In 3 stappen naar een werkende digitale werkplek voor zorgmedewerkers

Digital nurse space min

Zorgmedewerkers hebben het druk. Als IT'er is het vaak lastig om hen te bereiken. En dat terwijl je hen juist zou willen helpen om het werk makkelijker te maken en de werkdruk te verlichten met een efficiënte, ondersteunende werkplek.

Wij zien het in ons werk regelmatig bij zorginstellingen, IT-zaken die (nog) niet optimaal werken voor medewerkers. Bijvoorbeeld informatie die verspreid over meerdere systemen is opgeslagen en daardoor niet makkelijk vindbaar is voor medewerkers of verschillende werkwijzen (en applicaties) tussen afdelingen en soms zelfs op dezelfde afdeling. Dit soort zaken zorgen ervoor dat een zorginstelling niet kan versnellen. En dat is wel nodig om de werkdruk acceptabel te houden voor de medewerkers en de zorg toegankelijk voor iedereen. Een goede samenwerking tussen zorgcollega’s en de IT-afdeling is een vereiste om wel te kunnen versnellen. Alleen samen kom je tot een digitale werkplek die werkt voor iedereen.

In deze blog geven we je een concreet 3-stappenplan, die bewezen succesvol is in de praktijk.

Dit stappenplan is een samenvatting van een podcast. Wil je liever luisteren dan lezen? Dan vind je de podcast hier.

Zorgmedewerkers en IT begrijpen elkaar niet

In onze eerdere blog Zorgmedewerkers en IT begrijpen elkaar niet, hebben we gekeken waarom het zo lastig is om zorgmedewerkers te betrekken bij digitalisering. De belangrijkste reden is een ander perspectief. Van nature hebben zorgmedewerkers geen interesse voor IT. Elke minuut achter een beeldscherm is verloren tijd, die niet besteed kan worden aan patiënten.

Toch zijn in de afgelopen jaren bepaalde technische toepassingen wel omarmd in de zorg. Met name toepassingen die het werk makkelijker maken en de patiënt helpen. Denk aan monitortools, scans, Artifical Intelligence die symptomen herkent. Die hebben meerwaarde in de ogen van de zorgmedewerker.

In 3 stappen de afstand verkleinen

Het draait dus om perceptie. Als je die kunt veranderen dan kun je samen veel bereiken. Dat maakt het werk van de zorgmedewerker makkelijker en jouw werk leuker. Bovendien is het hard nodig om de zorg ‘slimmer’ te maken, willen we het voor iedereen toegankelijk houden. Probeer daarom eens het onderstaande stappenplan.

National cancer institute N Fvd K Ihx Yl U unsplash 1 min

Stap 1 Leer dezelfde taal spreken

De taal die een IT'er spreekt, verschilt nogal van die van een zorgmedewerker. Als IT'er ben je enthousiast over innovatie en hoe handig nieuwe features zijn. Je bent geneigd om vanuit functionaliteiten te praten. Dat zegt een zorgmedewerker niks. Hij/zij heeft een andere passie: zorgen voor mensen. Bovendien als je IT niet begrijpt, wordt de drempel om digitale toepassingen te gebruiken alleen maar hoger. Als IT'er ben jij met alle ontwikkelingen in de IT-wereld meegegroeid. Dat geldt niet voor zorgmedewerkers.

Je moet jezelf dus verplaatsen in de zorgmedewerker. Als je dat goed wilt doen, loop dan eens een paar dagen mee met verschillende soorten medewerkers. Observeer waar ze tegenaan lopen, zonder advies te geven hoe je dat zou oplossen met technologie. Dat komt later. Maak eerst alleen aantekeningen en luister.

Stap 2 Beschouw IT niet als apart onderwerp

Als je wilt dat zorgmedewerkers IT integreren in hun werk, behandel het dan ook zo. Het helpt al om niet in een apart gebouw te zitten als IT-afdeling, maar echt in het ziekenhuis of zorgcentrum zelf. Zodat je ziet wat er elke dag speelt.

Sluit aan bij de bijeenkomsten die de medewerkers al hebben. Zijn er bijvoorbeeld wekelijkse team overleggen of vergaderingen over zorgprotocollen? Haak daar dan aan bij wat er besproken wordt en hoe je zaken met IT kunt verbeteren. Probeer ook daar weer eerst vooral te luisteren en kom pas later met goed doordachte, concrete oplossingen voor de issues waar ze dagelijks tegenaan lopen. Je zult zien dat dit beter werkt dan apart IT-bijeenkomsten organiseren voor zorgcollega’s.

Stap 3 Vermijd aannames

Heb je een oplossing bedacht die je collega’s helpt in hun werk en heb je deze toegelicht? Ga er dan niet zomaar vanuit dat deze ook echt werkt. Er kan een reden zijn waarom het in de praktijk toch niet praktisch is. Bijvoorbeeld omdat de weergave op de handheld of mobiel niet fijn werkt en de medewerker geen tijd heeft om het via een pc of laptop in te vullen. Of de medewerkers vinden het toch ingewikkeld en laten het daarom links liggen. Belangrijk is dat je blijft toetsen of je oplossing werkt en aansluit op hun werk.

Voordat je echt uitrolt, kun je één medewerker vragen het te proberen. Kijk of je kunt meelopen als hij/zij het toepast of vraag om feedback. Met die informatie kun je de oplossing of uitleg over de functionaliteit verbeteren voor je deze breed uitrolt.

Wees relevant

Dé manier om zorgmedewerkers mee te krijgen, is om relevant te zijn met IT-toepassingen. Want ja, zorgmedewerkers zijn druk, maar dat geldt voor meer branches en ook daar gaat de digitalisering verder. Zolang je maar relevant bent, heb je de aandacht.

Natuurlijk is je timing wel essentieel. Midden in een pandemie een nieuwe werkplek uitrollen, draait bijna zeker op een fiasco uit. Kies daarom het juiste moment voor nieuwe toepassingen, en wees geduldig als het niet direct uitgerold kan worden of aanslaat.

Meten of je medewerkers bereikt

Relevantie is trouwens voor elke zorgmedewerker anders. Deel medewerkers op in groepen met mensen die dezelfde werkzaamheden uitvoeren en dus dezelfde behoeftes hebben.

Mixit kan je helpen de verschillende doelgroepen in jullie zorgcentrum of ziekenhuis in kaart te brengen. We kunnen hun behoeftes identificeren en deze, in overleg met jullie, vertalen naar concrete oplossingen. Hierbij maken we de doelen meetbaar, zodat je later kunt toetsen of de oplossing werkt, of je de medewerkers echt bereikt en waar eventueel op bijgestuurd moet worden. Hiervoor hebben we allerlei creatieve oplossingen, zoals het inzetten van koplopers en teamleiders. Omdat we uit de praktijk weten hoe lastig het is om zorgmedewerkers mee te krijgen.

Zorg afbeelding

Webinar: De verbinding tussen IT en zorgmedewerkers

Op 15 december 2022 van 12:00-13:00 geeft Pleun Luijkx een webinar over de verbinding tussen IT en zorgmedewerkers.

Meer lezen en/of aanmelden

Wil je eens sparren over wat we voor jullie organisatie kunnen doen? Neem gerust contact met ons op, dan praten we verder.

Ons team

De mensen achter Mixit

Pleun 2x
Vaak wordt een nieuwe werkomgeving met enige scepsis ontvangen: mijn uitdaging zit ‘m erin te zorgen dat deze werkplek écht gaat werken voor de medewerker. Mijn lange ervaring in ICT en werplekimplementaties, en een achtergrond in communicatie, verandermanagement en projectleiding zet ik in om de werkplek tot een succes te maken, en daarmee waarde toe te voegen voor de medewerker én de organisatie.
Pleun Luijkx
Digital Employee Experience Consultant
Jeanpierre@2X
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner
Daphneee 2x
Mensen helpen en geholpen laten voelen daar word ik blij van! Ik ben nieuwsgierig naar wat er speelt bij organisaties en denk graag mee over wat wij daarin kunnen betekenen. Buiten werktijd geniet ik van samen zijn met vrienden, sporten en koken.
Daphne Roorda
Accountmanager
Elisa 2x
Met mijn technische designachtergrond kijk ik zowel analytisch als mensgericht en creatief. Daarbij maak ik gebruik van visuals om complexe problemen en systemen weer te geven, design thinking en storytelling. Ik bloei op wanneer ik verantwoordelijkheid en vrijheid krijg om te experimenteren in projecten.
Elisa Engelsma
Digital Employee Experience Consultant
Kirsten@2X
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Operations manager
Arjan@2X
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Rick 2x
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital Employee Experience Consultant
Daan 2x
Technologie belooft dat het ontzettend veel kan, maar daarmee helpt het jou of jouw organisatie niet meteen vooruit. Ik wil jou helpen om niet alleen alles uit technologie te halen, maar te zorgen dat jij er blij van wordt als jij het te gebruikt. Op die manier gaan jij en jouw organisatie er echt op vooruit. Waar ik blij van word? Winnen op een spelletjesavond, sporten in het park en een nieuw record halen tijdens een rondje hardlopen.
Daan de Wolf
Digital Employee Experience Consultant
Tessa@2X
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
HR manager
Tim 2x
Technologie is gaaf, maar nog mooier als het ook echt wat bijdraagt aan de mens en organisatie. Daarom werk ik met ons team en onze klanten aan de dienstverlening waarbij de mens en organisatie centraal staan in het uitnutten van technologie. Benieuwd geraakt? Ik drink graag een kop goede koffie met je om je meer te vertellen. Naast werk ga ik graag op reis met een camera in mijn hand of geniet ik van een festival.
Tim Swaag
Business development manager
Joost@2X
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Amy@2X
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Sarah 2x
Een digitale werkplek die aansluit op en meebeweegt met jouw behoeften is iets waar ik me graag hard voor maak. Ik ben nieuwsgierig en ontrafel graag nieuwe contexten. Blije medewerkers, daar kan ik van genieten. Ook na werk omgeef ik me graag met mensen. Met familie en vrienden, bij voorkeur in combinatie met een lekkere pasta en een goed glas wijn.
Sarah Kraanen
Digital Employee Experience Consultant
Segourney@2X
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital Employee Experience Consultant
Kim@2X
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital Employee Experience Consultant
Alissia 2x imageoptim
Ik ben blij wanneer de gebruiker blij is. Hierbij leg ik vooral de nadruk op het onderzoek doen naar de gebruiker en het probleem in kaart te brengen. Daarbij zorg ik ook voor een goede User experience binnen het ontwerp. Buiten werk neem ik graag een duik in het zwembad of geniet ik van een lekker wijntje op een terras.
Alissia Ahrens
User experience designer
Peter 2x
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital Employee Experience Consultant
Noraly 2x
Digitale transformatie succesvol en ook nog eens leuk maken, daar word ik enthousiast van! Laten we samen kijken naar hoe we de werkplek inrichten zodat jij en je collega’s er echt blij van worden. Waar ik zelf blij van word is het in leven houden van mijn plantjes en urenlang bijpraten met vrienden op een terras.
Noraly Bovenmars
Digital Employee Experience Consultant
Erik 2x
Ik ben weleens omschreven als; een analyticus met oog en hart voor de medemens, en ik blijf het een passende omschrijving vinden. Ik combineer een achtergrond in de psychologie met een affiniteit met IT om tot passende oplossingen te komen voor de klant. Wat heb je immers aan een mooi stuk gereedschap dat nooit uit de gereedschapskoffer wordt gehaald? Gebruik me vooral als sparringpartner voor strategie en innovatie vraagstukken. Mijn vrije tijd besteed ik met mijn gezin. Met twee kleine kinderen blijf je zo lekker bezig.
Erik Krois
Digital Employee Experience Consultant
Jennifer 2x
Als je het mij vraagt hoort technologie de gebruiker te ondersteunen en niet andersom. Daarom onderzoek ik graag waar medewerkers zelf nou behoefte aan hebben in hun digitale werk omgeving en gebruik technologie om mensen vervolgens echt verder te helpen. Naast problemen oplossen voor gebruikers is surfen echt mijn passie en ik duik dan ook graag aan het einde van een werkdag nog even de zee in.
Jennifer Bijkerk
Digital Employee Experience Consultant
Maaike 2x
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike van der Noord
Digital Employee Experience Consultant
Omar 2x
Waar ik energie van krijg? De juiste strategie vinden voor een duurzame impact op de organisatie. En oplossingen maken die waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. Buiten mijn werk om word ik blij van een goed potje squash, een lekker gerecht bereiden en met pen en papier een creatieve ingeving uittekenen.
Omar van der Heijden
Digital Employee Experience Consultant