Waarom snappen mijn collega’s niet hoe hun digitale werkplek werkt?

Krijg je als IT’er bij een overheidsinstantie dikwijls de vraag of iets niet digitaal kan, terwijl er allang een systeem of tool voor is? Of ontvang je regelmatig informatieverzoeken omdat men niet weet waar het bestand is opgeslagen?

Binnen veel overheidsinstanties zijn er volop digitale middelen. Stuk voor stuk maandenlang nauwkeurig onderzocht door een stuurgroep en vervolgens aangeschaft en geïmplementeerd door een projectgroep. Alleen kennen veel medewerkers het bestaan ervan niet, weten ze niet hoe ze werken, of gebruiken ze deze niet omdat de leidinggevende liever een ander systeem hanteert. Ondanks alle richtlijnen, werkt elke afdeling (en medewerker) weer anders. Daarom is informatie vaak lastig terug te vinden en worden de informatiesystemen en digitale werkplekken niet optimaal gebruikt.

Toch hebben wij bij Mixit gezien dat als je medewerkers op de juiste wijze begeleidt in het adoptieproces van een digitale werkplek, ze ook daarna makkelijker meegaan in veranderingen. Hoe je dit aanpakt, en hoe je zorgt dat je collega’s maximaal gebruik maken van de digitale tools, vertellen we je graag in deze blog.

Onderzoek eerst wie de verschillende medewerkers zijn. Een secretaresse of beleidsmedewerker zijn over het algemeen digitaal vaardiger dan een facilitair medewerker of iemand die voor de plantsoenendienst werkt. Ze hebben ook andere behoeftes in digitale ondersteuning. Investeer daarom eerst tijd met het in kaart brengen van de verschillende medewerkers. Loop een dag met verschillende collega’s mee en bekijk hoe en met wie ze samenwerken. Vraag ze wat er van hen wordt verwacht door de organisatie. Bekijk hoe digitaal vaardig zijn ze, maar ook hoe ze bij voorkeur nieuwe informatie tot zich nemen of wat belangrijk is voor de desbetreffende afdeling om op te slaan. Dat kan voor de afdeling Finance heel anders zijn dan voor een Klantcontactcentrum of de afdelingen in het Sociaal Domein.

Als je deze verschillende persona’s in de organisatie eenmaal hebt omschreven, dan weet je wat ze nodig hebben in hun rol. Vervolgens kun je werken aan de verandering in grofweg 2 stappen:

Als je de begeleiding goed aanpakt, kun je hier een asset van maken voor jullie organisatie. Daarom is het beste dit zoveel mogelijk inhouse in te richten. Natuurlijk helpt Mixit je hier graag bij, met de opzet dat jullie het uiteindelijk zelf doen. Kun je wel wat ondersteuning gebruiken bij het in kaart brengen van de verschillende persona’s en het opzetten van een adoptieprogramma? Wij zijn hierin gespecialiseerd. Met onze ervaring kunnen we sneller jullie doel bereiken dan wanneer je alleen worstelt. Ook helpen we je graag bij de vertaalslag naar de techniek of het meten van de resultaten. Want je wilt natuurlijk wel kwantificeerbaar maken dat het werkt.