Governance succesvol inzetten binnen jouw organisatie

Governance, een woord met lading. Helaas is deze lading vaak negatief. Governance is ‘saai, droog en vaag’. Dat is begrijpelijk, maar dit hoeft zeker niet zo te zijn. Governance als tool kan controle, zekerheid en overzicht bieden, mits dit succesvol is ingericht. Een theoretisch middel dat praktisch ingezet kan worden. Maar hoe krijg je dit voor elkaar?

Een governancemodel is een model opgebouwd uit rollen en relaties. Het is een tool dat door middel van toewijzing van verantwoordelijkheden en taken succes kan waarborgen binnen een organisatie. Een model kan toegespitst zijn op verschillende onderdelen van een organisatie, voorbeelden hiervan zijn content, techniek en meten.

Een rol is geen functie of persoon

Allereerst moet dit duidelijk zijn. Een rol is niet hetzelfde als een functie of persoon. Iemand met een bepaalde functie kan meerdere rollen invullen. Dit is extra relevant voor kleinere organisaties of organisaties die werken met een beperkter budget. Je hoeft dus niet elke keer iemand aan te nemen om een rol te vullen.


Strategisch, tactisch en operationeel

Een bijkomend voordeel van het gebruiken van rollen in plaats van functies is dat we de rollen kunnen ijken binnen strategische, tactische en operationele schillen. Veel functies bevatten een combinatie van deze verschillende schillen. Maar vanuit je rol kun je focussen op een van deze lagen (uitzonderingen daar gelaten). Zo kan je keuzes maken voor de lange termijn (strategisch), korte termijn (tactisch) of voor het hier en nu (operationeel). Een rol beschrijft verantwoordelijkheden en taken binnen deze schil. Hierdoor schept een rol dus ook verwachtingen binnen een bepaald kader. Dit kan helpen bij de onderbouwing van beslissingen.

Theoretisch model op basis van de praktijk

Handel niet vanuit een theoretisch optimum, hierdoor is governance ontastbaar en zorgt dit voor frustratie onder de medewerkers die specifieke rollen moeten invullen. Kijk naar de huidige situatie. Wat gebeurt er al, hoe gebeurt dit en wie hebben de sleutelposities. Ga vervolgens nogmaals in gesprek met deze sleutelposities. Wat missen zij in hun huidige rol en de rollen van hun collega’s? Is hetgeen wat mist eigenlijk een nieuwe specifieke rol of een aanvulling op bestaande rollen. Deze interviews geven de basis voor een governancemodel en voor een bijbehorende gap analyse. Nu kunnen wij gaan bouwen aan het meest succesvolle governancemodel voor de organisatie. Een model dat voldoet aan de wensen van de organisatie en hun visie.

Maak governance behapbaar

Governance kan een geweldig hulpmiddel zijn wanneer dit op de juiste manier ingedeeld, gevisualiseerd, toegelicht en bovenal begeleid wordt.

Een methode die wij hanteren is het opbreken van de ‘totaal-governance’ in behapbare blokken. Als we kijken naar de governance van een intranet, dan zien we dat dit eigenlijk opgebouwd is uit verschillende componenten. Bijvoorbeeld content, adoptie, meten, techniek en doorontwikkeling. Door dit op te knippen kan je een duidelijk overzicht creëren. Zo hoeft een content manager bijvoorbeeld niet aanwezig te zijn bij elk technisch overleg. En hoeft zij dus ook niet te weten hoe de technische verantwoordelijkheden verdeeld zijn. Dit wil zij natuurlijk wel weten voor de rollen in haar eigen governance, zoals de verantwoordelijkheden en taken van een content regisseur. Door deze los, maar ook als bouwsteen in het geheel te visualiseren, kan iedereen zijn of haar directe collega’s snel plaatsen in de juiste rol.

Daarnaast dient er tijd te worden genomen voor de toelichting en begeleiding van de governance. Mensen krijgen een rol toegewezen, hier zijn verwachtingen en taken aan gekoppeld. Help hen om dit onder de knie te krijgen. Leg hen ook uit welke ‘route’ zij bij specifieke situaties moeten nemen. Coaching is hier een goede methode voor. Na de uitrol van de governance zullen er steeds meer vragen opkomen die besproken moeten worden. Want het gaat nog steeds om een theoretisch model dat in de praktijk uitgevoerd wordt. Begeleid hierin, maar wees ook niet bang om fouten of onhandigheden uit het model te halen.


Gebruik governance als middel en niet als doel. Iedereen wil zijn steentje bijdragen aan het succes. Zorg ervoor dat dit mogelijk is binnen de geschetste rollen. Werk vanuit de praktijk en ondersteun voor, tijdens en na de implementatie.


Neem contact op
Meer weten over governance?

Mixit wil helpen om slim werken gewoon te maken, daarom delen we graag onze kennis over governance en andere onderwerpen. Laat een bericht achter via het contactformulier en we nemen zo snel mogelijk contact met je op om een virtuele meeting in te plannen!

Ons team
Dit zijn de mensen achter Mixit
Mark Opschoor
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant
Kirsten Kikkert
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Projectmanager