Adoptie voor de hele organisatie: stel jezelf deze drie vragen

Let Microsoft Teams Be Website

Hoe succesvol zijn jullie digitale werkplekken? Zijn deze geïmplementeerd omdat iedereen nou eenmaal met digitale werkplekken werkt of zijn ze echt van toegevoegde waarde voor de medewerkers? En geldt dat voor een deel van de medewerkers of echt voor alle medewerkers?

Onze filosofie: een werkplek is alleen succesvol als deze zinvol is. Zowel voor de organisatie als voor de werknemer. In een reeks artikelen gaan we dieper in op wat zinvol gebruik inhoudt. In deze blog: hoe zorg je dat de digitale werkplek zinvol is voor iedereen binnen de organisatie?

Beleidsmedewerker of buitendienst medewerker?

Om zinvol gebruik voor jouw organisatie te definiëren, moet je eerst je doelstelling bepalen. In onze eerdere blog gaan we daar dieper op in. Vervolgens is het belangrijk om te kijken of dit overeenkomt met wat medewerkers nodig hebben in hun dagelijkse werk om bij te kunnen dragen aan de organisatiedoelstelling. Want als je medewerkers de digitale werkplek niet gebruiken, wordt het zeker geen succes. Maar de ene medewerker is de andere niet. Het is nogal een verschil of je beleidsmedewerker, frontdeskmedewerker of buitendienstmedewerker bij de plantsoenendienst bent. Zelfs als je voor dezelfde gemeente werkt, is je behoefte aan ondersteuning nogal verschillend in die rollen. Komt jouw werkgever niet tegemoet aan die behoefte, dan is de werkplek voor jou niet zinvol. Zo simpel is het!

3 Vragen om je doel te bereiken

En toch zien we vaak dat het in de praktijk wel zo gaat. Daarom - voordat we überhaupt ook maar beginnen over persona’s- geven we je drie belangrijk vragen die iedere organisatie zichzelf moet stellen om iedereen aan boord te krijgen bij de implementatie van een digitale werkplek. Deze vragen stel je jezelf bij elk afzonderlijk thema opnieuw:

Om duidelijk te maken hoe verschillend doelgroepen kunnen zijn, maken we het concreet met de rollen die we hierboven noemden: beleidsmedewerker, frontdeskmedewerker en een medewerker groenvoorziening bij de gemeente. Stel dat de gemeente als doelstelling voor de digitale werkplek heeft om burgers beter te bedienen, en dan vooral door slimmer en meer datagedreven te werken.

1. Geldt dit thema voor alle doelgroepen?
2. Is het succescriterium gelijk?
3. Wat is het beste adoptietraject?

1. Geldt dit thema voor alle doelgroepen?

Een buitendienstmedewerker zal minder vaak van een digitale werkplek en data gebruik maken dan een beleidsmedewerker en een frontdeskmedewerker. Hun behoeftes zijn totaal verschillend. Een beleidsdienstmedewerker bouwt op data om beleid op te stellen. Voor een frontdeskmedewerker geldt vooral dat hij of zijn de data van de burger snel en inzichtelijk voor zich heeft als de burger aan het loket staat. De buitendienstmedewerker zal weinig achter de digitale werkplek zitten maar voor hem/haar kan het wel praktisch zijn om via de telefoon te zien waar hij/zij morgen aan de slag moet.

2. Is het succescriterium gelijk?

Ook de succescriteria zijn voor de rollen verschillend. Voor de beleidsmedewerker is dit te meten door in hoeverre beleidsmedewerkers meer gemeentedata gebruiken om beleid op te stellen. Voor de frontdeskmedewerker kan gemeten worden of de afhandeling aan het loket sneller gaat. Voor de plantsoenendienstmedewerker kun je in relatie tot de organisatiedoelstelling meten of er minder klachten zijn over de groenvoorziening in de gemeente.

3. Wat is het beste adoptietraject?

Voor alle drie de functies is een ander adoptietraject nodig. Van een beleidsmedewerker mag je verwachten dat deze gewend is digitaal informatie te zoeken. E-learning modules en digitale nieuwsbrieven zijn dan misschien een goede optie. Voor de buitendienst- en frontdeskmedewerkers is het wellicht handiger om de teamleider te betrekken en face-tot-face trainingen te geven. Belangrijk is om steeds te meten of je de benodigde doelgroepen bereikt.

Je tool om iedereen te bereiken: persona’s

Om de antwoorden op de bovenstaande vragen in kaart te brengen, kun je gebruik maken van persona’s. Elke persona beschrijft de behoeften van een doelgroep, de bijdrage aan de doelstelling, het succescriterium en het beste adoptietraject. Hoe je persona’s ontwerpt en een uitgewerkt voorbeeld lees je hier.

U0 A0957

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het succesvol implementeren van digitale werkplekken? Of hebben jullie al digitale werkplekken maar valt het niet mee om iedereen aan boord te krijgen? Bel of mail ons dan gerust: info@mixit.nl of 010 519 2660

Het team

Jennifer 2x
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital workplace consultant
Noraly 2x
Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.
Noraly Bovenmars
Digital workplace consultant
Erik 2x
Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.
Erik Krois
Digital workplace consultant
Omar 2x
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital workplace consultant
Joost@2X
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Kirsten@2X
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Operations manager
Elisa 2x
Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.
Elisa Engelsma
Digital workplace consultant
Maaike 2x
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital workplace consultant
Amy@2X
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Tim 2x
Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.
Tim Swaag
Business development manager
Daan 2x
Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.
Daan de Wolf
Digital workplace consultant
Kim@2X
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Evelien goed 2x
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Tessa@2X
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Segourney@2X
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Pleun 2x
Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.
Pleun Luijkx
Digital workplace consultant
Sarah 2x
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital workplace consultant
Peter 2x
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Alissia 2x imageoptim
Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.
Alissia Ahrens
User experience designer
Jeanpierre@2X
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Arjan@2X
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Rick 2x
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Emily 2x
Met een hart voor de eindgebruiker ga ik voor een mooi resultaat voor de klant. Ik zet mijn creativiteit en projectmanagement skills in om een passend adoptieplan in te richten. In mijn vrije tijd lees en schrijf ik veel. En dat komt dan weer goed van pas bij mijn werk!
Emily Baartmans
Digital workplace consultant