De digitale werkplek: een project zonder einde

Iedere medewerker heeft recht op een digitale werkplek die hen ondersteunt in het excelleren tijdens hun werk. Maar hoe kom je erachter wat medewerkers daarvoor nodig hebben? En wat nou als een adoptietraject niet van een leien dakje loopt?

Tijdens het Digital Workplace Event 2020 stonden deze vragen centraal. Een passievolle Eddie Obeng, professor en bekend van de TED-talk ‘Smart failure for a fast-changing world‘, startte de dag met de volgende boodschap:

We moeten onze manier van werken aanpassen aan de nieuwe wereld. Een wereld waarin innovatie, autonomie en flexibiliteit voorop staan. Een wereld die bestaat uit samenwerken, openheid en vertrouwen. Deze nieuwe wereld bestaat al een hele tijd. Het is nu aan ons om deze te erkennen en hier gebruik van te gaan maken. In zijn woorden:

''Use technology to enhance the people and make them more powerful.''

Hiervoor moet je je medewerker centraal zetten en erachter komen hoe je deze medewerker kunt ondersteunen in haar of zijn werk. Welke oplossingen en technologieën zijn daarvoor nodig? Betrek je medewerker in het proces. “Neem de tijd om naar de medewerker te luisteren, daar heb je op lange termijn veel aan”, zoals Riet Austie-Ziengs, Informatiemanager bij Zadkine, zei tijdens de expertsessie over het informatieportaal van Zadkine met Rick de Vries, Digital Workplace Consultant & Succes manager bij Mixit.

Moeilijker dan het lijkt

Maar de mens centraal stellen in je proces is niet altijd even makkelijk. Monique van de Beek, communitymanager bij de Consumentenbond, nam ons mee in het proces van de geboorte van SAM. Dit is het interne platform van de Consumentenbond. Dit Embrace-platform hebben ze geïmplementeerd na uitgebreid onderzoek samen met de medewerkers.

Monique vertelde ons dat ze na de geboorte van SAM veel weerstand ondervonden bij de medewerkers. Ondanks het betrekken van de medewerkers in het proces. “Wéér een nieuw programma?” was de reactie. Hierna volgde een proces van optimalisatie. Feedback verzamelen en aanpassen. Een product kan nog zo goed uitgewerkt zijn, maar als medewerkers je product niet omarmen, wordt het nooit meteen een succes.


''Going live is just the beginning.'' – Aaron Stafford, CTO bij 5CA

Aaron Stafford, CTO bij 5CA, verwoordde dit tijdens zijn expertsessie over PeoplePortal met Tim Swaag, Innovation Executive bij LiveTiles, erg treffend: “Going live is just the beginning.”. Deze cases lieten goed zien wat het belang is van een uitgedacht adoptietraject wanneer je een nieuwe oplossing introduceert bij een organisatie.

Het ideale recept voor de digitale werkplek

Evelien Habing en Arjan Nataraj van Mixit deelde het ideale recept voor de digitale werkplek. Hoe zorg je met de juiste ingrediënten voor een succes? Adoptie & Change is een van deze ingrediënten. Neem je medewerkers mee in het wiel van verandering. Zorg ervoor dat ze weten dat er iets nieuws is. Motiveer ze om de nieuwe oplossing te gebruiken. Ondersteun ze waar nodig, maar laat ze zelfstandig werken. Zorg dat ze het blijven gebruiken, op de juiste manier, die bij hun past.

Het is dus belangrijk om goed na te denken over je adoptie-aanpak. Maar deze aanpak hoef je niet steeds opnieuw te bedenken. Evelien Habing, Digital Workplace Consultant bij Mixit, vertelde ons dat een adoptietraject op zo’n manier ontworpen en gebruikt kan worden dat je deze ook voor andere doeleinden kunt gebruiken. Dit heeft twee voordelen:

  • Het wiel van adoptie voor het verandertraject hoef je niet iedere keer opnieuw uit te vinden.
  • De medewerkers herkennen hoe ze veranderingen doorgaan en weten op die manier beter wat ze kunnen verwachten.
Live
Continu verbetering nodig

''De digitale werkplek is geen eindig project, maar iets waar continu verbetering nodig is.''

Tijdens de keynote van Saskia Nijs, bestuursvoorzitter bij Setup, kwam ook duidelijk naar voren dat het niet stopt bij technologie uitvinden en introduceren.

Helaas zien we dus nog vaak dat de digitale werkplek wel als een eindig project wordt gezien. Bij de expertsessie van Sogeti en Nexthink zagen we dat zij met meten kunnen aantonen hoe er continu verbetering plaatsvindt als de digitale werkplek niet als eindig project wordt gezien. Door het meten van niet alleen de harde kant, maar ook de zachte kant (zoals de medewerkerstevredenheid) kun je continu werken aan verbetering van de digitale werkplek.

Saskia Nijs inspireerde ons ook met de gedachte om de meetbare doelstellingen niet van bovenaf te bepalen, maar door het samenbrengen van IT en HRM.

De dag werd afgesloten met Rick Pastoor, de schrijver van het boek Grip, die een concrete invulling deelde op welke manier we zelf in controle kunnen zijn van technologie. Hij legde uit hoe zijn werkwijze ervoor zorgt dat hij het meeste uit zijn dag kan halen. Hij gaf concrete voorbeelden over hoe je je hoofd als ‘werkgeheugen en niet als harde schijf’ kunt gebruiken. De technologie gebruikt hij om bij die werkwijze aan te sluiten, zoals bijvoorbeeld de juiste agenda en to–do-lijsten om als harde schijf te fungeren. 

Het Digital Workplace Event 2020 gaf ons mee dat we uitvindingen, oplossingen en technologieën moeten gebruiken om onszelf als medewerkers te ondersteunen in ons werk, zoals Eddie ons aan het begin van de dag vertelde. Wij, als digitale werkplek adviseurs van Mixit, willen dit niet alleen voor onszelf, maar ook voor anderen. Iedere medewerker heeft recht op een digitale werkplek die hen ondersteunt in het excelleren tijdens hun werk.

Lees meer over digitale werkplekken
Ons team
Dit zijn de mensen achter Mixit
Sarah Kraanen
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital workplace consultant
Carlijn Cuijpers
Ik wil graag mijn kennis van innovatie en ontwerp inzetten om het dagelijks leven een stukje makkelijker en leuker te maken. Naast werk ben ik in het dagelijks leven ook graag bezig met sport, muziek, reizen en koffie drinken.
Carlijn Cuijpers
Digital workplace consultant