In 3 stappen naar een werkende digitale werkplek voor zorgmedewerkers

Zorgmedewerkers hebben het druk. Als IT'er is het vaak lastig om hen te bereiken. En dat terwijl je hen juist zou willen helpen om het werk makkelijker te maken en de werkdruk te verlichten met een efficiënte, ondersteunende werkplek.

Wij zien het in ons werk regelmatig bij zorginstellingen, IT-zaken die (nog) niet optimaal werken voor medewerkers. Bijvoorbeeld informatie die verspreid over meerdere systemen is opgeslagen en daardoor niet makkelijk vindbaar is voor medewerkers of verschillende werkwijzen (en applicaties) tussen afdelingen en soms zelfs op dezelfde afdeling. Dit soort zaken zorgen ervoor dat een zorginstelling niet kan versnellen. En dat is wel nodig om de werkdruk acceptabel te houden voor de medewerkers en de zorg toegankelijk voor iedereen. Een goede samenwerking tussen zorgcollega’s en de IT-afdeling is een vereiste om wel te kunnen versnellen. Alleen samen kom je tot een digitale werkplek die werkt voor iedereen.

In deze blog geven we je een concreet 3-stappenplan, die bewezen succesvol is in de praktijk.

Dit stappenplan is een samenvatting van een podcast. Wil je liever luisteren dan lezen? Dan vind je de podcast hier.

De taal die een IT'er spreekt, verschilt nogal van die van een zorgmedewerker. Als IT'er ben je enthousiast over innovatie en hoe handig nieuwe features zijn. Je bent geneigd om vanuit functionaliteiten te praten. Dat zegt een zorgmedewerker niks. Hij/zij heeft een andere passie: zorgen voor mensen. Bovendien als je IT niet begrijpt, wordt de drempel om digitale toepassingen te gebruiken alleen maar hoger. Als IT'er ben jij met alle ontwikkelingen in de IT-wereld meegegroeid. Dat geldt niet voor zorgmedewerkers.

Je moet jezelf dus verplaatsen in de zorgmedewerker. Als je dat goed wilt doen, loop dan eens een paar dagen mee met verschillende soorten medewerkers. Observeer waar ze tegenaan lopen, zonder advies te geven hoe je dat zou oplossen met technologie. Dat komt later. Maak eerst alleen aantekeningen en luister.

Als je wilt dat zorgmedewerkers IT integreren in hun werk, behandel het dan ook zo. Het helpt al om niet in een apart gebouw te zitten als IT-afdeling, maar echt in het ziekenhuis of zorgcentrum zelf. Zodat je ziet wat er elke dag speelt.

Sluit aan bij de bijeenkomsten die de medewerkers al hebben. Zijn er bijvoorbeeld wekelijkse team overleggen of vergaderingen over zorgprotocollen? Haak daar dan aan bij wat er besproken wordt en hoe je zaken met IT kunt verbeteren. Probeer ook daar weer eerst vooral te luisteren en kom pas later met goed doordachte, concrete oplossingen voor de issues waar ze dagelijks tegenaan lopen. Je zult zien dat dit beter werkt dan apart IT-bijeenkomsten organiseren voor zorgcollega’s.

Heb je een oplossing bedacht die je collega’s helpt in hun werk en heb je deze toegelicht? Ga er dan niet zomaar vanuit dat deze ook echt werkt. Er kan een reden zijn waarom het in de praktijk toch niet praktisch is. Bijvoorbeeld omdat de weergave op de handheld of mobiel niet fijn werkt en de medewerker geen tijd heeft om het via een pc of laptop in te vullen. Of de medewerkers vinden het toch ingewikkeld en laten het daarom links liggen. Belangrijk is dat je blijft toetsen of je oplossing werkt en aansluit op hun werk.

Voordat je echt uitrolt, kun je één medewerker vragen het te proberen. Kijk of je kunt meelopen als hij/zij het toepast of vraag om feedback. Met die informatie kun je de oplossing of uitleg over de functionaliteit verbeteren voor je deze breed uitrolt.