10 Pro tips voor het gebruik van MS Teams

Niets is zo vervelend als gestoord worden terwijl je je kind helpt met het schoolwerk. Of wanneer je een collega niet te pakken krijgt als je hem of haar écht even nodig hebt. Door je statusmelding in te vullen of aan te passen, houd je jouw collega's eenvoudig op de hoogte van je bereikbaarheid.

Instellen is heel makkelijk: klik op je profielfoto rechtsboven en op ‘set status message’. Hier kan je aangeven voor hoelang je wel of niet beschikbaar bent. Je kunt meteen ook instellen dat mensen deze tekst zien wanneer ze een berichtje aan jou beginnen te typen.

Bovenaan je Teams-venster staat een grote zoekbalk. Maar deze zoekbalk kan nog veel meer: probeer maar eens uit door ‘/chat’ te typen. Je kunt dan direct een collega selecteren om een bericht te sturen, ongeacht waar je je binnen Teams bevindt. De volledige lijst met opdrachten kun je oproepen door ALT +K (Windows) of op Option + K te drukken.

Werk je met grote groepen samen in MS Teams? Dan kan het handig zijn om subgroepen aan te maken. Dit doe je door een Tag aan te maken binnen een team of een kanaal. Het mooie is dat je dan vervolgens deze Tag kunt @mentionen. Werk jij bijvoorbeeld met je hele afdeling in een team en wil je alleen het management mentionen? Hiervoor maak je dan de Tag @management aan.

Wil je een e-mail delen met je team? Haal dan het e-mailadres van het betreffende kanaal op. Dat doe je door op de drie puntjes naast het kanaal te klikken. Stuur de e-mail door naar het adres van het kanaal en deel hem zo eenvoudig en snel met je collega's.

Hoewel het natuurlijk fijn is om bereikbaar te zijn voor je collega's, wil je soms ook niet gestoord worden. Buiten kantoortijden, bijvoorbeeld, of op je standaard vrije dag. Bij Teams op je mobiel heb je de instelling om meldingen uit te zetten buiten kantoortijden. Deze instelling vind je onder ‘Meldingen’ en dan klik je op ‘Stille uren’.

Wil je nog efficiënter werken met MS Teams? We hebben ook nog een aantal sneltoetsen. Hier zijn de 3 die wij aanraden:

Ben je benieuwd welke sneltoetsen nog meer beschikbaar zijn? Typ ‘/keys’ in de zoekbalk om alle sneltoetsen te bekijken.

Als je al wat langer met Teams werkt en het aantal kanalen en groepen waarin je zit groeit, is het een uitdaging om het overzicht van al je taken en gesprekken te bewaren. Gelukkig heeft Teams een aantal tools die je daarbij helpen:

Berichten opslaan en terugvinden
Als je in (groeps-)chats en kanalen gesprekken hebt, kan het lastig zijn gesprekken terug te vinden. Door op de drie puntjes van een bericht te klikken, kun je dit bericht opslaan. Opgeslagen berichten vind je terug door op je eigen profielfoto te klikken en dan naar 'Saved' te gaan.

Planner
In MS Teams kun je gebruik maken van de taken-tool van Microsoft. Binnen Planner houd je jouw taken makkelijk per kanaal bij. Maar je kunt ook taken met collega's bespreken of aan anderen toewijzen. Op die manier documenteer je alles wat besproken wordt en bewaak je eenvoudig de voortgang. Je voegt een Planner toe door in een Kanaal in de bovenste balk op het ‘+’ icoon te klikken, de Planner-app te zoeken en toe te voegen.

Activity feed sorteren
Je activity feed (activiteitenoverzicht) bevindt zich in de linkerbalk van het Teams venster. Alle gebeurtenissen die met jou te maken hebben, worden hier verzameld. Je voelt het al aan: het aantal activiteiten kan behoorlijk oplopen met 'likes' en 'mentions'. Je kunt in deze lijst zoeken door op het trechtericoontje bovenaan de lijst te klikken. Maar als je dan ook nog even op de drie puntjes klikt, kun je deze lijst sorteren op het type bericht dat je zoekt!

Je kunt heel eenvoudig gebruik maken van de standaard 'apps' van Microsoft. Denk bijvoorbeeld aan OneNote of Planner. Maar wist je dat er ook heel veel andere tools zijn die een integratie met Microsoft Teams hebben? Drie fijne apps zijn:

Videobellen is een belangrijke functie wanneer je op afstand werkt, helemaal wanneer de groep met wie je belt groot is. Daarom zijn goede werkafspraken en een duidelijke agenda erg belangrijk. Maar we hebben ook drie praktische tips voor je om het videobellen zelf zo aangenaam mogelijk te maken.

Vastpinnen van een spreker
Teams probeert tijdens een videogesprek zo slim mogelijk de spreker die aan het woord is in beeld te zetten. Dat gebeurt op basis van de microfoonactiviteit. Als je zelf wilt kiezen wie je ziet, kun je ervoor kiezen om iemand in beeld vast te pinnen. Dit doe je door met je rechtermuisknop op een avatar te klikken.

Snel (un)muten
Als je in een gesprek je microfoon wilt uitzetten, kun je dat doen door op het microfoon-icoontje te klikken. Wanneer je dit één keer hebt gedaan, kun je de microfoon met je spatiebalk eenvoudig aan- en uitzetten. Dit werkt totdat je met je muis een andere functie hebt aangeklikt.

Een videomeeting opslaan
Wanneer niet iedereen bij een virtuele vergadering kan zijn, is het soms handig om een opname te maken. Die kun je later dan delen. Je slaat een videogesprek op door tijdens het gesprek op de drie puntjes te klikken en dan voor 'start recording' te kiezen.

Wil je succesvol samenwerken in Teams? Dan is het correct gebruik maken van bestanden cruciaal. Daarom schreven we al eerder een onepager boordevol tips over slim samenwerken in bestanden. Bekijk nu onze tips over onder andere: