Gelukkig hoeft op afstand werken helemaal niet ‘afstandelijk’ te zijn. De meeste samenwerktools hebben functies waarmee je ook digitaal collega’s kunt helpen, waardering kunt geven en die glimlach op hun gezicht kunt toveren. Met deze tips kun je ook op afstand prima bijdragen aan een positieve (werk)sfeer.
- Voorkom misverstanden en verhoog de onderlinge betrokkenheid door je collega’s te laten weten waar je mee bezig bent. Wees niet bang om te ‘overcommuniceren’; update je collega’s liever te veel dan te weinig. Spreek wel af wanneer en waar jullie dit doen, zodat je niet bedolven wordt onder de notificaties en het overzicht verliest.
- Check de verwachtingen. Wat betekent bijvoorbeeld een duimpje omhoog? Dat je een bericht leuk vindt, of dat je het gezien hebt? En wanneer gebruik je een ‘mention’; als je een collega ergens op wilt attenderen, of als je binnen een bepaalde termijn een reactie nodig hebt?
Gebruik je status om te laten weten of je beschikbaar bent. Je kunt ook een statusbericht instellen om aan te geven op welke tijden je wel of juist minder goed bereikbaar bent. Respecteer het als je collega op ‘Niet storen’ staat (niet iedereen is even goed in het negeren van berichtjes).
- Maak hulpvragen laagdrempelig, door tijdens een digitale dagstart een rondje te maken waarin iedereen aangeeft of ze ergens hulp bij nodig hebben, of juist tijd hebben om anderen te helpen.
- Maak in tools als Teams, Skype of Hangout gebruik van de functie ‘Scherm delen’ om tijdens een videocall met een collega mee te kijken. Je kunt de besturing overnemen om snel en makkelijk iets te laten zien of op te lossen.
- We kennen allemaal de risico’s van digitale communicatie: de verkeerd geïnterpreteerde e-mail of de emoji die anders overkomt dan je had bedoeld. Bij twijfel: doe het telefonisch of in een videocall. En liever 1-op-1 dan in een videocall met het hele team.
- Een bericht in het verkeerde kanaal? In plaats van een reactie te posten per ongeluk een nieuw gesprek gestart? Natuurlijk gaat er in de digitale communicatie wel eens wat mis, zeker als veel teamleden het nog niet zo gewend zijn. Een vrolijke emoji zoals de dansende pinguïn kan helpen om op een luchtige manier feedback te geven.
- Maak ook digitaal ruimte voor smalltalk. Plan een digitaal koffiemomentje in om even bij te praten. Start de videocall met een ‘check in’ waarbij elk teamlid even kan aangeven hoe het gaat.
- Laat je collega’s weten dat je blij met ze bent én maak dat zichtbaar voor het team. Met de ‘Praise’-functie in MS Teams (het badge-icoontje als je een nieuwe post of reactie typt) kun je bijvoorbeeld een collega prijzen voor zijn of haar creativiteit of coaching skills.
- Als je je nog niet verdiept had in de wondere wereld van de ‘gifjes’ dan is dit het moment om dat te doen. Het zoeken en selecteren van een toepasselijk exemplaar kost nauwelijks meer tijd dan het typen van een reactie, maar heeft een hoog ‘feelgood’-gehalte.
- Deel ook af en toe iets wat niets met werk te maken heeft. Inspireer je collega’s door voor elke dag van de week een onderwerp voor een digitaal deelmomentje te bedenken. Op maandag deelt iedereen (die het leuk vindt) bijvoorbeeld een baby- of kinderfoto van zichzelf, op dinsdag de naam van zijn of haar huisdier, op woensdag de serie die op dat moment gebingewatched wordt.Ooit gedacht dat je je collega’s juist op afstand beter zou leren kennen?
Mixit wil helpen om in deze periode productief te blijven! Daarom hebben wij een gids geschreven waarmee jij en jouw collega's (samen) thuiswerken slimmer kunnen maken. Lees hier meer over de gids of download deze direct via het onderstaande formulier.
Bedankt voor je aanvraag! Je ontvangt de informatie direct in je inbox.
Heb je de mail onverhoopt niet ontvangen? Controleer dan eerst je spambox. Mocht de mail niet aangekomen zijn, stuur dan een bericht naar info@mixit.nl.