MIXIT

Wederom een mooi onderzoek . Dit keer van de universiteit Twente.”Nederland verprutst 8% werktijd aan ICT-problemen en gebrekkige digitale vaardigheden.”Het belangrijke woord hier is ‘werktijd’. Het gaat dus om het gebruik van de applicaties die aangeboden worden op het werk. Maar ligt het wel aan de gebruiker? Of kan het ook liggen aan ‘een matig product’?
Er is een levensgroot verschil tussen de wereld van consumenten en de wereld van het bedrijfsleven als het om applicaties gaat. Bij applicaties voor consumenten wordt veel aandacht besteed aan het gebruiksgemak. Als het niet makkelijk is wordt het niet gebruikt. Of als er een beter (lees: makkelijker) alternatief voor handen is wordt het oude zonder pardon ingeleverd voor het nieuwe. De wereld van apps maakt dat alleen maar makkelijker. Op je smartphone is een app bijna een disposable. Even downloaden, uitproberen en weer weggooien als het niet aan je verwachtingen voldoet. Dat kan zijn omdat het niet doet wat jij wilt dat het doet of dat het niet ‘makkelijk’ genoeg gebruikt wordt.

Maar ook de ontwikkeling van mobiele platformen laat dat zien. 3 jaar geleden waren Blackberry en Nokia nog de koningen van de smartphones. Toen was daar de Apple iphone en iets later de vele Android smartphones. Beide platformen zijn veel gebruiksvriendelijker. Gebruikers accepteren de moeilijke menu’s gewoon weg niet meer. Gevolg is dat iedereen bij het vernieuwen van zijn of haar abonnement voor Apple of Android kiest.

Maar in organisaties werkt het heel anders. Organisaties zijn gewend hun medewerkers voor te schrijven wat er gebruikt wordt. 20 jaar geleden was dat allemaal geweldig. Toen hadden deze medewerkers thuis nog geen computer. Er was geen vergelijkingsmateriaal. Ook zijn veel organisaties sterk hiërarchisch georganiseerd. Dat wil zeggen ‘de wil van de baas is wet’. Daarom is er niet persé veel aandacht besteed aan hoe gebruikers het gebruiken en of dat beter en makkelijker kan. Het gemiddelde erp systeem is een doolhof aan formulieren, schermen en velden om in te vullen.

In het onderzoek van de Universiteit Twente wordt gesproken over meerdere oplossingen om het percentage ‘prutsen’ omlaag te krijgen. Een aantal voorbeelden zijn:- zorg voor een goede ‘geïnstitutionaliseerde ondersteuning’. Een goede helpdesk..- geef aandacht aan betere vaardigheden- geef aandacht aan oplossingen van gebruikers voor ict problemen- geef extra aandacht aan lager opgeleide medewerkers- maar vooral veel trainingen geven.
Wat niet wordt genoemd is om de functionaliteit makkelijker aan te bieden aan de gebruiker. De it omgeving en de applicaties lijken een voldongen feit. Maar volgens mij ligt de oplossing bij aandacht voor een goede gebruikersinterface. Medewerkers moeten het willen gebruiken omdat het hen helpt bij het werk en omdat het makkelijk en logisch in gebruik is. Net als bij de apps die men ook op zijn of haar smartphone kiest. En dit geldt wat mij betreft ook voor de ‘laag opgeleide medewerker’. Ook zij hebben een smartphone en app’en er op los.
Dat betekendt niet dat alle applicaties gelijk de deur uit moeten. Inventariseer waar de grootste knelpunten zitten en kijk per knelpunt of er een betere interface mogelijk is. Of wellicht kan het proces in stukjes worden geknipt die beter behapbaar zijn. Waarom een scherm met eindeloze velden om te ‘vullen’ als een medewerker ook met een tablet de relevante zaken kan vastleggen die vervolgens ‘gesynced’ worden met de legacy systemen.
Maar als er wel ruimte is voor nieuwe systemen of applicaties. Betrek dan de gebruikers. Vraag niet ‘wat had u gehad willen hebben’. Maar vraag wat veel tijd kost of wat lastig is of waar men het meeste mee bezig is. En kijk of daar een goede oplossing voor is. Ga het vooral niet ‘zelf’ verzinnen als IT of communicatie of welke andere stafafdeling dan ook. Kijk daarbij naar de methodieken die internetbureaus gebruiken om succesvol te zijn bij websites of consumenten apps. Daar gaat het om service design, interactie ontwerp, userinterface, etc. Dat moet ook de insteek zijn voor bedrijfsapplicaties.
Ik ben ervan overtuigd dat daarmee het percentage ‘verprutsen’ in het volgende onderzoek lager zal zijn!

In Intermediair van 10 februari schrijft columniste Roos Vonk over het fenomeen dat groepsbeslissingen beter zijn dan beslissingen die door een individu worden genomen. De oorzaak is het slecht delen van onze kennis. We hebben het in vergaderingen over bij iedereen wel bekende voor- en nadelen en die wegen we tegen elkaar af. De voor- en nadelen die slechts bij een enkel individu bekend zijn blijven vaak verborgen. Wij mensen hebben de neiging om juist bekende informatie met elkaar te delen, informatie waar we het over eens zijn. Zo houden we de consensus in stand en zijn we allemaal blij. Behalve dan dus dat we met elkaar in grote consensus, en heel blij, de verkeerde beslissing nemen.

Met Google Sites bouw je eenvoudig en snel websites. In combinatie met Google Docs (samenwerken aan documenten) is het een mooi platform om samen te werken in projecten. Binnen Mixit ontwikkelen we momenteel voor een aantal klanten projectsites in Google Sites. Hieronder beschrijf ik de uitgangspunten en onderdelen van de projectomgeving.

Uitgangspunten

• Zet de gebruiker centraal, ontwikkel stap voor stap en leer van ervaringen: vanaf de allereerste stappen kunnen klanten meekijken bij de ontwikkeling en direct feedback geven. Vooraf bespreken we doelstellingen en de eisen en wensen, maar gedurende het project hebben we ruimte voor voortschrijdend inzicht.
• Standaard waar het kan: de producten van Google zijn continu in ontwikkeling. Elke week introduceert Google nieuwe functionaliteit. Door daarop te antiperen bespaar je op (duur) maatwerk. Een voorbeeld: de blogfunctie in Google Sites is verre van perfect, maar toch kiezen we voor deze standaardfunctionaliteit, want het is een kwestie van tijd tot Google+ goed integreert met Sites.

Google Docs is binnen veel organisaties de plaats waar documenten worden gemaakt en beheerd. Niet alleen Google-documenten, want ook alle andere formaten kun je uploaden. dus ook Word- Excel- en Powerpointbestanden en pdf’s. Maar wat doe je met e-mails die je wilt opslaan? Die kun je ook opslaan in Google Docs, en wel als volgt.

De term ‘Het nieuwe werken’ is officieel failliet. 

Er wordt al lang over ‘het nieuwe werken’ gesproken. Veldhoen & company is er al sinds 1989 mee bezig en hebben het spraakmakende interpolis kantoor in Tilburg helpen ontwikkelen. Maar sinds Bill Gates het boek ‘the new world of work’ geschreven heeft in 2005 en Microsoft er zelf mee aan de slag is gegaan, heeft de term een grote vlucht genomen. Daar waar het staat (of moet ik zeggen stond) voor een fundamenteel andere manier van organiseren is de term inmiddels aan zoveel producten en marketing acties gekoppeld dat het zijn betekenis en waarde heeft verloren.

Vorige week was ik bij een ‘benen op tafel sessie’ van Kirkman & company. Voor een groep van 30 klanten en relaties van Kirkman gaven 3 ervaring experts hun visie op de assen hr, huisvesting en it. Deze laatste mocht ik voor mijn rekening nemen (link).Velen van jullie die de ontwikkeling van ‘het nieuwe werken’ gevolgd hebben kennen deze onderwerpen.
Tijdens de discussie na onze presentaties kwamen twee zaken aan het licht. ‘Het nieuwe werken’ is door of huisvesting of it of hr of een combinatie van die 3 binnen organisaties gebruikt om een eigen agenda uit te voeren. Dus er werd een subdoel gedefinieerd vanuit bijvoorbeeld huisvesting of it wat opgehangen werd aan ‘het nieuwe werken’. Volgens mij ook gedreven door alle commerciële- en marketing inspanningen van de vele leveranciers. Maar is hiermee ‘het nieuwe werken’ geïmplementeerd? Ik zeg nee!.

‘Het nieuwe werken’ gaat over een manier van organiseren waar alle drie de facetten nodig zijn. Maar gaat vooral om de overtuiging van directie/bestuur of management dat dit de juiste manier is om medewerkers in hun kracht te zetten en daarmee maximaal bij te dragen aan de doelstellingen van de organisatie. Taak gerichte werkplekken of ondersteuning door it middelen helpen dat principe, maar zijn geen doel op zich!

En daarmee kom ik op het tweede punt wat tijdens de discussie gedeeld werd. Dat draagvlak of ‘geloof’ bij bestuur/management of directie ontbreekt in heel veel gevallen! Dus de fundamentele keuze dat ‘het nieuwe werken’ de juiste manier van organiseren is ontbreekt daardoor!

Inmiddels zeggen veel organisaties dat ‘het nieuwe werken’ is ingevoerd. En daarmee wordt bijna altijd bedoeld dat er iets met werkplekken is gedaan, thuiswerken mogelijk is gemaakt en dit door it ondersteund wordt. Het wordt dus niet meer gezien als de fundamentele keuze maar als de subdoelstelling vanuit hr, it of huisvesting.

Daarmee trek ik de conclusie dat de term officieel failliet is.
Is dat erg? Dat denk ik niet. Want organisaties hebben nog steeds te maken met de omgevingsfactoren die ‘het nieuwe werken’ nodig maken. De generatie Y komt er niet aan, maar is er al. De economische omstandigheden worden steeds uitdagender en turbulenter (voorzichtig uitgedrukt). Het wordt steeds meer een noodzaak voor organisaties om ‘echte’ toegevoegde waarde te hebben voor klanten en medewerkers. Dus de manier van organiseren is nog steeds noodzaak. Het enige wat we nog nodig hebben is een nieuwe term er voor…

Jean Pierre Martens

Succesvol innoveren doe je niet alleen, daarom hoor je momenteel zoveel over co-creatie: het betrekken van klanten, consumenten, burgers en professionals bij het innovatie-, marketing- en customer service process (TNO). Maar wat als je als organisatie het innoveren met mensen van buiten net even een brug te ver vindt? Begin met je collega’s, en ontdek de verborgen schat aan kennis, inzichten en ideeën in de organisatie. In dit artikel meer over de waarde van interne co-creatie en hoe je dat aanpakt.

PERSBERICHT

Samenwerken in een omgeving waar mens, organisatie en techniek samenkomen

Mixit levert:

• Realisatie en implementatie van portals en intranetten
• Integratie cloud en lokaal (on-premise) toepassingen
• Advies over de inzet  van cloud computing
• Migratie van data en content – mailmigratie
• Implementatie door advies, begeleiding en opleiding
• Beheer en ondersteuning van de oplossingen
• Licenties

Op 12 mei zijn in Amsterdam de Dutch Interactive Awards uitgereikt. Tam Tam/Mixit sleepte de felbegeerde award in de wacht in de categorie ‘Best intranet’, met een sociaal intranet voor adviesbureau Hutspot. Volgens de jury is het een verfrissende aanpak om niet bij aanvang te beslissen alles te bouwen wat mogelijk is, maar om gaande het project te beoordelen wat nodig is. Tam Tam/Mixit realiseerde een sociaal intranet dat tools als Google Apps for Business, WordPress en Flickr met elkaar verbindt, met één samenhangende gebruikerservaring. Bjørn van Raaij, verantwoordelijk voor het winnende concept: “Dit is een fantastische bevestiging dat een mash-up van tools uit de cloud voor organisaties én medewerkers een heel goede oplossing is.”

Ruim 600 mensen, voornamelijk vanuit communicatie en ICT, verzamelden zich in Media Plaza voor het congres Intranet 2011 om te spreken over onderwerpen als sociaal intranet, governance, cloud, Google Apps, Yammer, mobiel en apps. Wat waren de 5 belangrijkste lessen van de dag?

Je hebt gekozen voor de voordelen die de cloud biedt om je organisatie te ondersteunen. Waar moet je dan allemaal aan denken? In een vorig artikel is collega Elsa van Bruggen ingegaan op redenen waarom je zou kiezen voor ondersteuning van je organisatie vanuit de cloud en de mindshift die daarvoor nodig is. In dit artikel zet ik een aantal tips over het werken in de cloud op een rijtje.