10 Pro tips voor het gebruik van MS Teams

Thuiswerken gaat een stuk soepeler wanneer je slim gebruik maakt van MS Teams. Je werkt er nu al een poosje mee, maar... haal je er wel alles uit wat erin zit? Er zitten namelijk ontzettend veel functionaliteiten verstopt in deze handige tool. Daarom hebben we in dit artikel een top 10 gemaakt van tips die jou helpen om het gebruik van MS Teams naar een hoger niveau te tillen.

Tips & tricks om Microsoft Teams te gebruiken als een pro

MS Teams - Tip 1
Statusmelding instellen

Niets is zo vervelend als gestoord worden terwijl je je kind helpt met het schoolwerk. Of wanneer je een collega niet te pakken krijgt als je hem of haar écht even nodig hebt. Door je statusmelding in te vullen of aan te passen, houd je jouw collega's eenvoudig op de hoogte van je bereikbaarheid.

Instellen is heel makkelijk: klik op je profielfoto rechtsboven en op ‘set status message’. Hier kan je aangeven voor hoelang je wel of niet beschikbaar bent. Je kunt meteen ook instellen dat mensen deze tekst zien wanneer ze een berichtje aan jou beginnen te typen.

MS Teams - Tip 2
Search/command-balk

Bovenaan je Teams-venster staat een grote zoekbalk. Maar deze zoekbalk kan nog veel meer: probeer maar eens uit door ‘/chat’ te typen. Je kunt dan direct een collega selecteren om een bericht te sturen, ongeacht waar je je binnen Teams bevindt. De volledige lijst met opdrachten kun je oproepen door ALT +K (Windows) of op Option + K te drukken.

MS Teams - Tip 3
Subgroepen

Werk je met grote groepen samen in MS Teams? Dan kan het handig zijn om subgroepen aan te maken. Dit doe je door een Tag aan te maken binnen een team of een kanaal. Het mooie is dat je dan vervolgens deze Tag kunt @mentionen. Werk jij bijvoorbeeld met je hele afdeling in een team en wil je alleen het management mentionen? Hiervoor maak je dan de Tag @management aan.

MS Teams - Tip 4
Mails forwarden

Wil je een e-mail delen met je team? Haal dan het e-mailadres van het betreffende kanaal op. Dat doe je door op de drie puntjes naast het kanaal te klikken. Stuur de e-mail door naar het adres van het kanaal en deel hem zo eenvoudig en snel met je collega's.

MS Teams - Tip 5
Meldingen uitschakelen

Hoewel het natuurlijk fijn is om bereikbaar te zijn voor je collega's, wil je soms ook niet gestoord worden. Buiten kantoortijden, bijvoorbeeld, of op je standaard vrije dag. Bij Teams op je mobiel heb je de instelling om meldingen uit te zetten buiten kantoortijden. Deze instelling vind je onder ‘Meldingen’ en dan klik je op ‘Stille uren’.

MS Teams - Tip 6
Maak gebruik van sneltoetsen

Wil je nog efficiënter werken met MS Teams? We hebben ook nog een aantal sneltoetsen. Hier zijn de 3 die wij aanraden:

  • CTRL+E: snel naar de zoekbalk
  • CTRL+G: snel naar een team
  • CTRL+N: nieuwe chat starten


Ben je benieuwd welke sneltoetsen nog meer beschikbaar zijn? Typ ‘/keys’ in de zoekbalk om alle sneltoetsen te bekijken.

MS Teams - Tip 7
Creëer en bewaak het overzicht in MS Teams

Als je al wat langer met Teams werkt en het aantal kanalen en groepen waarin je zit groeit, is het een uitdaging om het overzicht van al je taken en gesprekken te bewaren. Gelukkig heeft Teams een aantal tools die je daarbij helpen:

Berichten opslaan en terugvinden
Als je in (groeps-)chats en kanalen gesprekken hebt, kan het lastig zijn gesprekken terug te vinden. Door op de drie puntjes van een bericht te klikken, kun je dit bericht opslaan. Opgeslagen berichten vind je terug door op je eigen profielfoto te klikken en dan naar 'Saved' te gaan.

Planner
In MS Teams kun je gebruik maken van de taken-tool van Microsoft. Binnen Planner houd je jouw taken makkelijk per kanaal bij. Maar je kunt ook taken met collega's bespreken of aan anderen toewijzen. Op die manier documenteer je alles wat besproken wordt en bewaak je eenvoudig de voortgang. Je voegt een Planner toe door in een Kanaal in de bovenste balk op het ‘+’ icoon te klikken, de Planner-app te zoeken en toe te voegen.

Activity feed sorteren
Je activity feed (activiteitenoverzicht) bevindt zich in de linkerbalk van het Teams venster. Alle gebeurtenissen die met jou te maken hebben, worden hier verzameld. Je voelt het al aan: het aantal activiteiten kan behoorlijk oplopen met 'likes' en 'mentions'. Je kunt in deze lijst zoeken door op het trechtericoontje bovenaan de lijst te klikken. Maar als je dan ook nog even op de drie puntjes klikt, kun je deze lijst sorteren op het type bericht dat je zoekt!

MS Teams - Tip 8
Apps of extensies installeren

Je kunt heel eenvoudig gebruik maken van de standaard 'apps' van Microsoft. Denk bijvoorbeeld aan OneNote of Planner. Maar wist je dat er ook heel veel andere tools zijn die een integratie met Microsoft Teams hebben? Drie fijne apps zijn:

  1. Polly: Met deze app maak je makkelijk een Poll of een Enquête aan in een kanaal.
  2. Trello: Een alternatief voor Planner, zelf in te richten takenbord
  3. Miro: Samen digitaal brainstormen
MS Teams - Tip 9
Videobellen als een pro

Videobellen is een belangrijke functie wanneer je op afstand werkt, helemaal wanneer de groep met wie je belt groot is. Daarom zijn goede werkafspraken en een duidelijke agenda erg belangrijk. Maar we hebben ook drie praktische tips voor je om het videobellen zelf zo aangenaam mogelijk te maken.

Vastpinnen van een spreker
Teams probeert tijdens een videogesprek zo slim mogelijk de spreker die aan het woord is in beeld te zetten. Dat gebeurt op basis van de microfoonactiviteit. Als je zelf wilt kiezen wie je ziet, kun je ervoor kiezen om iemand in beeld vast te pinnen. Dit doe je door met je rechtermuisknop op een avatar te klikken.

Snel (un)muten
Als je in een gesprek je microfoon wilt uitzetten, kun je dat doen door op het microfoon-icoontje te klikken. Wanneer je dit één keer hebt gedaan, kun je de microfoon met je spatiebalk eenvoudig aan- en uitzetten. Dit werkt totdat je met je muis een andere functie hebt aangeklikt.

Een videomeeting opslaan
Wanneer niet iedereen bij een virtuele vergadering kan zijn, is het soms handig om een opname te maken. Die kun je later dan delen. Je slaat een videogesprek op door tijdens het gesprek op de drie puntjes te klikken en dan voor 'start recording' te kiezen.

MS Teams - Tip 10
Slim samenwerken in bestanden

Wil je succesvol samenwerken in Teams? Dan is het correct gebruik maken van bestanden cruciaal. Daarom schreven we al eerder een onepager boordevol tips over slim samenwerken in bestanden. Bekijk nu onze tips over onder andere:

  • Correct delen van bestanden
  • Working out loud
  • Versiebeheer
Webinar - Zinvol gebruik maken van MS Teams

Wil je meer leren over de functionaliteiten of een passende inrichting van MS Teams? Bekijk dan direct onze webinar en ontdek belangrijke basiselementen van MS Teams, zodat je hier zinvol mee aan de slag kan.

Je kunt natuurlijk ook direct contact met ons opnemen via info@mixit.nl, het contactformulier of bel naar 010-12345678.

We willen je graag op de hoogte houden van gerelateerde informatie.

Geef je ons toestemming om je per e-mail op de hoogte te houden?

Dit zijn de mensen achter Mixit
Ons team
Suze Krijnen
Slim samenwerken met digitale tools: ik heb nooit anders gedaan en gun het iedereen. Ik help je graag door zaken tot in de puntjes uit te zoeken en steeds verbeterkansen te signaleren. In mijn vrije tijd vind je mij in de dans- of pilatesstudio of kijk ik een science fiction film.
Suze Krijnen
Digital workplace consultant
Mark Opschoor
Ik kijk graag met een innovatieve en ondernemende bril naar de mensen binnen een organisatie. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jij beter en met meer plezier kan werken?! Wat doe ik in mijn vrije tijd? Ik ben dan bezig met familie, sport en spel!
Mark Opschoor
Digital workplace consultant
Peter de Jong
Makkelijk en efficiënt werken binnen het digitale landschap. Door middel van innovatief denkwerk en passende technieken maak ik dit graag mogelijk binnen jouw organisatie. Zo maak ik graag mensen blij! Ook privé doe ik dit graag, door middel van de juiste muziek of een goed gesprek.
Peter de Jong
Digital workplace consultant
Kirsten Kikkert
Met elkaar mooie resultaten boeken is wat mij drijft! Voor mij is het belangrijk dat de eindgebruiker toegevoegde waarde ervaart. Daar zet ik dat stapje extra voor. Zelf geniet ik enorm van sporten en lekker eten met vrienden.
Kirsten Kikkert
Projectmanager
Amy van Wichen
Het probleem van de klant in kaart brengen en deze met een gepassioneerd  en enthousiast team oplossen, dat maakt mijn werk als projectmanager heel leuk. Met een blije klant als eindresultaat, daar doe ik het voor! Naast mijn werk, word ik blij van hardlopen in het zonnetje en wijntjes drinken op het terras.
Amy van Wichen
Projectmanager
Carlijn Cuijpers
Ik wil graag mijn kennis van innovatie en ontwerp inzetten om het dagelijks leven een stukje makkelijker en leuker te maken. Naast werk ben ik in het dagelijks leven ook graag bezig met sport, muziek, reizen en koffie drinken.
Carlijn Cuijpers
Digital workplace consultant
Segourney Muntslag
Nieuwsgierig? Ja zeker! Nieuwsgierig naar wat mensen motiveert om interacties aan te gaan. Maar vooral nieuwsgierig hoe wij met slimme technologieën deze interacties kunnen verbeteren en vergroten. Die nieuwsgierig zet ik ook in tijdens het reizen naar de leukste plekken in de wereld en het uitproberen van nieuwe gerechten.
Segourney Muntslag
Digital workplace consultant
Arjan Nataraj
Voor onze klanten klinkende resultaten halen met Digital Workplace Design is wat mij zakelijk drijft. Privé geniet ik van een goed(e) kop koffie/glas wijn, mooie vakanties met het gezin, een potje voetballen en natuurlijk Rotterdam.
Arjan Nataraj
Managing partner
Kim Kaars
Samen werken naar het beste resultaat, dat is wat ik belangrijk vind. Ik luister naar wat gebruikers nodig hebben en vertaal dit naar wat technisch mogelijk is. Buiten werktijd vind je me met een volleybal in de zaal of op het strand, of plan ik mijn zoveelste reis naar Afrika.
Kim Kaars
Digital workplace consultant
Maaike Van Der Noord
Ik ben blij wanneer jij dat ook bent. Wanneer jij tevreden kijkt naar de kostenbesparing of stijging van je omzet doordat er slimmer samen gewerkt wordt. Wanneer je medewerker blij is omdat frustraties zijn weggehaald en hij op de juiste plek op het juiste moment over de juiste informatie en beste applicaties beschikt. Zullen we binnenkort eens een fijne kop koffie doen en praten over verandering die wordt gedragen door je medewerkers?
Maaike Van Der Noord
Digital workplace consultant
Joost van den Berg
Ik word blij wanneer de gebruiker blij is. Daarom zorg ik voor een goede UX waarbij de medewerker centraal staat. Naast werken houd ik mij bezig met fotografie en het uitproberen van zo veel mogelijk verschillende restaurants.
Joost van den Berg
User experience designer
Corine Ahlrichs
Ooit ben ik op de vingers getikt: "Je hebt te veel aandacht voor de gebruiker." Nu is aandacht geven mijn werk geworden. Ik leef me in, werk graag samen en wil nog beter worden in wat ik doe. Net als dat ik na 27 hockeyseizoenen na de wedstrijd mijn doelpunten tel, maar ook bedenk wat ik kan perfectioneren.
Corine Ahlrichs
Succesmanager
Rick de Vries
Geen ellenlange strategiesessies, maar bewust stappen zetten en continu toetsen of je de juiste kant opgaat. Weten wat we voor wie oplossen en waar we op langere termijn heenwerken. Ik wil mensen efficiënter en productiever laten werken zodat zij meer tijd overhouden om te kunnen doen waar ze wél energie van krijgen!
Rick de Vries
Digital workplace consultant
Tessa van der Linden
Ik ben die duizendpoot op kantoor, een spin in het web. Ik word erg blij van veel verschillende zaken plannen en organiseren. Graag zorg ik dat alles op rolletjes loopt. Ook thuis organiseer ik graag borrels en etentjes voor vrienden.
Tessa van der Linden
Projectmanager
Evelien Habing
Samen maken we de digitale transformatie leuker! Daarom ontwikkel ik met de klant creatieve interventies om digitale verandering bij medewerkers tot een succes te maken. Naast de menselijke kant van de digitale wereld, word ik blij van salsa dansen, het koken van moleculaire recepten en een goede kop koffie.
Evelien Habing
Digital workplace consultant
Jean Pierre Martens
Organisaties helpen met digitale transformatie. Focus op concreet resultaat. Het maximale uit nieuwe technologie halen voor onze klanten. Ons team helpen groeien. Daar word ik blij van!
Jean Pierre Martens
Managing partner