De uitdagingen van Microsoft Teams

Microsoft Teams is een uitermate handige applicatie, die dagelijkse samenwerking makkelijker maakt en al jouw Microsoft-applicaties samenbrengt. Hoe? Dat is geheel naar wens in te richten. Makkelijker gezegd dan gedaan. Het inrichten van Microsoft is één ding, al je medewerkers succesvol meekrijgen is wel een heel ander verhaal. De vele functionaliteiten en mogelijkheden zijn al snel overweldigend voor menig medewerker. MS Teams door iedereen laten gebruiken zoals je het bedoeld hebt en zodat het bij iedereen zijn werk past is de grote uitdaging.

Uitdaging: Medewerkers net zo blij met MS Teams als jij

“Wéér een nieuwe app..” Dat is wat je vaak hoort als IT’er, terwijl je toch echt weet dat deze nieuwe applicatie het werk makkelijker gaat maken. Hoe overtuigd je ook bent van de voordelen van MS Teams, de rest van de medewerkers van je organisatie meekrijgen is elke keer weer een uitdaging.

Betrek de medewerkers bij het inrichtingsproces van MS Teams. Waarvoor willen en kunnen ze het gebruiken en hoe kunnen alle mogelijkheden binnen MS Teams hierop inspelen. Medewerkers zullen een nieuwe applicatie eerder omarmen wanneer deze goed aansluit op hun werkzaamheden. Geef ze een stukje eigenaarschap zodat hun MS Teams perfect past bij hun manier van werken.

Zadel medewerkers niet op met te veel nieuwe dingen tegelijkertijd, dat zal ze snel afschrikken. Begin bij de basis, zoals videobellen en chatten en laat je werknemers daaraan wennen. Dit hebben ze vast vaker gedaan via andere applicaties, dus de functie is herkenbaar en ze hoeven enkel te wennen dat het er in MS Teams iets anders uitziet. Hebben ze dit goed onder de knie, dan is het tijd om de functionaliteiten uit te gaan breiden en deze stapsgewijs uit te gaan leggen.

Laat zien aan je medewerkers hoe MS Teams zich verhoudt tot andere O365 applicaties. Neem ze mee in het verhaal over de verschillende manieren van samenwerken en leg ze uit wat de samenhang tussen de verschillende applicaties is.

Wees transparant. Alles functionaliteiten perfect in één keer aanbieden aan een grote groep medewerkers is vaak niet realistisch, wees daar eerlijk in naar je medewerkers. Communiceer wat wel allemaal kan wanneer ze kennismaken met MS Teams en bied ze perspectief. Zo creëer je eerlijke verwachtingen en kan iedereen zich op zijn eigen manier voorbereiden.

Uitdaging: Wildgroei voorkomen binnen MS Teams

Heb je de Teams-omgeving van jouw organisatie nog zo mooi ingericht. Al snel ontstaan er overal en nergens verschillende Teams, worden onnodige kanalen aangemaakt, zijn bestanden onvindbaar of worden bestanden juist dubbel opgeslagen. De vrijheid binnen MS Teams biedt veel mogelijkheden, maar kan ook wildgroei veroorzaken. Met de juiste oplossingen behoud je een schone en opgeruimde MS Teams waarin het prettig is om in samen te werken.

Zorg voor duidelijk werkafspraken met je medewerkers. Spreek van tevoren af waarvoor je wat gaat gebruiken en wie welke verantwoordelijkheid heeft. Wanneer gebruik je een chat en wanneer een kanaal? Wanneer maak je een team aan? Wie mag er teams aanmaken? Waarvoor gebruik je de emoji’s? Denk ook na over werkafspraken over opruimen van bestanden. Hoelang blijft iets bewaard en waar archiveer je bestanden?

Zorg ervoor dat elke medewerker de juiste handvatten heeft voor een goede start met MS Teams. Neem de tijd om elke medewerker de basisfunctionaliteiten en de werkafspraken uit te leggen. Een korte eerste handleiding en een duidelijk training over de basisfunctionaliteiten kan de medewerkers enorm op weg helpen. Geef je medewerkers de tijd om hiermee te leren werken voordat je ze overspoelt met nieuwe mogelijkheden.

Betrek je medewerkers bij het implementatieproces en begeleid ze met veel geduld en motiveer ze door jouw enthousiasme met hen te delen. Een goede start en een collectieve motivatie, maakt een nieuwe samenwerktool als MS Teams tot een succes. Vergeet ook vooral de digitale collegiale functionaliteiten niet. Ook leuke en grappige achtergronden tijdens vergaderingen of af en toe een compliment badge delen - wat misschien geen basisfunctionaliteiten zijn - maakt MS Teams een plezierige toevoeging aan ieders digitale werkplek.

Kan jouw organisatie ook hulp gebruiken bij een succesvolle digitale werkplek?
De mensen achter Mixit
Ons team
Sarah Kraanen
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital workplace consultant
Peter de Jong
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Rick de Vries
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Kim Kaars
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Carlijn Cuijpers
Ik wil graag mijn kennis van innovatie en ontwerp inzetten om het dagelijks leven een stukje makkelijker en leuker te maken. Naast werk ben ik in het dagelijks leven ook graag bezig met sport, muziek, reizen en koffie drinken.
Carlijn Cuijpers
Digital workplace consultant
Amy van Wichen
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Segourney Muntslag
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Tessa van der Linden
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Suze Krijnen
Slim samenwerken met digitale tools: ik heb nooit anders gedaan en gun het iedereen. Ik help je graag door zaken tot in de puntjes uit te zoeken en steeds verbeterkansen te signaleren. In mijn vrije tijd vind je mij in de dans- of pilatesstudio of kijk ik een science fiction film.
Suze Krijnen
Digital workplace consultant
Evelien Habing
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Maaike van der Noord
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital workplace consultant
Xen Buijs
Mijn passie is om invloed te hebben op de inzichten en beleid binnen een organisatie op het gebied van digitalisatie. Het belangrijkste hierin is om de gebruiker centraal te stellen in de behoefte meting van de organisatie. Om die weg uit te stippelen, de risico’s te bepalen en uiteindelijk iets moois neer te zetten, dat is iets wat mij energie geeft. Verder stap ik graag in mijn vrije tijd in een zweefvliegtuig om alles daar te laten en mij volledig te concentreren op het zo lang mogelijk in de lucht blijven.
Xen Buijs
Digital workplace consultant
Jennifer Bijkerk
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital workplace consultant
Jean Pierre Martens
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Arjan Nataraj
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Kirsten Kikkert
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Projectmanager
Joost van den Berg
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Omar van der Heijden
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital workplace consultant
Mark Opschoor
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant