Visies en best practices. Lees het hier.

In Intermediair van 10 februari schrijft columniste Roos Vonk over het fenomeen dat groepsbeslissingen beter zijn dan beslissingen die door een individu worden genomen. De oorzaak is het slecht delen van onze kennis. We hebben het in vergaderingen over bij iedereen wel bekende voor- en nadelen en die wegen we tegen elkaar af. De voor- en nadelen die slechts bij een enkel individu bekend zijn blijven vaak verborgen. Wij mensen hebben de neiging om juist bekende informatie met elkaar te delen, informatie waar we het over eens zijn. Zo houden we de consensus in stand en zijn we allemaal blij. Behalve dan dus dat we met elkaar in grote consensus, en heel blij, de verkeerde beslissing nemen.

Met Google Sites bouw je eenvoudig en snel websites. In combinatie met Google Docs (samenwerken aan documenten) is het een mooi platform om samen te werken in projecten. Binnen Mixit ontwikkelen we momenteel voor een aantal klanten projectsites in Google Sites. Hieronder beschrijf ik de uitgangspunten en onderdelen van de projectomgeving.

Uitgangspunten

• Zet de gebruiker centraal, ontwikkel stap voor stap en leer van ervaringen: vanaf de allereerste stappen kunnen klanten meekijken bij de ontwikkeling en direct feedback geven. Vooraf bespreken we doelstellingen en de eisen en wensen, maar gedurende het project hebben we ruimte voor voortschrijdend inzicht.
• Standaard waar het kan: de producten van Google zijn continu in ontwikkeling. Elke week introduceert Google nieuwe functionaliteit. Door daarop te antiperen bespaar je op (duur) maatwerk. Een voorbeeld: de blogfunctie in Google Sites is verre van perfect, maar toch kiezen we voor deze standaardfunctionaliteit, want het is een kwestie van tijd tot Google+ goed integreert met Sites.

Google Docs is binnen veel organisaties de plaats waar documenten worden gemaakt en beheerd. Niet alleen Google-documenten, want ook alle andere formaten kun je uploaden. dus ook Word- Excel- en Powerpointbestanden en pdf’s. Maar wat doe je met e-mails die je wilt opslaan? Die kun je ook opslaan in Google Docs, en wel als volgt.

De term ‘Het nieuwe werken’ is officieel failliet. 

Er wordt al lang over ‘het nieuwe werken’ gesproken. Veldhoen & company is er al sinds 1989 mee bezig en hebben het spraakmakende interpolis kantoor in Tilburg helpen ontwikkelen. Maar sinds Bill Gates het boek ‘the new world of work’ geschreven heeft in 2005 en Microsoft er zelf mee aan de slag is gegaan, heeft de term een grote vlucht genomen. Daar waar het staat (of moet ik zeggen stond) voor een fundamenteel andere manier van organiseren is de term inmiddels aan zoveel producten en marketing acties gekoppeld dat het zijn betekenis en waarde heeft verloren.

Vorige week was ik bij een ‘benen op tafel sessie’ van Kirkman & company. Voor een groep van 30 klanten en relaties van Kirkman gaven 3 ervaring experts hun visie op de assen hr, huisvesting en it. Deze laatste mocht ik voor mijn rekening nemen (link).Velen van jullie die de ontwikkeling van ‘het nieuwe werken’ gevolgd hebben kennen deze onderwerpen.
Tijdens de discussie na onze presentaties kwamen twee zaken aan het licht. ‘Het nieuwe werken’ is door of huisvesting of it of hr of een combinatie van die 3 binnen organisaties gebruikt om een eigen agenda uit te voeren. Dus er werd een subdoel gedefinieerd vanuit bijvoorbeeld huisvesting of it wat opgehangen werd aan ‘het nieuwe werken’. Volgens mij ook gedreven door alle commerciële- en marketing inspanningen van de vele leveranciers. Maar is hiermee ‘het nieuwe werken’ geïmplementeerd? Ik zeg nee!.

‘Het nieuwe werken’ gaat over een manier van organiseren waar alle drie de facetten nodig zijn. Maar gaat vooral om de overtuiging van directie/bestuur of management dat dit de juiste manier is om medewerkers in hun kracht te zetten en daarmee maximaal bij te dragen aan de doelstellingen van de organisatie. Taak gerichte werkplekken of ondersteuning door it middelen helpen dat principe, maar zijn geen doel op zich!

En daarmee kom ik op het tweede punt wat tijdens de discussie gedeeld werd. Dat draagvlak of ‘geloof’ bij bestuur/management of directie ontbreekt in heel veel gevallen! Dus de fundamentele keuze dat ‘het nieuwe werken’ de juiste manier van organiseren is ontbreekt daardoor!

Inmiddels zeggen veel organisaties dat ‘het nieuwe werken’ is ingevoerd. En daarmee wordt bijna altijd bedoeld dat er iets met werkplekken is gedaan, thuiswerken mogelijk is gemaakt en dit door it ondersteund wordt. Het wordt dus niet meer gezien als de fundamentele keuze maar als de subdoelstelling vanuit hr, it of huisvesting.

Daarmee trek ik de conclusie dat de term officieel failliet is.
Is dat erg? Dat denk ik niet. Want organisaties hebben nog steeds te maken met de omgevingsfactoren die ‘het nieuwe werken’ nodig maken. De generatie Y komt er niet aan, maar is er al. De economische omstandigheden worden steeds uitdagender en turbulenter (voorzichtig uitgedrukt). Het wordt steeds meer een noodzaak voor organisaties om ‘echte’ toegevoegde waarde te hebben voor klanten en medewerkers. Dus de manier van organiseren is nog steeds noodzaak. Het enige wat we nog nodig hebben is een nieuwe term er voor…

Jean Pierre Martens

Office 365

Office 365 is de online productiviteitsdienst van Microsoft en de opvolger van BPOS (Business Productivity Suite Online). Concreet komt het er op neer dat bekende Microsoft producten zoals Exchange, Office, SharePoint en Lync samen als online dienst beschikbaar zijn voor klanten. Het geeft je zo via je browser toegang tot mail, gebruik van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, omgevingen waar je kunt samenwerken en document beheren, chatten en video meeting.

SharePoint Online

SharePoint 2010 wordt bij Office 365 aangeboden als online service. Hierdoor wordt het mogelijk voor uw organisatie om te werken in de cloud. Met SharePoint Online kunt u sites maken om documenten en informatie te delen met collega’s en klanten.
SharePoint Online bevat de volgende functionaliteit:

• Beheert en deelt belangrijke documenten met collega’s;
• Deelt persoonlijke ideeën en statusupdates met collega’s en houdt teams synchroon en beheert belangrijke projecten;
• Vindt gemakkelijk belangrijke documenten en personen;
• Blijft op de hoogte van bedrijfsinformatie en -nieuws;
• Maakt Microsoft Office-documenten en bewaart deze rechtstreeks in SharePoint Online;
• Beschermt vertrouwelijke informatie met machtigingen op document niveau;
• Opent belangrijke documenten offline via SharePoint Workspace;
• Activeert real-time communicatie met collega’s binnen SharePoint Online;
• Eén console voor het implementeren, beheren en bewaken van services voor een eenvoudiger beheer.

Service Update

De SharePoint-upgrade begint in de komende 24 tot 48 uur en wordt binnen tien dagen voltooit. U zult in principe niet merken dat er een upgrade wordt uitgevoerd: alle aspecten van SharePoint Online blijven normaal werken. Er zullen tijdens het upgradeproces alleen twee geplande alleen-lezenperioden zijn, die normaal in totaal minder dan 30 minuten zullen duren.

Eindgebruikers en beheerders zullen weinig van deze upgrade merken tijdens de upgradeperiode van tien dagen. Tijdens de eerste alleen-lezenperiode ligt de nadruk op het upgraden van de infrastructuur van uw inhoudsdatabase. Tijdens de tweede alleen-lezenperiode komen de specifieke services aan de orde, zoals taxonomie, zoeken en gebruikersprofiel.

Onderstaande tabel beschrijft de nieuwe functies in SharePoint Online met deze service-update:

Wat betekent deze update

Via Microsoft Business Connectivity Services (BCS) worden SharePoint-sites geïntegreerd met andere externe bedrijfstoepassingen. Met Business Connectivity Services kunt u lees- en schrijfverbindingen tussen SharePoint-sites en externe gegevens in lijsten maken en externe gegevens in webonderdelen op SharePoint-sites weergeven. Bij Office 365 is deze functionaliteit alleen beschikbaar voor klanten die een Enterprise abonnement hebben genomen.

Het is nu mogelijk om snel een SharePoint Online site te delen met een externe gebruiker. Bijvoorbeeld om een klant tijdelijk informatie over een product te geven zonder dat deze informatie op de publieke website te plaatsen.

Gebruikers van Windows Phone 7 hebben nu de mogelijkheid om informatie te bekijken en te bewerken vanuit SharePoint Online op hun telefoon.

Als er binnen SharePoint Online per ongeluk een site was verwijderd dan moest hiervoor een service request worden gemaakt om de site weer terug te krijgen. Met deze update is het mogelijk om site zelfstandig terug te plaatsen.

Bij de lancering van  Internet Explorer 9.0 ontstonden compatibiliteits problemen. Met deze update zijn deze problemen verholpen. Tevens wordt nu ook de Chrome browser ondersteunt.

Op woensdagmiddag 28 juni 2011 om 16:00 uur Nederlandse tijd is Office 365 uit de bèta fase gekomen. Hiermee is Office 365 nu officieel beschikbaar voor de wereld.  Office 365 is de online productiviteitsdienst van Microsoft en de opvolger van BPOS (Business Productivity Suite Online). Concreet komt het er op neer dat bekende Microsoft producten als Exchange, Office, SharePoint en Lync samen als online dienst beschikbaar zijn voor klanten. Het geeft je zo via je browser toegang tot mail, gebruik van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, omgevingen waar je kunt samenwerken en document beheren, chatten en video meeting. Afhankelijk van de licentiekeuze worden de verschillende producten en functionaliteiten beschikbaar:

1. Een versie tot 25 gebruikers
Met de versie tot 25 gebruikers heb je toegang Exchange, SharePoint en Lync (met enkele beperkingen) en tot Office Web Apps, de online versie van de Office Suite (Excel, Word, PowerPoint en OneNote) voor een prijs van € 5,25 per gebruiker, per maand.

2. Een versie voor meer dan 25 werknemers
Met de grote versie zijn er verschillende mogelijkheden om het basispakket uit te breiden met onder meer met integratie met telefoniediensten en het gebruik van Office Professional Plus. Voor dat laatste geldt overigens niet dat de volledige suite in de cloud beschikbaar is, maar je koopt het recht om het lokaal te installeren. Deze Office 365 versie varieert van € 9,00 tot € 25,50.

De individuele producten zijn tenslotte ook individueel af te nemen, maar dat is prijstechnisch minder aantrekkelijk dan de keuze voor een gebundelde versie.

De eerste case, meteen succesvol

Mixit is benoemd tot Cloud Accelerate Partner van Microsoft en heeft daarmee alle kennis en expertise in huis om organisaties te helpen bij hun stap naar de cloud met Office 365. Met de bèta versie van Office 365 hebben we inmiddels al een project gedaan samen met Mojo concerts.

Mojo Concerts verzocht Mixit om een extranet te realiseren specifiek voor het Lowlands festival. Dit extranet heeft Mixit gerealiseerd op Office 365 (SharePoint Online). Op dit extranet delen de twee organiserende partijen, Mojo Concerts en LOC7000, informatie en communiceren met elkaar. Ruim 50 medewerkers van beide organisaties hebben daarmee toegang tot de meest recente versies van plattegronden, programmawijzigingen, agenda en informatie over EHBO, rookbeleid en Arboregels. Ook is altijd direct helder welke medewerker op welk moment beschikbaar is, welke medewerkers bedrijfshulpverlener zijn en hoe ze te bereiken zijn. Op de startpagina is een dashboard ingericht waarop in één oogopslag de laatste wijzigingen en de actuele weerberichten te zien zijn.