is het belangrijk om naast het gebruik ook de Net Promotor Score intern te volgen: zouden de medewerkers de digitale tools ook aanraden aan anderen? Het derde te meten element is de vraag of het daadwerkelijk de verwachte productiviteit en tijdswinst oplevert?

Deze succesindicatoren zeggen echter alleen iets als van tevoren is bedacht wat het doel is. Een adoptie is geslaagd als vooraf concreet gedefinieerde doelen worden behaald.

Hulp nodig bij een adoptiestrategie?

Neem contact op

Sarah 2x
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital workplace consultant
Maaike 2x
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital workplace consultant
Nicole 2x
Één van de weinige niet-consultants hier! Ik werk aan het voorbereiden, uitvoeren en organiseren van de marketingactiviteiten van Mixit. Al mijn collega’s geven echt die 100% binnen de organisatie en dat is wat mij enthousiast maakt. Naast de kantooruurtjes ben ik te vinden op het terras of op het hockeyveld.
Nicole Breeman
Marketeer
Kim@2X
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Joost@2X
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Alissia 2x imageoptim
Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.
Alissia Ahrens
User experience designer
Mark 2x
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant
Arjan@2X
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Amy@2X
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Omar 2x
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital workplace consultant
Segourney@2X
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Noraly 2x
Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.
Noraly Bovenmars
Digital workplace consultant
Kirsten@2X
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Operations manager
Tessa@2X
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Rick 2x
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Elisa 2x
Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.
Elisa Engelsma
Digital workplace consultant
Jennifer 2x
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital workplace consultant
Daan 2x
Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.
Daan de Wolf
Digital workplace consultant
Peter 2x
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Pleun 2x
Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.
Pleun Luijkx
Digital workplace consultant
Jeanpierre@2X
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Tim 2x
Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.
Tim Swaag
Business development manager
Erik 2x
Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.
Erik Krois
Digital workplace consultant
Evelien goed 2x
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Jennifer V 2x
In een steeds meer digitaliserende wereld lijken we de menselijke rol vaak uit het oog te verliezen. Ook op de werkplek. Ik verdiep mij juist graag in de mens, de medewerker, om samen tot digitale oplossingen te kunnen komen die aansluiten bij de behoeften. Oplossingen die je ondersteunen in je dagelijkse werkzaamheden en waar je echt wat aan hebt. In mijn vrije tijd ben ik te vinden op het voetbalveld en maak ik graag een lange wandeling.
Jennifer Vlieland
Digital workplace consultant
Emily 2x
Met een hart voor de eindgebruiker ga ik voor een mooi resultaat voor de klant. Ik zet mijn creativiteit en projectmanagement skills in om een passend adoptieplan in te richten. In mijn vrije tijd lees en schrijf ik veel. En dat komt dan weer goed van pas bij mijn werk!
Emily Baartmans
Digital workplace consultant