Design thinking en de digitale werkplek

De uitdrukking ‘De klant is koning’ is al langer bekend. In veel organisaties worden producten en services afgestemd op de wensen en behoeften van de consument. Echter als het om interne ontwikkelingen gaat, gaat dit nog wel eens mis. Zo ook bij de inrichting van de digitale werkplek. Er wordt vooral gedacht aan applicaties en apparaten, waarbij IT teams met goede bedoelingen digitale werkplekken inrichten voor medewerkers. Maar dat de behoefte van een medewerker anders is, dan die van een IT medewerker, wordt vaak vergeten.

Mixit helpt (IT) teams als linking pin tussen mens, organisatie en techniek, waarbij de medewerker altijd centraal staat in het proces. Design thinking geeft structuur om de medewerkers te begrijpen, organisatie doelen te definiëren en de juiste oplossing te ontwerpen en realiseren.

Momenteel doen veel mensen, zodra ze de werkvloer opstappen, een stap terug in de tijd. Als consument willen ze de nieuwste services, overal en altijd beschikbaar met één klik op de knop en die wens verschuift nu ook naar de werkvloer. Waar we voor de consument nadenken in termen van customer experiences en touch points, zullen we dus ook beter gaan nadenken wat relevant, belangrijk en gebruiksvriendelijk is voor de medewerker. Deze wens van de medewerker vereist een andere aanpak op het ontwerp van de digitale werkplek, namelijk denken vanuit de ervaring van de medewerker.

Met een holistische blik op de digitale werkplek wordt er gekeken naar de gehele (digitale) werkervaring van de werknemer. Elk specifiek probleem kan worden opgelost door een effectieve applicatie. Wanneer dit echter zonder overleg gebeurd, kan dit resulteren in een ontelbare hoeveelheid ‘effectieve’ applicaties en is daarmee de efficiëntie verdwenen. Want wie wordt er nou blij van losse programma’s om te chatten met collega’s, te mailen met klanten, projecten in te plannen, uren te schrijven, verlof aan te vragen, documenten op te slaan of samen te werken met collega’s, en dat is nog maar het begin...

De digitale werkplek is niet alleen van de communicatie- of IT-afdeling, maar van de gehele organisatie. Iedereen heeft er namelijk mee te maken. Door te werken met een multidisciplinair team van interne medewerkers, zorg je er niet alleen voor dat ieders mening wordt meegenomen, maar ook dat enthousiasme en het eigenaarschap verdeeld wordt binnen de gehele organisatie. Een digitaal werkplek team zal dus altijd bestaan uit meerdere disciplines en zal regelmatig feedback verzamelen bij andere medewerkers en disciplines in workshops.

Door nog eens goed na te denken over wat het succes is dat je wilt bereiken en daar de scope omheen te bouwen, kan er uiteindelijk meer winst worden gehaald uit het project en een echte verandering behaald worden voor de medewerker.

De scope van een project is nu vaak gefocust rondom de tool en niet rondom de medewerker. Budgetten en project potjes zijn er voor het verbeteren van de oplossing, niet het verbeteren van de ervaring van een gebruiker. Logisch, omdat het verbeteren van een oplossing iets tastbaars is en de ervaring van de eindgebruiker niet. Toch staat ‘medewerkerstevredenheid’ steeds hoger in de lijst van KPI’s. Des te belangrijker is het meten van ervaringen van de eindgebruiker.

Door bedachte oplossingen regelmatig te testen, kun je tijdens het ontwerpproces blijven leren van de gebruikers. Aannames kunnen worden getoetst bij gebruikers, waardoor je het aantal discussies beperkt. Als slechte ideeën vroeg worden herkend, kan de ontwikkeling ervan ook vroeg worden gestopt. Het is van belang om snel te falen om latere kosten te voorkomen. Kortom, maak dingen, leg ze voor en leer ervan. De digitale werkplek is nooit af en blijft veranderen, des te belangrijker om te blijven testen en itereren.