Visies en best practices. Lees het hier.

Office 365

Office 365 is de online productiviteitsdienst van Microsoft en de opvolger van BPOS (Business Productivity Suite Online). Concreet komt het er op neer dat bekende Microsoft producten zoals Exchange, Office, SharePoint en Lync samen als online dienst beschikbaar zijn voor klanten. Het geeft je zo via je browser toegang tot mail, gebruik van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, omgevingen waar je kunt samenwerken en document beheren, chatten en video meeting.

SharePoint Online

SharePoint 2010 wordt bij Office 365 aangeboden als online service. Hierdoor wordt het mogelijk voor uw organisatie om te werken in de cloud. Met SharePoint Online kunt u sites maken om documenten en informatie te delen met collega’s en klanten.
SharePoint Online bevat de volgende functionaliteit:

• Beheert en deelt belangrijke documenten met collega’s;
• Deelt persoonlijke ideeën en statusupdates met collega’s en houdt teams synchroon en beheert belangrijke projecten;
• Vindt gemakkelijk belangrijke documenten en personen;
• Blijft op de hoogte van bedrijfsinformatie en -nieuws;
• Maakt Microsoft Office-documenten en bewaart deze rechtstreeks in SharePoint Online;
• Beschermt vertrouwelijke informatie met machtigingen op document niveau;
• Opent belangrijke documenten offline via SharePoint Workspace;
• Activeert real-time communicatie met collega’s binnen SharePoint Online;
• Eén console voor het implementeren, beheren en bewaken van services voor een eenvoudiger beheer.

Service Update

De SharePoint-upgrade begint in de komende 24 tot 48 uur en wordt binnen tien dagen voltooit. U zult in principe niet merken dat er een upgrade wordt uitgevoerd: alle aspecten van SharePoint Online blijven normaal werken. Er zullen tijdens het upgradeproces alleen twee geplande alleen-lezenperioden zijn, die normaal in totaal minder dan 30 minuten zullen duren.

Eindgebruikers en beheerders zullen weinig van deze upgrade merken tijdens de upgradeperiode van tien dagen. Tijdens de eerste alleen-lezenperiode ligt de nadruk op het upgraden van de infrastructuur van uw inhoudsdatabase. Tijdens de tweede alleen-lezenperiode komen de specifieke services aan de orde, zoals taxonomie, zoeken en gebruikersprofiel.

Onderstaande tabel beschrijft de nieuwe functies in SharePoint Online met deze service-update:

Wat betekent deze update

Via Microsoft Business Connectivity Services (BCS) worden SharePoint-sites geïntegreerd met andere externe bedrijfstoepassingen. Met Business Connectivity Services kunt u lees- en schrijfverbindingen tussen SharePoint-sites en externe gegevens in lijsten maken en externe gegevens in webonderdelen op SharePoint-sites weergeven. Bij Office 365 is deze functionaliteit alleen beschikbaar voor klanten die een Enterprise abonnement hebben genomen.

Het is nu mogelijk om snel een SharePoint Online site te delen met een externe gebruiker. Bijvoorbeeld om een klant tijdelijk informatie over een product te geven zonder dat deze informatie op de publieke website te plaatsen.

Gebruikers van Windows Phone 7 hebben nu de mogelijkheid om informatie te bekijken en te bewerken vanuit SharePoint Online op hun telefoon.

Als er binnen SharePoint Online per ongeluk een site was verwijderd dan moest hiervoor een service request worden gemaakt om de site weer terug te krijgen. Met deze update is het mogelijk om site zelfstandig terug te plaatsen.

Bij de lancering van  Internet Explorer 9.0 ontstonden compatibiliteits problemen. Met deze update zijn deze problemen verholpen. Tevens wordt nu ook de Chrome browser ondersteunt.

We’ve had our SharePoint Online demo ready for a while now. Appie deployed the Fabrikam demo using the scripts provided by Microsoft. The enviromnent looks great to be completely honest, but in order to distinguish ourselves from competitors and have a better, more Mixit specific demo, we require our own Mixit demo environment. Also, this gave me a chance to get my hands dirty and get into SharePoint Online.

The plan was simple: copy a VS2010 branding project from one of the more generic implementations we did, restyle it and deploy to our SharePoint Online environment. Since the project was created for an on premise environment, we were expecting this to not be as smooth as it sounds, here’s an overview of the issues we (me and Dercia) encountered.

Starting with the obvious, our project was a farm solution. Fortunately making it a sandbox solution is simply a matter of setting the Sandboxed Solution project property to true and we’re done.

Let’s have a quick look at the solution before we deploy. The feature we use to staple the branding to new sites is going to be a problem since it’s a farm scope feature. Since we’re only site collection admin, we won’t be able to deploy features higher than site collection. We disable it and will worry about stapling later. Apart from the farm feature all seemed ok, so let’s do a test deploy.

Errors as far as the eye can see. The cause was quite clear though and we could have foreseen this easily. The branding attempts to write images, css and javsscript files to the _images and _layouts folders and since don’t get access to the filesystem, this fails. The solution: deploy the files to the Style Library so they end up in de virtual filesystem and we’re set for another deployment.

“Sandboxed code execution request failed”, an error we hadn’t seen before, but expect to be running into more often. Searching the web resulted in different causes, all of which didn’t seem to apply here. This makes sense of course, since it’s such a generic error. If we would have created my own sandbox solution on my local machine for testing, we would have had more details to the actual problem, but since this is such a small task, we deployed it straight to the online sandbox The error was easily found though: a Feature EventReceiver failed to apply the theme to a site using ThmxTheme.Open. Odd since MSDN assures me this is available in SharePoint Online. For now, we simply removed it and activated the theme manually. This is one to look into at a later stage.

And that was it. The branding works full swing. Good thing too since I’ll be giving a demo about it soon. That meeting will probably result in a few changes and some additional functionality (webparts etc) and get me into the real nitty gritty of SharePoint Online development.

Op woensdagmiddag 28 juni 2011 om 16:00 uur Nederlandse tijd is Office 365 uit de bèta fase gekomen. Hiermee is Office 365 nu officieel beschikbaar voor de wereld.  Office 365 is de online productiviteitsdienst van Microsoft en de opvolger van BPOS (Business Productivity Suite Online). Concreet komt het er op neer dat bekende Microsoft producten als Exchange, Office, SharePoint en Lync samen als online dienst beschikbaar zijn voor klanten. Het geeft je zo via je browser toegang tot mail, gebruik van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, omgevingen waar je kunt samenwerken en document beheren, chatten en video meeting. Afhankelijk van de licentiekeuze worden de verschillende producten en functionaliteiten beschikbaar:

1. Een versie tot 25 gebruikers
Met de versie tot 25 gebruikers heb je toegang Exchange, SharePoint en Lync (met enkele beperkingen) en tot Office Web Apps, de online versie van de Office Suite (Excel, Word, PowerPoint en OneNote) voor een prijs van € 5,25 per gebruiker, per maand.

2. Een versie voor meer dan 25 werknemers
Met de grote versie zijn er verschillende mogelijkheden om het basispakket uit te breiden met onder meer met integratie met telefoniediensten en het gebruik van Office Professional Plus. Voor dat laatste geldt overigens niet dat de volledige suite in de cloud beschikbaar is, maar je koopt het recht om het lokaal te installeren. Deze Office 365 versie varieert van € 9,00 tot € 25,50.

De individuele producten zijn tenslotte ook individueel af te nemen, maar dat is prijstechnisch minder aantrekkelijk dan de keuze voor een gebundelde versie.

De eerste case, meteen succesvol

Mixit is benoemd tot Cloud Accelerate Partner van Microsoft en heeft daarmee alle kennis en expertise in huis om organisaties te helpen bij hun stap naar de cloud met Office 365. Met de bèta versie van Office 365 hebben we inmiddels al een project gedaan samen met Mojo concerts.

Mojo Concerts verzocht Mixit om een extranet te realiseren specifiek voor het Lowlands festival. Dit extranet heeft Mixit gerealiseerd op Office 365 (SharePoint Online). Op dit extranet delen de twee organiserende partijen, Mojo Concerts en LOC7000, informatie en communiceren met elkaar. Ruim 50 medewerkers van beide organisaties hebben daarmee toegang tot de meest recente versies van plattegronden, programmawijzigingen, agenda en informatie over EHBO, rookbeleid en Arboregels. Ook is altijd direct helder welke medewerker op welk moment beschikbaar is, welke medewerkers bedrijfshulpverlener zijn en hoe ze te bereiken zijn. Op de startpagina is een dashboard ingericht waarop in één oogopslag de laatste wijzigingen en de actuele weerberichten te zien zijn.