Afgelopen jaren hebben vele organisaties de ‘digitale transformatie handschoen’ opgepakt. Gedreven door de exponentiële ontwikkeling van technologie. Doordat technologische innovatie in privégebruik steeds sneller omarmd wordt, werden veel bedrijven uitgedaagd om hun bedrijfsmodellen te herdefiniëren. Zowel in de commerciële sector als de publieke sector zijn in rap tempo diensten gedigitaliseerd. Dit gold ook voor de digitale werkplek: om mee te kunnen in de snelheid van werken en het online werkgedrag werden digitale werkplekken in rap tempo naar Office 365 verhuisd.
Vervolgens brak in 2019 de COVID crisis uit en was het zaak voor organisaties om nog sneller hun digitale werkplek ‘cloud native’ te maken. Zo ontstond er de noodzaak voor applicaties als Microsoft Teams om vanuit huis toch door te kunnen blijven werken. Veel organisaties hebben door de enorme tijdsdruk om snel ‘iets online te hebben’ een belangrijke stap in het werkplek ontwerpproces overgeslagen.
En dat is nu precies waarom veel organisaties tegen uitdagingen aanlopen bij hun digitale transformatie. Volgens onderzoek van de Boston Consultancy Group is ‘slechts 30% van de digitale transformatie succesvol over de lange termijn’.
Technologie wordt met hoge snelheid geïntroduceerd binnen de organisatie om de ontwikkelingen aan de buitenkant bij te benen. Wat ontstaat is de zogenaamde digital dexterity gap: de introductie van nieuwe technologie gaat sneller dan het vermogen van medewerkers om deze te adopteren en waarde eruit te halen. Door de almaar groter wordende digital dexterity gap ontstaan er uitdagingen voor organisaties. Hieronder wat voorbeelden.
- Geschetste productiviteitswinst bij introductie van technologie valt vaak tegen of ondervindt zelfs een negatief effect;
- Gebrek aan adoptie zorgt ervoor dat medewerkers weer in oude manieren van werken terugvallen;
- Verkeerd gebruik van technologie zorgt voor veiligheidsrisico’s.
De vraag is: hoe verklein je de digital dexterity gap en laat je de digitale transformatie wél van waarde zijn? Het begint allemaal met ‘binnen waarmaken wat je buiten belooft’.
De balans tussen de drie-eenheid mens, organisatie en techniek is het uitgangspunt. Veel organisaties hebben een visie gevormd rondom hun, door digitale transformatie vernieuwde, business model. Ook begrijpen steeds meer organisaties hoe ze cloud technologie moeten implementeren. Hiermee zijn organisatie en techniek redelijk ingevuld. Het onderdeel wat echter vaak ontbreekt in deze plannen is de ‘mens’.
Organisaties dienen de vertaalslag te maken van mens naar technologie, en omgekeerd. De vraag ‘what’s in it voor mijn medewerker?’ moet duidelijk beantwoord worden als er nieuwe technologie geïntroduceerd wordt. Als medewerkers niet de meerwaarde voelen in het gebruik van de beschikbare technologie, dan is de transformatie gedoemd te mislukken. Ons advies: verander van denkwijze en zet je medewerker centraal in het digitale transformatieproces. Hiervoor heeft Mixit een aanpak ontworpen, gestoeld op de ‘design thinking’ methodiek. Deze aanpak noemen we Fit for Purpose, de eerste stap uit onze continue dienstverlening, Success as a Service.
De Fit for Purpose aanpak is de eerste stap die elke organisatie moet nemen voordat technologie uitgerold wordt. Het doel van Fit for Purpose is de mens centraal zetten in het ontwerpproces en in kaart te brengen hoe de medewerker op lange termijn slimmer gaat (samen)werken met nieuwe technologie. Een aantal activiteiten die we ondernemen zijn:
- Het in kaart brengen van persona’s
- Opstellen van werkafspraken en governance
- Prototypes ontwerpen en toetsen
- Meetbare KPI’s voor succes opstellen
Fit for Purpose is een iteratief proces. Technologie ontwikkelt zich door, organisatiedoelstellingen blijven veranderen en daarmee ook de core business van medewerkers. De werkplek moet zich daarom ook ontwikkelen. Na elke oplevering meten we het succes en bekijken we waar we verbeterslagen moeten maken.

Begrijpen: als we een ontwikkeling willen doen aan de werkplek is het van belang dat we goed begrijpen voor wie deze ontwikkeling is, hoe het moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen en welke uitdagingen of pijnpunten opgelost moeten worden. In de ‘begrijpen’ fase brengen we deze informatie in kaart.
Definiëren: met de belangrijkste pijnpunten nu duidelijk gaan we verder het definieren van persona’s en KPI’s. Hiermee leggen we de basis voor het ontwerpen en met van succes voor de nieuwe ontwikkeling. Elk persona is uniek in zijn/haar werkplekbehoeften en daarom stemmen we de ontwikkelingen af op ieder uniek persona.
Vormgeven: nu beginnen we echt met de oplossing zelf. In deze fase maken we de stap naar het ontwerpen van een prototype en wordt het meetplan definitief gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het ontwerpen van een content management systeem voor MS Teams waarvoor we het design en communicatiekanalen uitwerken in een prototype en een employee engagement meetplan opstellen.
Realiseren: na uitvoerig testen van het ontwerp en doornemen van de werkafspraken en meetdoelen gaan we aan de slag met het uitvoeren van het changeplan. In deze fase doen we ook de nul-meting van de KPI’s. Nu is ook het moment waar we het adoptieplan afronden.
Bereiken: nu gaan we echt live met de oplossing. De adoptiemiddelen worden ingezet volgens plan en we beginnen met het meten van de resultaten. De resultaten uit de ‘bereiken’ fase worden gebruikt voor het opzetten van verbeterslagen en doorontwikkelingen.
Met Fit for Purpose leg je een solide basis voor verder succes. De belangrijkste stakeholders en persona’s worden intensief betrokken in het ontwerpproces waardoor vanaf moment één voldoende draagvlak voor verandering is en de meerwaarde voor het gebruik van technologie binnen hun functie erkent wordt. Het voordeel van Fit for Purpose is dat het iteratief kan worden ingezet. Dit betekent dat je als organisaties door kunt ontwikkelen met technologie, organisatie en je medewerker en zo altijd relevante vernieuwingen en innovaties blijft introduceren die echt bijdrage leveren aan de core business.
In deze blog heb ik je meer verteld over de ‘why’ en ‘how’ achter Fit for Purpose. Wil je weten ‘what’ we precies doen en samen met jou kunnen bereiken in je digitale transformatie, dan komen we je graag meer vertellen. Mixit biedt jou de kans om middels een vrijblijvende deep dive meer te weten te komen over de Fit for Purpose aanpak als onderdeel van de Success as a Service dienstverlening. In deze deep dive vertellen je ook meer over onze Success as a Service dienstverlening rondom ‘adoptie’ en ‘meten’.
Dit zijn de mensen achter Mixit
Ons team




















