De uitdagingen van Microsoft Teams

Uitdaging: Medewerkers net zo blij met MS Teams als jij

“Wéér een nieuwe app..” Dat is wat je vaak hoort als IT’er, terwijl je toch echt weet dat deze nieuwe applicatie het werk makkelijker gaat maken. Hoe overtuigd je ook bent van de voordelen van MS Teams, de rest van de medewerkers van je organisatie meekrijgen is elke keer weer een uitdaging.

Betrek de medewerkers bij het inrichtingsproces van MS Teams. Waarvoor willen en kunnen ze het gebruiken en hoe kunnen alle mogelijkheden binnen MS Teams hierop inspelen. Medewerkers zullen een nieuwe applicatie eerder omarmen wanneer deze goed aansluit op hun werkzaamheden. Geef ze een stukje eigenaarschap zodat hun MS Teams perfect past bij hun manier van werken.

Zadel medewerkers niet op met te veel nieuwe dingen tegelijkertijd, dat zal ze snel afschrikken. Begin bij de basis, zoals videobellen en chatten en laat je werknemers daaraan wennen. Dit hebben ze vast vaker gedaan via andere applicaties, dus de functie is herkenbaar en ze hoeven enkel te wennen dat het er in MS Teams iets anders uitziet. Hebben ze dit goed onder de knie, dan is het tijd om de functionaliteiten uit te gaan breiden en deze stapsgewijs uit te gaan leggen.

Laat zien aan je medewerkers hoe MS Teams zich verhoudt tot andere O365 applicaties. Neem ze mee in het verhaal over de verschillende manieren van samenwerken en leg ze uit wat de samenhang tussen de verschillende applicaties is.

Wees transparant. Alles functionaliteiten perfect in één keer aanbieden aan een grote groep medewerkers is vaak niet realistisch, wees daar eerlijk in naar je medewerkers. Communiceer wat wel allemaal kan wanneer ze kennismaken met MS Teams en bied ze perspectief. Zo creëer je eerlijke verwachtingen en kan iedereen zich op zijn eigen manier voorbereiden.

Uitdaging: Wildgroei voorkomen binnen MS Teams

Heb je de Teams-omgeving van jouw organisatie nog zo mooi ingericht. Al snel ontstaan er overal en nergens verschillende Teams, worden onnodige kanalen aangemaakt, zijn bestanden onvindbaar of worden bestanden juist dubbel opgeslagen. De vrijheid binnen MS Teams biedt veel mogelijkheden, maar kan ook wildgroei veroorzaken. Met de juiste oplossingen behoud je een schone en opgeruimde MS Teams waarin het prettig is om in samen te werken.

Zorg voor duidelijk werkafspraken met je medewerkers. Spreek van tevoren af waarvoor je wat gaat gebruiken en wie welke verantwoordelijkheid heeft. Wanneer gebruik je een chat en wanneer een kanaal? Wanneer maak je een team aan? Wie mag er teams aanmaken? Waarvoor gebruik je de emoji’s? Denk ook na over werkafspraken over opruimen van bestanden. Hoelang blijft iets bewaard en waar archiveer je bestanden?

Zorg ervoor dat elke medewerker de juiste handvatten heeft voor een goede start met MS Teams. Neem de tijd om elke medewerker de basisfunctionaliteiten en de werkafspraken uit te leggen. Een korte eerste handleiding en een duidelijk training over de basisfunctionaliteiten kan de medewerkers enorm op weg helpen. Geef je medewerkers de tijd om hiermee te leren werken voordat je ze overspoelt met nieuwe mogelijkheden.

Betrek je medewerkers bij het implementatieproces en begeleid ze met veel geduld en motiveer ze door jouw enthousiasme met hen te delen. Een goede start en een collectieve motivatie, maakt een nieuwe samenwerktool als MS Teams tot een succes. Vergeet ook vooral de digitale collegiale functionaliteiten niet. Ook leuke en grappige achtergronden tijdens vergaderingen of af en toe een compliment badge delen - wat misschien geen basisfunctionaliteiten zijn - maakt MS Teams een plezierige toevoeging aan ieders digitale werkplek.

Kan jouw organisatie ook hulp gebruiken bij een succesvolle digitale werkplek?

Neem contact met ons op

De mensen achter Mixit

Ons team

Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.

Sarah Kraanen

Digital Employee Experience Consultant

Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.

Peter de Jong

Digital Employee Experience Consultant

Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.

Amy van Wichen

Projectmanager

Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.

Tessa van der Linden

HR manager

Mensen helpen en geholpen laten voelen daar word ik blij van! Ik ben nieuwsgierig naar wat er speelt bij organisaties en denk graag mee over wat wij daarin kunnen betekenen. Buiten werktijd geniet ik van samen zijn met vrienden, sporten en koken.

Daphne Roorda

Accountmanager

Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!

Rick de Vries

Digital Employee Experience Consultant

Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.

Kim Kaars

Digital Employee Experience Consultant

Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.

Kirsten Kikkert

Operations manager

Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.

Pleun Luijkx

Digital Employee Experience Consultant

Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.

Omar van der Heijden

Digital Employee Experience Consultant

Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.

Tim Swaag

Business development manager

Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!

Jean Pierre Martens

Managing partner

Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.

Segourney Muntslag

Digital Employee Experience Consultant

Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.

Arjan Nataraj

Managing partner

Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.

Joost van den Berg

User experience designer

Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.

Jennifer Bijkerk

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.

Erik Krois

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?

Maaike van der Noord

Digital Employee Experience Consultant

Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.

Elisa Engelsma

Digital Employee Experience Consultant

Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.

Alissia Ahrens

User experience designer

Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.

Noraly Bovenmars

Digital Employee Experience Consultant

Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.

Daan de Wolf

Digital Employee Experience Consultant