4 belangrijkste SharePoint-uitdagingen en oplossingen | Blog

SharePoint is een platform dat je op diverse manieren kunt inzetten voor het delen van informatie en samenwerken aan bestanden en taken. Dat kan via een intranet voor eigen medewerkers, maar ook via een extranet waar (geautoriseerde) externe gebruikers toegang tot hebben. Als je het goed gebruikt, is SharePoint een krachtig raamwerk voor informatie-uitwisseling en documentmanagement. Extra handig is dat SharePoint moeiteloos samenwerkt met het brede spectrum aan andere Microsoft-programma’s en -applicaties.

Toch plaatst SharePoint gebruikers ook soms voor lastige uitdagingen. Die hebben meestal betrekking op de verhouding tussen SharePoint, OneDrive en Teams, de indeling van de opslagomgeving of de afspraken over het delen van bestanden. In dit artikel gaan we in op de 4 belangrijkste SharePoint-uitdagingen en hoe je deze kan tackelen.

Als het overzicht weg is bij het gebruik van Sharepoint

Om te kunnen anticiperen op de groeiende behoefte aan thuiswerken, heb je SharePoint en Teams versneld uitgerold binnen je hele organisatie. Door het rappe tempo zijn adoptie en governance helaas ondergeschoven kindjes gebleven. Dit stelt je medewerkers voor uitdagingen waar ze flink mee worstelen.

Allereerst heeft de combinatie SharePoint-Teams gezorgd voor een oerwoud aan teams, kanalen, projecten, mappen en bestanden. Veel medewerkers hebben moeite om te doorgronden hoe de twee applicaties zich tot elkaar verhouden. Wanneer gebruik ik Teams en wanneer moet ik terugvallen op SharePoint?

De werkwijze verschilt bovendien van wat gebruikers traditioneel gewend zijn. De vertrouwde boomstructuur, die iedereen wel kent van de Windows-verkenner en veel andere toepassingen, maakt plaats voor een zoekbalk. Het resultaat: je medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het zoeken naar de laatste versies van documenten, wat de productiviteit niet ten goede komt.

Daarnaast is er een gebrekkig inzicht in het beleid voor het delen, versturen en bewerken van bestanden. Medewerkers moeten geregeld bij het management navragen of ze een bestand mogen doorsturen of een collega kunnen uitnodigen voor het bewerken van een document. Uiteindelijk wordt SharePoint een chaotische omgeving waarin medewerkers allerlei documenten aanmaken en rondsturen zonder een duidelijke werkafspraken. Zo schiet de oplossing haar uiteindelijke doel - sneller en productiever samenwerken - helemaal voorbij.

De 4 grootste uitdagingen en de oplossingen

Om het maximale uit SharePoint te halen, moet je als organisatie dus wel nog een aantal hordes nemen. Vanuit de praktijk hebben wij 4 grote uitdagingen geformuleerd. We lichten ze hieronder nader toe.

Uitdaging 1: Weergave

Zeker bij grote organisaties neemt de complexiteit van een SharePoint-omgeving snel toe. Het geheel aan sites, documentbibliotheken, mappen en documenten kan best overweldigend zijn, zeker omdat de traditionele boomstructuur in SharePoint ontbreekt. Zonder de juiste maatregelen dreigt de overzichtelijkheid verloren te gaan.

De oplossing? Via Teams kun je wel een overzicht van alle projecten oproepen dat in een overzichtelijke boomstructuur is gegoten. Zorg dus dat je in Teams een goed systeem opstelt voor het archiveren van bestanden en het verbergen of tonen van teams en kanalen. Dat kan met de beschikbare templates en tools. Je kunt bijvoorbeeld de governance vergroten door het overzicht te bewaken in Teams. Kies duidelijke naamconventies en leg heldere, eenduidige regels vast voor vergaderingen. Het toepassen van automatisch archiveren brengt nog meer structuur aan in je Teams- en SharePoint-omgevingen.

Uitdaging 2: Navigeren

SharePoint-sites en bibliotheken van grote organisaties dijen vaak zo snel uit dat navigeren een lastige klus wordt. Gelukkig zijn er wel een aantal manieren om het navigatieproces te vereenvoudigen.

Zorg voor een goede naamgeving en duidelijke werkafspraken. Zo voorkom je dat jouw SharePoint-omgeving een onoverzichtelijk oerwoud van mappen en documenten wordt waarin terugzoeken een tijdverslindende klus is.
Je kunt bestanden voorzien van specifieke metadata. Hierdoor neem je afscheid van lange bestandsnamen en worden documenten makkelijker vindbaar.
Met SharePoint-favorieten krijg je in één klik toegang tot de vaakst gebruikte sites, bibliotheken en mappen. Je kunt deze functionaliteit bovendien afstemmen op de individuele gebruiker.

Je kunt ook filters instellen waarmee een gebruiker snel en gericht inzoomt op een gezocht onderdeel van je SharePoint-omgeving.

Uitdaging 3: Veiligheid en compliance

Veiligheid en compliance zijn natuurlijk enorm belangrijk in een tijd waarin cybercriminaliteit welig tiert. Toch is dit een uitdaging waar veel gebruikers van SharePoint mee worstelen, zeker in de thuiswerkomgeving waar je toch wat minder toezicht hebt op de handelingen en apparaten van medewerkers.

Gelukkig is Microsoft 365 al uitgerust met een brede waaier aan goede beveiligingstools. Maar het is belangrijk dat je daarnaast ook een goed toegangsbeleid opstelt. Je kunt in SharePoint bijvoorbeeld labels aan bestanden hangen die aangeven wat de veiligheidsstatus van een bepaald document is.

Bevat een bestand bijvoorbeeld bedrijfskritische gegevens of privacygevoelige info? De juiste rechten toekennen zorgt er dan voor dat je zo’n document niet onversleuteld kunt versturen en dat slechts een select groepje bevoegde gebruikers het kan openen. Daarnaast kun je ook instellen of medewerkers bestanden direct of alleen in de eigen teamomgeving mogen delen.

Uitdaging 4: Wanneer gebruik je SharePoint, Teams of OneDrive

Tot slot is het ook niet altijd voor iedereen duidelijk wanneer je nu precies SharePoint, Teams of OneDrive gebruikt. Verwarring hierover leidt vaak tot een wirwar aan bestanden, documenten en mappen op verschillende plekken. Een goede adoptie van de techniek is daarom enorm belangrijk. Zorg er met gerichte trainingen, instructievideo’s en infographics voor dat medewerkers het ecosysteem begrijpen en snel wegwijs worden in het 365-landschap.

Dat gaat een stuk gemakkelijker als ze de hiërarchische verhoudingen tussen de drie oplossingen begrijpen. OneDrive gebruik je voor jouw bestanden: documenten die vooral voor persoonlijk gebruik bestemd zijn. Je kunt ze wel met collega’s delen (bijvoorbeeld voor een eenmalige controle), maar werkt er niet structureel aan samen. Teams gebruik je juist wel echt om samen te werken en te communiceren. Het is een ideale verzamelplek voor het samenbrengen van informatie rondom projecten. SharePoint zit daar weer een laag boven en is gericht op het organisatiebreed opslaan en delen van bestanden.

Eerste hulp bij thuiswerken

Mixit wil helpen om in deze periode productief te blijven, daarom delen we graag onze kennis over slim thuis samenwerken. Neem gerust contact op via info@mixit.nl of bel naar 010-12345678.

Daarnaast zijn onze Thuiswerkcoaches beschikbaar voor een gratis eerste consult. Laat een bericht achter via het contactformulier en we nemen zo snel mogelijk contact met je op om een virtuele meeting in te plannen!