Waarom snappen mijn collega’s niet hoe hun digitale werkplek werkt?

Nordwood themes k RN Zi G Ktz48 unsplash

Krijg je als IT’er bij een overheidsinstantie dikwijls de vraag of iets niet digitaal kan, terwijl er allang een systeem of tool voor is? Of ontvang je regelmatig informatieverzoeken omdat men niet weet waar het bestand is opgeslagen?

Binnen veel overheidsinstanties zijn er volop digitale middelen. Stuk voor stuk maandenlang nauwkeurig onderzocht door een stuurgroep en vervolgens aangeschaft en geïmplementeerd door een projectgroep. Alleen kennen veel medewerkers het bestaan ervan niet, weten ze niet hoe ze werken, of gebruiken ze deze niet omdat de leidinggevende liever een ander systeem hanteert. Ondanks alle richtlijnen, werkt elke afdeling (en medewerker) weer anders. Daarom is informatie vaak lastig terug te vinden en worden de informatiesystemen en digitale werkplekken niet optimaal gebruikt.

Toch hebben wij bij Mixit gezien dat als je medewerkers op de juiste wijze begeleidt in het adoptieproces van een digitale werkplek, ze ook daarna makkelijker meegaan in veranderingen. Hoe je dit aanpakt, en hoe je zorgt dat je collega’s maximaal gebruik maken van de digitale tools, vertellen we je graag in deze blog.

Niet iedereen houdt van IT

Hoeveel collega’s - buiten je eigen afdeling - ken jij die de mogelijkheden van Outlook en MS365 écht benutten? Inclusief handige trucs als het categoriseren van of verschillende kleurvlaggetjes toekennen aan e-mail, het toevoegen van alle documenten voor afspraken of het opslaan van digitale vergaderingen op de Drive voor degenen die niet aanwezig waren?

Dat zullen er niet veel zijn waarschijnlijk. Het is een raadsel waarom ze dat niet doen, want het kan zo handig zijn! En ze zouden zoveel efficiënter werken.

Daarmee ga je uit van jezelf. Jij vindt IT interessant, maar de meeste medewerkers niet. Zij vinden IT gedoe, lastig, iets wat tijd kost, en niet leuk is. Bovendien moeten ze al zoveel vastleggen en zijn er veel regeltjes binnen de overheid wat betreft IT, governance en beveiliging. Kortom, het is iets dat veel energie vreet maar weinig oplevert, in hun ogen.

Jouw standpunt – dat IT juist tijd bespaart – breng je alleen over door je echt in hen en hun werk te verplaatsen. Waar wij het in veel organisaties zien misgaan, is dat IT’ers denken vanuit techniek en functionaliteiten en niet vanuit de dagelijkse werkzaamheden van hun collega’s. Daarom moet jíj eerst een mind switch maken, voordat je je collega’s kan overtuigen.

Hoe pak je dat aan?

Wie zijn je collega’s en wat doen ze eigenlijk de hele dag?

Onderzoek eerst wie de verschillende medewerkers zijn. Een secretaresse of beleidsmedewerker zijn over het algemeen digitaal vaardiger dan een facilitair medewerker of iemand die voor de plantsoenendienst werkt. Ze hebben ook andere behoeftes in digitale ondersteuning. Investeer daarom eerst tijd met het in kaart brengen van de verschillende medewerkers. Loop een dag met verschillende collega’s mee en bekijk hoe en met wie ze samenwerken. Vraag ze wat er van hen wordt verwacht door de organisatie. Bekijk hoe digitaal vaardig zijn ze, maar ook hoe ze bij voorkeur nieuwe informatie tot zich nemen of wat belangrijk is voor de desbetreffende afdeling om op te slaan. Dat kan voor de afdeling Finance heel anders zijn dan voor een Klantcontactcentrum of de afdelingen in het Sociaal Domein.

Maak het meetbaar

Dit is ook het juiste moment voor een nulmeting. Want als je wilt dat je collega’s anders gaan werken: wanneer is je missie dan geslaagd? Wil je bijvoorbeeld dat ze minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie? Maak dit meetbaar. Hoeveel tijd zijn ze nu kwijt en hoeveel tijd wil je dat dat wordt?

U0 A0880 1
Adoptie stappenplan

Als je deze verschillende persona’s in de organisatie eenmaal hebt omschreven, dan weet je wat ze nodig hebben in hun rol. Vervolgens kun je werken aan de verandering in grofweg 2 stappen:

1. Welke oplossing sluit aan op de behoefte van de persona?

Is dat een bestaande oplossing? Moet deze eventueel nog aangepast worden? Of is er iets nieuws nodig? Zorg dat je oplossing zoveel mogelijk aansluit op de huidige manier van werken. Een manier van werken voor de hele organisatie werkt niet in de praktijk. Als je dat oplegt, gaan medewerkers toch olifantenpaadjes zoeken. Aansluiting op de persona en werkwijze is een voorwaarde voor succes.

2. Medewerkers begeleiden in de gedragsverandering (adoptie)

De meeste tijd zit in het helpen van medewerkers om de tools op de juiste manier te gebruiken. De techniek is er. Nu moeten de medewerkers overtuigd raken dat het hen helpt in de uitvoering van hun taken. Hiervoor gebruik je de informatie uit je onderzoek. Lezen ze bij voorkeur informatie op het bord in de kantine of helpt een online tutorial? Welke kanalen kun je het beste inzetten om hen te bereiken?

Resultaten van intensiever gebruik van digitale middelen

Belangrijk is dat de verandering door de hele organisatie wordt gedragen en dat verschillende afdelingen hierin een rol krijgen: HR, de directie, teamleiders en natuurlijk de IT-afdeling.

Als je als organisatie goed wordt in het ondersteunen van medewerkers met IT en een programma heeft om hen daarin te begeleiden, dan is het ook in de toekomst makkelijker om bij te blijven met nieuwe technologie omdat switchen voor medewerkers minder stressvol is. Zolang je uitgaat van hun behoeftes, zul je merken dat de onderlinge samenwerking beter wordt en medewerkers meer werkplezier krijgen.

Het resultaat voor de organisatie is:

Do it yourself

Als je de begeleiding goed aanpakt, kun je hier een asset van maken voor jullie organisatie. Daarom is het beste dit zoveel mogelijk inhouse in te richten. Natuurlijk helpt Mixit je hier graag bij, met de opzet dat jullie het uiteindelijk zelf doen. Kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij het in kaart brengen van de verschillende persona’s en het opzetten van een adoptieprogramma? Wij zijn hierin gespecialiseerd. Met onze ervaring kunnen we sneller jullie doel bereiken dan wanneer je alleen worstelt. Ook helpen we je graag bij de vertaalslag naar de techniek of het meten van de resultaten. Want je wilt natuurlijk wel kwantificeerbaar maken dat het werkt.

Gratis webinar Grip op documenten - de medewerker centraal

Kijk op onze website om meer te lezen over onze diensten en ervaring of mail of bel ons als je verder wilt praten over dit onderwerp. Op 7 maart geven we een gratis webinar over de adoptie van de digitale werkplek en uniform informatiebeleid voor overheden.

Ons team

De mensen achter Mixit

Kim@2X
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital Employee Experience Consultant
Elisa 2x
Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.
Elisa Engelsma
Digital Employee Experience Consultant
Tessa@2X
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Daphneee 2x
Mensen helpen en geholpen laten voelen daar word ik blij van! Ik ben nieuwsgierig naar wat er speelt bij organisaties en denk graag mee over wat wij daarin kunnen betekenen. Buiten werktijd geniet ik van samen zijn met vrienden, sporten en koken.
Daphne Roorda
Accountmanager
Rick 2x
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital Employee Experience Consultant
Segourney@2X
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital Employee Experience Consultant
Amy@2X
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Erik 2x
Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.
Erik Krois
Digital Employee Experience Consultant
Joost@2X
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Pleun 2x
Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.
Pleun Luijkx
Digital Employee Experience Consultant
Jeanpierre@2X
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Kirsten@2X
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Operations manager
Daan 2x
Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.
Daan de Wolf
Digital Employee Experience Consultant
Maaike 2x
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital Employee Experience Consultant
Tim 2x
Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.
Tim Swaag
Business development manager
Peter 2x
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital Employee Experience Consultant
Arjan@2X
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Omar 2x
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital Employee Experience Consultant
Jennifer 2x
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital Employee Experience Consultant
Sarah 2x
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital Employee Experience Consultant
Noraly 2x
Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.
Noraly Bovenmars
Digital Employee Experience Consultant
Alissia 2x imageoptim
Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.
Alissia Ahrens
User experience designer