5 aandachtspunten bij het opzetten van een (sociaal) intranet
Lees in deze blog waar je aan moet denken bij het opzetten van een intranet voor jouw organisatie. Daarnaast geven we je tips & tricks om deze aandachtspunten op de juiste manier aan te pakken.
Het opzetten van een eigen intranet is een goede manier om de communicatie en samenwerking binnen je organisatie te stroomlijnen, zeker nu het niet meer vanzelfsprekend is dat collega’s elkaar elke dag zien op kantoor. Je schept een besloten informatie- en samenwerkingsplatform dat veel potentiële voordelen biedt. De combinatie van Office 365 en SharePoint biedt bijvoorbeeld de mogelijkheden om binnen jouw organisatie zo’n sociaal intranet op te zetten.
Tegelijkertijd is het opzetten van een intranet een uitdagende klus. Lees verder om erachter te komen waar je allemaal aan moet denken bij het maken van een intranet voor jouw organisatie en doe vooral je voordeel met de tips die we aanbieden.
De 5 aandachtspunten bij het maken van een eigen intranet
1. Draagvlak creëren Draagvlak scheppen is een absolute must als je wil profiteren van de voordelen van een intranet. Medewerkers verwachten dat een intranet gebruiksvriendelijk is en tegemoetkomt aan hun gebruiksbehoeften.
In de praktijk gebeurt het nog (te) vaak dat ontwikkelaars zich heel sterk focussen op de techniek en content, maar het draagvlak onder medewerkers uit het oog verliezen. Ze gaan er te gemakkelijk vanuit dat mensen hun weg binnen het nieuwe intranet intuïtief wel vinden, waardoor er een kloof ontstaat tussen functionaliteiten en behoeften.
2. Het juiste tijdsplan Bij het bouwen van een intranet is het belangrijk om goed te letten op het tijdsplan. De realisering moet natuurlijk niet te lang op zich laten wachten, maar ook niet zo snel gaan dat medewerkers geen tijd hebben om het nieuwe intranet te leren kennen voordat ze er concreet mee aan de slag gaan.
3. Denk goed na over techniek, rollen en rechten De techniek en het rollen- en rechtenbeheer zijn bepalend voor het succes van een sociaal intranet. Welke functionaliteiten en koppelingen zijn must haves? Welke features zijn hooguit leuke extraatjes? En hoe creëer je een goed overzicht van toegangs- en bewerkingsrechten dat voor alle medewerkers helder is? Dit zijn vragen waar je goede antwoorden op moet formuleren voordat je overgaat tot het opzetten van een intranet.
4. De rol van het management De rol van de hogere bedrijfslagen bij het opzetten van een sociaal intranet is ook een niet te onderschatten aandachtspunt. Geven de directie en het management het goede voorbeeld door zelf actief en zichtbaar te zijn op het platform? Of komt er vanuit de hogere bedrijfslagen nauwelijks respons op vragen en kwesties die andere medewerkers aandragen via het intranet?
5. Hoe zit het met het waarom? Het is ook belangrijk om al in de ontwerpfase helder voor ogen te hebben waarom je nu precies een eigen intranet wil maken. Dat klinkt als een open deur. Toch zie je in de praktijk dat organisaties het ‘waarom’ van een intranet vaak in abstracte termen beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan vage dooddoeners als ‘beter samenwerken’ en eenvoudiger ‘kennis delen’.
Tips en tricks: zo ga je concreet aan de slag met de aandachtspunten
Gelukkig zijn er goede manieren om de bovengenoemde aandachtspunten zo aan te pakken dat jouw intranet een succesverhaal wordt. Doe je voordeel met deze tips en tricks!
Besteed aandacht aan adoptie ✓ Creëer het benodigde draagvlak door serieus werk te maken van adoptie. Neem medewerkers mee op reis binnen het nieuwe intranet met behulp van workshops, digitale rondleidingen en een contactpersoon waar ze terechtkunnen voor al hun vragen. Zorg ervoor dat het management en de directie het intranet ook omarmen en zichtbaar gebruiken.
Luister goed naar feedback ✓ Luister goed naar de feedback en verbetersuggesties van de gebruikers. Een intranet wordt alleen een succes als de mensen die ermee werken de oplossing graag gebruiken en zien dat het intranet beantwoordt aan hun gebruikersbehoeften.
Maak je intranet toekomstbestendig ✓ Verzeker je ervan dat je het intranet gemakkelijk kunt doorontwikkelen en uitbreiden met nieuwe functionaliteiten. Zo is en blijft het toekomstbestendig. De manier om dit te bereiken? Werken met techniek die continu en zonder grote extra investeringen optimaliseerbaar is. Denk bijvoorbeeld aan flexibele software die continu wordt bijgewerkt zoals Microsoft Office 365 en SharePoint.
Stel concrete doelen ✓ Vertaal het ‘waarom’ (de precieze doelen die je wilt realiseren met het in gebruik nemen van een intranet) in concrete doelen. Denk bijvoorbeeld aan een bepaald percentage aan klantvragen dat je wilt oplossen via taken die lopen via het intranet.
Formuleer een goed intranetbeleid ✓ Verzeker je ervan dat iedere medewerker weet welke toegangs- en bewerkingsrechten hij of zij heeft en weet met welke apparaten hij/zij wel of niet in het intranet kan. Maak profielen bovendien zo compleet mogelijk. Op die manier vind je altijd snel de juiste medewerker voor het juiste vraagstuk.
Hoe helpt Mixit?
Mixit beschikt over de combinatie van ervaring en kennis die nodig is om je te helpen bij alle fasen die je moet doorlopen om een sociaal intranet te bouwen. Allereerst helpen we je bij het analyseren van de huidige situatie. Om een goed werkend sociaal intranet op te zetten, moet je namelijk allereerst je huidige IT-landschap begrijpen.
Vervolgens helpen we je met het technisch en strategisch vormgeven en inrichten van je intranet, bijvoorbeeld door de combinatie Office 365 en SharePoint in de vorm te gieten die past bij jouw organisatie.
Maar daarmee is het proces nog niet afgerond. Omdat we weten dat de mens centraal staat bij het welslagen van elke technische oplossing, helpen we je ook bij het adoptietraject. We leveren een middelenmix die aansluit bij de persona’s en blijven altijd actief betrokken bij het gebruik van je intranet na de lancering. In die fase meten we het gebruik en de gebruikerstevredenheid en adviseren we je op basis van ons dashboard.
Wil je meer lezen over adoptie van Office 365 en SharePoint? Wij hebben speciaal hiervoor een adoptiegids geschreven. Download deze nu via de onderstaande button!
Wil jij de samenwerking, communicatie en het gebruik van de moderne digitale werkplek binnen je organisatie naar een hoger niveau tillen? Dan helpt Mixit je graag verder. Benieuwd naar wat wij voor je kunnen betekenen? Bel ons op +31 10 519 2660 of stuur een mailtje naar info@mixit.nl.
Je kunt natuurlijk ook je vraag stellen via het contactformulier hieronder. Wij zullen dan zo snel mogelijk contact je opnemen!
Dit zijn de mensen achter Mixit
Ons team
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Operations manager
Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.
Noraly Bovenmars
Digital Employee Experience Consultant
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital Employee Experience Consultant
Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.
Pleun Luijkx
Digital Employee Experience Consultant
Mensen helpen en geholpen laten voelen daar word ik blij van! Ik ben nieuwsgierig naar wat er speelt bij organisaties en denk graag mee over wat wij daarin kunnen betekenen. Buiten werktijd geniet ik van samen zijn met vrienden, sporten en koken.
Daphne Roorda
Accountmanager
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital Employee Experience Consultant
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital Employee Experience Consultant
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital Employee Experience Consultant
Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.
Tim Swaag
Business development manager
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital Employee Experience Consultant
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital Employee Experience Consultant
Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.
Elisa Engelsma
Digital Employee Experience Consultant
Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.
Erik Krois
Digital Employee Experience Consultant
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital Employee Experience Consultant
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital Employee Experience Consultant
Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.
Alissia Ahrens
User experience designer
Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.
