De 4 grootste uitdagingen van SharePoint

SharePoint is een geweldig platform dat je op talloze manieren kunt inzetten, maar zoals elke tool heeft het ook zo zijn uitdagingen. In deze blog gaan we in op de belangrijkste SharePoint-uitdagingen en de bijbehorende oplossingen.

SharePoint is een platform dat je op diverse manieren kunt inzetten voor het delen van informatie en samenwerken aan bestanden en taken. Dat kan via een intranet voor eigen medewerkers, maar ook via een extranet waar (geautoriseerde) externe gebruikers toegang tot hebben. Als je het goed gebruikt, is SharePoint een krachtig raamwerk voor informatie-uitwisseling en documentmanagement. Extra handig is dat SharePoint moeiteloos samenwerkt met het brede spectrum aan andere Microsoft-programma’s en -applicaties.

Toch plaatst SharePoint gebruikers ook soms voor lastige uitdagingen. Die hebben meestal betrekking op de verhouding tussen SharePoint, OneDrive en Teams, de indeling van de opslagomgeving of de afspraken over het delen van bestanden. In dit artikel gaan we in op de 4 belangrijkste SharePoint-uitdagingen en hoe je deze kan tackelen.

Als het overzicht weg is bij het gebruik van Sharepoint

Om te kunnen anticiperen op de groeiende behoefte aan thuiswerken, heb je SharePoint en Teams versneld uitgerold binnen je hele organisatie. Door het rappe tempo zijn adoptie en governance helaas ondergeschoven kindjes gebleven. Dit stelt je medewerkers voor uitdagingen waar ze flink mee worstelen.

Allereerst heeft de combinatie SharePoint-Teams gezorgd voor een oerwoud aan teams, kanalen, projecten, mappen en bestanden. Veel medewerkers hebben moeite om te doorgronden hoe de twee applicaties zich tot elkaar verhouden. Wanneer gebruik ik Teams en wanneer moet ik terugvallen op SharePoint?

De werkwijze verschilt bovendien van wat gebruikers traditioneel gewend zijn. De vertrouwde boomstructuur, die iedereen wel kent van de Windows-verkenner en veel andere toepassingen, maakt plaats voor een zoekbalk. Het resultaat: je medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het zoeken naar de laatste versies van documenten, wat de productiviteit niet ten goede komt.

Daarnaast is er een gebrekkig inzicht in het beleid voor het delen, versturen en bewerken van bestanden. Medewerkers moeten geregeld bij het management navragen of ze een bestand mogen doorsturen of een collega kunnen uitnodigen voor het bewerken van een document. Uiteindelijk wordt SharePoint een chaotische omgeving waarin medewerkers allerlei documenten aanmaken en rondsturen zonder een duidelijke werkafspraken. Zo schiet de oplossing haar uiteindelijke doel - sneller en productiever samenwerken - helemaal voorbij.

De 4 grootste uitdagingen en de oplossingen

Om het maximale uit SharePoint te halen, moet je als organisatie dus wel nog een aantal hordes nemen. Vanuit de praktijk hebben wij 4 grote uitdagingen geformuleerd. We lichten ze hieronder nader toe.

Uitdaging 1: Weergave

Zeker bij grote organisaties neemt de complexiteit van een SharePoint-omgeving snel toe. Het geheel aan sites, documentbibliotheken, mappen en documenten kan best overweldigend zijn, zeker omdat de traditionele boomstructuur in SharePoint ontbreekt. Zonder de juiste maatregelen dreigt de overzichtelijkheid verloren te gaan.

De oplossing? Via Teams kun je wel een overzicht van alle projecten oproepen dat in een overzichtelijke boomstructuur is gegoten. Zorg dus dat je in Teams een goed systeem opstelt voor het archiveren van bestanden en het verbergen of tonen van teams en kanalen. Dat kan met de beschikbare templates en tools. Je kunt bijvoorbeeld de governance vergroten door het overzicht te bewaken in Teams. Kies duidelijke naamconventies en leg heldere, eenduidige regels vast voor vergaderingen. Het toepassen van automatisch archiveren brengt nog meer structuur aan in je Teams- en SharePoint-omgevingen.

Uitdaging 2: Navigeren

SharePoint-sites en bibliotheken van grote organisaties dijen vaak zo snel uit dat navigeren een lastige klus wordt. Gelukkig zijn er wel een aantal manieren om het navigatieproces te vereenvoudigen.

  • Zorg voor een goede naamgeving en duidelijke werkafspraken. Zo voorkom je dat jouw SharePoint-omgeving een onoverzichtelijk oerwoud van mappen en documenten wordt waarin terugzoeken een tijdverslindende klus is.
  • Je kunt bestanden voorzien van specifieke metadata. Hierdoor neem je afscheid van lange bestandsnamen en worden documenten makkelijker vindbaar.
  • Met SharePoint-favorieten krijg je in één klik toegang tot de vaakst gebruikte sites, bibliotheken en mappen. Je kunt deze functionaliteit bovendien afstemmen op de individuele gebruiker.

Je kunt ook filters instellen waarmee een gebruiker snel en gericht inzoomt op een gezocht onderdeel van je SharePoint-omgeving.

Uitdaging 3: Veiligheid en compliance

Veiligheid en compliance zijn natuurlijk enorm belangrijk in een tijd waarin cybercriminaliteit welig tiert. Toch is dit een uitdaging waar veel gebruikers van SharePoint mee worstelen, zeker in de thuiswerkomgeving waar je toch wat minder toezicht hebt op de handelingen en apparaten van medewerkers.

Gelukkig is Microsoft 365 al uitgerust met een brede waaier aan goede beveiligingstools. Maar het is belangrijk dat je daarnaast ook een goed toegangsbeleid opstelt. Je kunt in SharePoint bijvoorbeeld labels aan bestanden hangen die aangeven wat de veiligheidsstatus van een bepaald document is.

Bevat een bestand bijvoorbeeld bedrijfskritische gegevens of privacygevoelige info? De juiste rechten toekennen zorgt er dan voor dat je zo’n document niet onversleuteld kunt versturen en dat slechts een select groepje bevoegde gebruikers het kan openen. Daarnaast kun je ook instellen of medewerkers bestanden direct of alleen in de eigen teamomgeving mogen delen.

Uitdaging 4: Wanneer gebruik je SharePoint, Teams of OneDrive

Tot slot is het ook niet altijd voor iedereen duidelijk wanneer je nu precies SharePoint, Teams of OneDrive gebruikt. Verwarring hierover leidt vaak tot een wirwar aan bestanden, documenten en mappen op verschillende plekken. Een goede adoptie van de techniek is daarom enorm belangrijk. Zorg er met gerichte trainingen, instructievideo’s en infographics voor dat medewerkers het ecosysteem begrijpen en snel wegwijs worden in het 365-landschap.

Dat gaat een stuk gemakkelijker als ze de hiërarchische verhoudingen tussen de drie oplossingen begrijpen. OneDrive gebruik je voor jouw bestanden: documenten die vooral voor persoonlijk gebruik bestemd zijn. Je kunt ze wel met collega’s delen (bijvoorbeeld voor een eenmalige controle), maar werkt er niet structureel aan samen. Teams gebruik je juist wel echt om samen te werken en te communiceren. Het is een ideale verzamelplek voor het samenbrengen van informatie rondom projecten. SharePoint zit daar weer een laag boven en is gericht op het organisatiebreed opslaan en delen van bestanden.

Eerste hulp bij thuiswerken

Mixit wil helpen om in deze periode productief te blijven, daarom delen we graag onze kennis over slim thuis samenwerken. Neem gerust contact op via info@mixit.nl of bel naar 010-12345678.

Daarnaast zijn onze Thuiswerkcoaches beschikbaar voor een gratis eerste consult. Laat een bericht achter via het contactformulier en we nemen zo snel mogelijk contact met je op om een virtuele meeting in te plannen!

Ons team
Dit zijn de mensen achter Mixit
Kirsten Kikkert
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Projectmanager
Omar van der Heijden
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital workplace consultant
Arjan Nataraj
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Kim Kaars
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Segourney Muntslag
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Tessa van der Linden
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Maaike Van Der Noord
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike Van Der Noord
Digital workplace consultant
Xen Buijs
Xen Buijs
Digital workplace consultant
Joost van den Berg
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Rick de Vries
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Amy van Wichen
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Carlijn Cuijpers
Ik wil graag mijn kennis van innovatie en ontwerp inzetten om het dagelijks leven een stukje makkelijker en leuker te maken. Naast werk ben ik in het dagelijks leven ook graag bezig met sport, muziek, reizen en koffie drinken.
Carlijn Cuijpers
Digital workplace consultant
Suze Krijnen
Slim samenwerken met digitale tools: ik heb nooit anders gedaan en gun het iedereen. Ik help je graag door zaken tot in de puntjes uit te zoeken en steeds verbeterkansen te signaleren. In mijn vrije tijd vind je mij in de dans- of pilatesstudio of kijk ik een science fiction film.
Suze Krijnen
Digital workplace consultant
Mark Opschoor
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant
Jean Pierre Martens
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Sarah Kraanen
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital workplace consultant
Peter de Jong
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Evelien Habing
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Jennifer Bijkerk
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital workplace consultant